Change-Management bei der ERP-Einführung: 5 Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Wechsel
ERP-Systeme sind heute weitaus intelligenter und flexibler als in der Vergangenheit. Damit ergeben sich hauptsächlich für Betriebe im Mittelstand eine Vielzahl an Chancen. Doch eines wird häufig übersehen, und zwar das Change Management. Anders ausgedrückt, geht es dabei um Veränderungen, also um Unternehmen im Wandel. Change bedeutet Veränderungen, und zwar unabhängig von Branchen und Prozessen.
Was bedeutet (ERP-) Change Management?
Veränderungen brauchen Mut und Entscheidungen. Durch den rasanten Wandel und dynamische Märkte konnte sich die Digitalisierung in den Unternehmen durchsetzen. Auch wenn noch Hürden bestehen und Herausforderungen zu meistern sind, um etwas zu verändern, stehen heute großartige Systeme und leistungsfähige Software zur Verfügung. Change Management zielt darauf ab, die unternehmerischen Chancen und Stärken hervorzuheben und Ihr Unternehmen gegen Bedrohungen und Schwächen abzusichern.
Change Management begegnen Sie am besten rasch und mit digitalen Technologien wie einem ERP-System. Der technologische Fortschritt hat die Notwendigkeit hervorgebracht, sich in Echtzeit auf Daten zu verlassen und schnell Maßnahmen zu ergreifen, um den zukünftigen Unternehmenserfolg zu sichern. Dank der Daten aus dem ERP können Sie Branchentrends vorhersagen und im Change Management so für Veränderungen sorgen, die sich in nachhaltigem Wachstum auszahlen werden.
Die Implementierung der neuen Software ist nur ein Teil des Ganzen. Das ERP-System liefert zwar das technische Potenzial für Verbesserungen, erwartet aber auch von seinen Nutzern, dass die Optimierungen im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Im Vorfeld ist es natürlich wichtig zu erkennen, dass es bisher ungenutztes Potenzial in Ihren Prozessen gibt. Beim Change Management werden also Gewohnheiten in Form von bisherigen Prozessen und Abläufen untersucht und die dahinterliegenden Prozesse transparent und nachhaltig optimiert. Mit dem ERP Change Management führen Sie Ihr Unternehmen in das digitale Zeitalter, wo datengetriebene Handlungsempfehlungen für zukünftige Geschäftserfolge sorgen.
Quelle: Silke Nierfeld – Insiderooms.de
Beim Change Management geht es vor allem um Menschen
Zunächst muss sichergestellt sein, dass bei all den neuen Technologien niemals der Mensch in seiner Bedeutung verloren geht. Die Art der Zusammenarbeit in Unternehmen hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Längst sind Mitarbeiter nicht mehr nur Befehlsempfänger, sondern ein aktiver Bestandteil von kreativen Lösungen und mehr Kundenzufriedenheit. Damit gehört ihre Betrachtung in den Mittelpunkt, noch bevor technische Lösungen jeder Art implementiert werden.
Jedes strategische Ziel, jeder Plan oder jedes Verfahren gehört in den Bereich von Change Management, denn es gibt keinen Bereich im Unternehmen, der kein Potenzial für Verbesserungen hat. Veränderungen finden täglich statt, es gibt sie mit internen aber auch externen Impulsen. Einige Änderungen betreffen die Wertschöpfungskette, andere optimieren die Produktionslinie. Zudem sind einige Veränderungen so relevant, dass sie ganze Unternehmensstrukturen von oben nach unten durchlaufen.
Mitarbeiter sehen sich einem Führungswechsel gegenüber, spüren eine mögliche Neustrukturierung oder das Unternehmen plant eine Markterweiterung. Egal, was es ist, es geht immer um Veränderungen im Sinne von positiver Verbesserung. Veränderungsinitiativen sind nicht automatisch erfolgreich, doch Sie haben die Möglichkeit mit einem Change Management vor der ERP-Einführung angemessen auf Veränderungen zu reagieren und die veralteten Prozesse abzulösen oder zu verändern.
Was bringt mir ein ERP Change Management?
