Eine Bestellung, und nun?! Was du über die Auftragsabwicklung im Onlinehandel wissen musst

Erstellt von Silke Reimers |

Wie läuft der Workflow im Onlinehandel? Wie organisierst du deine Belege und die Versandabwicklung? Wir geben dir hier einige Infos und Tipps, mit denen du den Alltag in deinem Handelsunternehmen strukturierst und besser im Griff hast.

Warenwirtschaft: Sichere deine Bestände vor Überverkäufen

Der Erfolg deines Handelsunternehmens steht und fällt mit der Struktur deiner Prozesse und Workflows. Ein Kunde bestellt etwas in deinem Online Shop, die Bestellung geht bei dir ein – und nun? Jetzt kommt es auf eine gute Organisation in der Auftragsabwicklung an.

Zunächst gilt es zu klären: Ist der bestellte Artikel auf Lager? Falls nicht, wird es peinlich. Du hast Artikel angeboten und kannst nicht sofort liefern. Während du erst einmal selbst bestellen musst, verzögert sich die Lieferzeit und dein Kunde wartet.

Jetzt wird es kritisch. An der Schnelligkeit deiner Lieferung wirst du gemessen. Sie ist dein Aushängeschild und das Hauptkriterium für deinen Erfolg im Onlinehandel. Missfällt deinem Kunden deine Lieferzeit, wird er wenig Verständnis zeigen und das nächste Mal woanders bestellen. Alternative Angebote gibt es schließlich genug. Diese Schieflage kannst du leicht vermeiden.

In kleinen Unternehmen mit einer geringen und sehr spezialisierten Artikelauswahl ist der Bestand vielleicht noch übersichtlich und schnell ermittelt. Doch sobald du ein größeres Lager mit mehreren Regalen und Gängen hast, wird es kompliziert. Schnell geraten die Bestände aus dem Blick. Spätestens dann ist der Zeitpunkt für eine Software gekommen, die deine Waren-Ein- und Ausgänge, deinen Einkauf und Verkauf regelt. Außerdem bleiben dir mit softwaregesteuerten Bestellvorschlägen für deinen Einkauf die gefürchteten Überverkäufe erspart. Du wirst schneller und stressfreier liefern. 

Auftragsabwicklung: Eine Frage der Beleg-Organisation

Wie organisierst du deine Belege? Hast du eine separate Rechnungssoftware? Dann hast du den ersten Schritt in die softwaregestützte Belegerstellung bereits getan. Diese Methode gerät schnell an ihre Grenzen, wenn du Folgebelege wie Lieferschein, Rechnung, Versandetikett, Gutschriften erstellst. Im Blick zu behalten, welcher Beleg bereits vorhanden ist, ist eine ordentliche Aufgabe.

Reduziere lieber deine Fehlerquellen. Sinnvoll ist eine Software, die aus dem Bestelleingang direkt einen Auftrag erzeugt und diesen zur Weiterverarbeitung bereitstellt. Deine Software funktioniert bestens, wenn sie die Auftragsbestätigung automatisiert per E-Mail versendet. Eine Sorge weniger: Das erspart dir den Aufwand, alle Auftragsbestätigungen im Blick zu behalten. Nach Prüfung und Bestätigung des Zahlungseingangs wird der Auftrag für die Kommissionierung freigegeben. Eine Pickliste mit den aufgeführten Positionen wird erstellt und an die Lagermitarbeiter übermittelt. Nachdem die letzte Position in die Pickbox gelegt wird, druckt das System einen Lieferschein, eine Rechnung und ggf. Zollpapiere (Auslandssendungen) sowie das Versandetikett des Versanddienstleisters deines Vertrauens aus. Nach Auftragsabschluss übergibst du die Rechnung in die Finanzbuchhaltung, wo sie unveränderlich abgelegt wird. Sollten Retouren eingehen, erstellst du aus der Rechnung einfach eine Ausgangsgutschrift und kannst alle Schritte lückenlos bei der Finanzbehörde belegen.

Wenn deine Software die alles automatisiert macht, hast du deinen Onlinehandel extrem gut im Griff und den Kopf frei für neue Pläne und Marketing-Aktionen.

