GoBD-konforme Aufzeichnung von Warenbewegungen

In den GoBD Grundsätzen sind die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung zusammengefasst. GoBD, das bedeutet ausgeschrieben Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Du kennst diese Richtlinien sicherlich im Zusammenhang mit der digitalen Steuerprüfung. Sie betreffen dich, weil Du als Unternehmer jegliche steuerrelevanten Daten für eine Betriebsprüfung unter bestimmten Voraussetzungen in elektronischer Form aufbewahren musst.

Die GoBD Grundsätze verpflichten dich als Händler, deine kompletten Geschäftsvorfälle vollständig zu dokumentieren. Darunter fallen sämtliche Ereignisse, die fürs Finanzamt interessant sind: Kassenbewegungen, Einkauf, Verkauf, Bestellungen, Wareneingänge, Warenausgänge, die Inventur, und einiges mehr. Eine Regel der GoBD lautet, dass du besagte Geschäftsvorfälle lückenlos, in unveränderlicher Form und maschinell auswertbar für 10 Jahre dokumentieren, aufbewahren und dem Prüfer jederzeit bereitstellen musst.

Zu den Geschäftsvorfällen gehören auch deine Warenbewegungen. Du musst sie den GoBD Grundsätzen gemäß dokumentieren. Korrekturen kannst du nur durch neue Warenbewegungen vornehmen.

Dokumentation von Warenströmen

reybex zeichnet deine Warenbewegungen und Warenflüsse GoBD-konform und vollständig auf. Von der Disposition, dem Einkauf über den Wareneingang, das Lager bis zum Warenausgang dokumentiert reybex lückenlos, was mit deinen Waren geschieht.

Du benötigst die Daten über deine Warenbewegungen an einem bestimmten Tag? In der permanenten Inventur hält reybex alle Warenbewegungen fest. Über die Stichtagsbestandsabfrage holst du dir per Mausklick die gewünschten Bestandsdaten rückwirkend zu einem bestimmten Datum per Mausklick.

Manuelle Warenbewegungen speicherst du immer unter Angabe eines Grundes in reybex. Du kannst beispielsweise angeben, dass der Artikel nicht vorrätig ist beziehungsweise nicht gefunden wurde. Das heißt, für dich und den Betriebsprüfer ist jederzeit nachvollziehbar, warum Warenbewegungen vorgenommen werden.

Was schaut sich der Steuerprüfer bezüglich der Warenbewegungen an?

1.    Der Steuerprüfer schaut sich unter anderem das betriebliche Vorratsvermögen an. Vorräte zählen zu den Vermögensgegenständen. Liegen Waren zu lange auf Lager, kannst du sie in einer Teilwertabschreibung geltend machen. Anhand der dokumentierten Warenbewegungen in deinem Lager kontrolliert der Prüfer, ob du dies korrekt angegeben hast.
2.    Ebenso stellt der Prüfer fest, wie viele Artikel du seit der letzten Inventur verkauft hast und vergleicht dies mit deinen Beständen. Ist die Differenz zu groß, liegt der Verdacht nahe, dass du sogenannte private Entnahmen nicht lückenlos verbucht hast oder aber Artikel „unter der Hand“ verkauft wurden.
3.    Der Steuerprüfer vergleicht die Bestandsmengen in der Lagerbuchführung mit deinen Ausgangsrechnungen. Er möchte feststellen, ob Artikel, die du verkauft hast, tatsächlich im Lager eingebucht waren. Differenzen wird er genau hinterfragen.

Was passiert, wenn die Daten lückenhaft sind?

Sollte der Steuerprüfer feststellen, dass deine Geschäftsvorfälle lückenhaft sind, kann er eine Steuerschätzung veranlassen.

Wie weist du nach, ob deine Daten korrekt dokumentiert sind?

Die Finanzverwaltung schreibt zwar vor, wie bei der Archivierung der steuerrelevanten Daten vorzugehen ist, aber nicht, welche Software du nutzen sollst. Eine Zertifizierung der genutzten Software durch die Finanzverwaltung gibt es nicht.

In Abschnitt 12 der GoBD steht: „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme – werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“

Der Steuerprüfer stellt fest, ob die genutzte Software den Ansprüchen einer revisionssicheren Archivierung, also dem Grundsatz der Unveränderlichkeit genügt. Daher musst du dich im Vorfeld gut informieren und beraten, ob die genutzte Software den GoBD Grundsätzen entspricht.

reybex bietet dir eine GoBD-konforme Dokumentation und Archivierung deiner steuerrelevanten Daten. Wenn du hierzu Fragen hast, beraten wir dich gerne.

Offizielle Website des BMF mit den GoBD Grundsätzen

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