Sie bleiben damit vor allem wettbewerbsfähig. Dieser Aspekt ist der wichtigste Vorteil eines erfolgreichen Change Managements, bei dem Sie digitale Technologien gewinnbringend einsetzen und Ihre Ressourcen im Unternehmen bündeln. Als Grundlage einer dauerhaften Wettbewerbsfähigkeit zählt die Change-Fähigkeit heute zu den wesentlichen Voraussetzungen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die Globalisierung bringt große Herausforderungen in der strategischen Positionierung Ihres Unternehmens mit sich. Auch drängende ökologische Effekte der Globalisierung sind sichtbar und die Auswirkungen der Transformationen, beispielsweise in der Energiewende, können ertragsstarke Geschäftskonzepte ins Wanken bringen.
Wenn sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in einem solchen Ausmaß ändern, wie wir es derzeit erleben, dann geht es ums Überleben. Dynamik bekommt das Gesamtbild noch zusätzlich durch die infrage gestellten klassischen Ordnungsprinzipien in Unternehmen. Wenn Veränderungen von außen auf betriebliche Strukturen treffen, ist es wichtig, dass diese Impulse im Inneren auch wahrgenommen und aufgegriffen werden. Durch den enormen Druck, der auf vielen etablierten Geschäftsmodellen lastet, müssen Betriebe und Mitarbeiter umdenken und sich viel stärker als jemals zuvor auf den Kunden und seine Bedürfnisse sowie künftige Nutzenpotenziale konzentrieren.
Ein ERP Change Management begleitet Veränderungen in Prozessen mit den notwendigen Informationen und Strukturen. So lassen sich eigene, maßgeschneiderte und individualisierte Entscheidungen treffen, die neue Dimensionen einer proaktiven, personalisierten Kundenorientierung erlauben. Das ERP-System gibt jeder Organisationslösung die notwendigen Muster, um sich den ändernden wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderungen am Markt zu stellen. Change-Management-Routinen zeichnen sich durch ein agiles, kooperatives Miteinander und der inneren Haltung der Führungskräfte aus.
Quelle: selbststaendigkeit.de
Die Bedeutung von Ressourcen beim Change Management
Verteilte Intelligenz ermöglicht den gezielten Umgang mit den größer werdenden Risiken. Gut funktionierende Managerteams sind geprägt von eigenständiger Verantwortungsübernahme und computerbasierten Kommunikationsformen. Dazu gehört auch das ERP-System. Es ermöglicht erst die verteilte Intelligenz in Ihrem Unternehmen, denn alle Mitarbeiter greifen auf Informationen in Echtzeit zu. Die Software kann eine klug konzipierte Prozessarchitektur in Ihrem Unternehmen aufbauen und ist in der Lage, alle Prozesse nachhaltig zu optimieren und einer ständigen Kontrolle zu unterziehen.
Ressourcen sind genauso wie die richtige Vision eine der Grundlagen für mehr Leistung und Produktivität. Doch diese Ressourcen finden sich nicht nur in Ihrer IT-Abteilung oder der Technik. Um die Soft- und Hardwareabläufe bei der ERP-Einführung nicht zu gefährden, brauchen Sie Ressourcen und Manpower. Denn vor der Veränderung stehen zahlreiche Aufgaben an, etwa die zentrale Datenverwaltung oder die lückenlose Dokumentation.
Ein strukturierter Informationsaustausch benötigt die interne Kooperation, so kann das ERP-System die Prozesse vollständig abbilden und optimieren. Ressourcen werden auf der einen Seite benötigt, andererseits werden sie im Rahmen von Veränderungsmaßnahmen auch frei. Sind bisher Organisationen häufig geprägt von Abteilungen, die in Eigenregie Verantwortungen übernehmen, geht es beim Change Management auch darum, die Verantwortungsbereiche transparent darzustellen und eine Kultur des Miteinanders zu fördern. Nur so sind Sie in der Lage, zu erkennen, welche Ressourcen in jeder Abteilung wirklich gebraucht werden. Auf Basis von datengestützten Analysen aus dem ERP-System, beispielsweise dem reybex Cloud-ERP, rückt der Teamgedanke in den Mittelpunkt. Dieser erlaubt aber gleichzeitig auch die sachliche Bewertung von Aufgabenfeldern, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Und die führt am Ende auch zur nachhaltigen Projektbetrachtung, um mit den erforderlichen personellen und materiellen Ressourcen besser umzugehen.