Belege-Workflow – Die Reihenfolge ist entscheidend

Die Erstellung der Belege sollte sich an deinem Workflow orientieren. Sinnvoll für den Onlinehandel ist beispielsweise diese Reihenfolge:
Angebot/Bestelleingang > Auftrag
Auftrag > Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung
Lieferschein > Rechnung
Rechnung > Ausgangsgutschrift (Retoure)

Anpassungen des Workflows sollten in deiner jederzeit möglich sein, damit du deine Prozesse korrekt abbilden und durchführen kannst.

Pick & Pack – Die Versandabwicklung von Kommissionierung bis Konfektionierung

In der Versandabwicklung erleichterst du dir die Arbeit, indem du eine Software zur Hilfe nimmst, die dein Lager kennt und dich auf optimierten Wegen zum Picken durch die Gänge führt. Idealerweise hast du deine Pickliste auf einem Mobilgerät bei dir und scannst die gepickten Artikel ab, bevor du sie in den Picking-Wagen legst. Ist die Pickliste abgearbeitet und damit die Kommissionierung abgeschlossen, begibst du dich an den Packtisch und scannst die Artikel aus deinem Wagen noch einmal ab. Damit beginnt die Konfektionierung. Deine Software sollte nun in der Lage sein, dir zu sagen, in welche Box du die Artikel legst. Sind die Artikel aus einem Auftrag beisammen in einer Box, erhältst du die Versandbelege und das Etikett für den Versandkarton. So einfach kann Auftragsabwicklung sein, wenn du dir Software zur Hilfe nimmst.

ERP Komplettlösung: Nahtlose Auftragsabwicklung in einer Software

Beim Blick auf die vielen Einzelschritte vom Auftrag bis zum Versand kommen Zweifel auf, ob du mit Insellösungen für das Rechnungswesen, die Warenwirtschaft und die Versandabwicklung eine nahtlose Auftragsabwicklung umsetzen kannst.

Belege automatisieren

Eine Komplettlösung überbrückt die Brüche zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und bietet integrierte Workflows. reybex ist beispielsweise solch eine vollständige ERP Lösung für den Onlinehandel. Sämtliche Prozesse greifen in reybex ineinander. Du pflegst deine Artikeldaten und Bestände in der Software und synchronisierst sie mit deinen Online Shops und Online Marktplätzen. Du erstellst Belege direkt aus dem System. Der Workflow in reybex sieht beispielsweise vor, dass beim automatisierten Bestelleingang die Daten aus der Bestellung in einen neuen Auftrag übernommen werden und ein Kontakt im CRM System erstellt wird. Die Auftragsbestätigung versendest du dann automatisiert per E-Mail.

Deine Belege bestückt reybex übrigens selbständig mit sämtlichen Pflichtangaben. Dazu gehören beispielsweise bei einer Rechnung:
-    Name und Anschrift deines Unternehmers einschließlich der Rechtsform
-    Name und Anschrift deines Kunden
-    Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
-    Ausstellungsdatum
-    Rechnungsnummer
-    Menge und Art der zu liefernden Artikel
-    Zeitpunkt der Lieferung
-    Preise, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt und der darauf entfallende Steuerbetrag
-    Alle Positionen, die sich mindernd auf den Endpreis auswirken, wie Rabatte, Boni, Skonti,
-    Steuersatz (19% oder 7%) oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Die Pflichtangaben werden in reybex automatisiert aus deinen Unternehmensangaben, dem Artikelstamm und dem CMS-System in die Rechnung übernommen. reybex ermittelt automatisiert Bestellvorschläge für den Einkauf, damit du Überverkäufe vermeidest. Sämtliche Warenbewegungen werden erfasst und dokumentiert, sodass du jederzeit den aktuellen Warenbestand kennst. Deine Rechnungsbelege übergibst du in die integrierte und vollständige Finanzbuchhaltung, in der sämtliche Unternehmenszahlen zusammenlaufen. Sogar mit nur geringen buchhalterischen Kenntnissen kannst du deine Finanzen regeln, denn reybex übernimmt die komplexen Aufgaben für dich. Per DATEV Export übergibst du deine Unternehmenszahlen einfach an deinen Steuerberater.

ERP Komplettlösung - Das Mittel der Wahl

Unterm Strich entlastet dich eine Komplettlösung in sämtlichen unternehmerischen Bereichen deines Onlinehandels. Du schonst deine Nerven, du sparst Zeit und es eröffnen sich für dich neue Potenziale für dein Unternehmenswachstum. Probier’s mal aus und teste reybex 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

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