5 Faktoren für die erfolgreiche Implementierung von ERP-Change-Management
Verfassen Sie ein Veränderungs-Mindset
Die höchst transparente Kommunikation erzeugt Verständnis bei allen Beteiligten für die anstehenden Veränderungsprozesse. Konflikte und Interessensgegensätze gehören zum Change Management dazu und werden dank Veränderungs-Mindset fair ausgetragen. Ebenfalls zum Veränderungs-Mindset gehört die Festlegung eines horizontalen Abstimmungsbedarfs. Diese Methode mobilisiert jede Subeinheit zur Teilnahme sowie Unterstützung und stärkt langfristig die Antwortfähigkeit Ihres Unternehmens auf die neuen Wettbewerbsgesichtspunkte.
Setzen Sie einen Change Manager ein
Wie ein Unternehmen gesteuert wird, hat sich unter der digitalen Transformation erheblich geändert. Es geht vom typischen Manager zur kollegialen Selbstorganisation. Trotzdem braucht es Führungsprozesse, die für die Funktionstüchtigkeit und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens sorgen. Der Change Manager gestaltet die spezifische Art, wie die wesentlichen Entscheidungslasten im Unternehmen verteilt werden. Er behält den Überblick über den Kontext des Change Managements und verantwortet die Kooperationsqualität aller Beteiligten. Die zentrale Herausforderung für den Change Manager liegt in der erfolgskritischen Analyse bestehender Prozesse, um für eine Steigerung der Effizienz in bereits eingespielten Routinen zu sorgen.
Definieren Sie Key User
Diese Mitarbeiter sorgen für geeignete Kommunikationsstrukturen und Prozesse, damit die computerbasierten Kommunikationsformen, genauso wie das ERP-System, räumliche und zeitliche Hürden nehmen können. Es geht darum, organisationsintern und im Kontext mit externen Partnern das klassische Berichtswesen auf den Kopf zu stellen. Die Key User erzeugen ein neues Wissen um organisationsinterne Kommunikation, das mit allen Beteiligten geteilt wird und in die Künstliche Intelligenz der ERP-Software einfließt. Sie stehen für eine glaubhafte Überzeugung, dass Veränderungsinitiativen notwendig sind und das Change Management zur Abwendung existenzieller Gefahren geeignet ist.
Alle Mitarbeiter müssen ein gemeinsames Verständnis vom Projekt haben
Change Management bedeutet nicht immer zwangsläufig einen radikalen Umbau. Es geht vielmehr darum, wichtige Impulse rechtzeitig aufzugreifen und daraus abgeleitet, die entsprechenden Veränderungen anzustoßen. Natürlich ist Change Management in der Lage, dass sich Unternehmen respektive Mitarbeiter aus ihren Komfortzonen bewegen müssen. Nur über eine Kultur des Miteinanders lassen sich Veränderungen jeder Größenordnung leichter und damit nachhaltig erfolgreicher in Ihrer Organisation realisieren. Aufeinander abgestimmte Botschaften gehören genauso dazu wie das glaubwürdige Signal des Managements, dass der Veränderungsbedarf auch vor Ihren Türen nicht Halt macht.
Sehen Sie Veränderungen als Chance
Veränderungsvorhaben können nur dann gelingen, wenn wichtige Entwicklungsimpulse rechtzeitig vorgelebt werden. Die allgemeine Akzeptanz beim Umsetzen von Veränderungsvorhaben trägt maßgeblich zum Gelingen bei. Eine gute Balance zwischen Vorgaben und Partizipation bringt die besten Voraussetzungen, sich den anspruchsvollen und komplexen Bedingungen der zukünftigen Märkte zu stellen. Aber wichtig ist hierbei, dass die Führungsverantwortlichen mit dem Change Management bei sich selbst beginnen und so für die allgemeine Akzeptanz der Veränderungsprozesse sorgen.
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