Die 4 größten ERP-Mythen: Die Cloud auf dem Prüfstand

Kann die Digitalisierung ohne Cloud gelingen? Rund drei Viertel der Befragten für die Studie “Cloud-ERP 2021” vom IDG gaben an, dass sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren wollen. Die digitale Transformation ist damit in vollem Gange und bei den meisten Unternehmen angekommen. Zumindest in der Planung, denn was die Umsetzung der digitalen Roadmap betrifft, so stehen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und dem Datenschutz gegenüber der Cloud, ERP und anderen SaaS-Systemen im Weg. Je kleiner das Unternehmen, desto höher sind diese Bedenken und das liegt vorrangig an noch immer weitverbreiteten Cloud-Mythen. Zeit für Aufklärung und der Blick zum Wahrheitsgehalt der häufigsten Mythen rund um Cloud Computing.

Fehlannahmen können Unternehmen in diesen Umbruchzeiten ihren Erfolg kosten und führen zu wertvollen Verlusten am Markt. Gerade in Deutschland tut sich der Mittelstand schwer, auf die aktuelle Situation und die daraus resultierenden Veränderungen flexibel zu reagieren. Natürlich stehen hier zunächst die Kosten im Fokus, denn viele Entscheider verlieren bei der Planung die wesentlichen Vorteile aus den Augen und konzentrieren sich allein auf ihr IT-Budget.

  1. Cloud-ERP ist teurer als On-Premise-Lösungen
  2. In der Cloud-ERP sind die Daten nicht sicher
  3. Cloud-ERP bietet keinen oder nicht ausreichenden Datenschutz
  4. Die Implementierung von Cloud-Lösungen dauert lange

Mythos Nr.1: Cloud-ERP ist teurer als On-Premise-Lösungen

Software-as-a-Service ist ein modulares Paket, was Unternehmen genau nach ihren Anforderungen skalieren können. Die Kosten, die dabei entstehen, richten sich zum einen nach einem monatlichen Mietpreis des Anbieters und zum anderen nach dem benötigten Speicherplatz. Grundsätzlich ist dieser Preisvergleich auch ehrlich gesagt nicht ganz fair, denn während Cloud-Dienste bei niedrigen zweistelligen Beträgen pro Nutzer pro Monat beginnen, ist eine vergleichsweise On-Premise-Lösung schnell mit Hard- und Software bei einer Investition von mehreren Hunderttausend Euro. Zuzüglich jährlicher Software-Lizenzgebühren. Die Verlagerung von Geschäftsprozessen auf einen Cloud-Service ist bei diesem direkten Vergleich eine kostengünstige Alternative. Doch es ist auch wichtig, dass Sie sich den Aufwand dahinter ansehen und berücksichtigen, wie komplex die Vorgänge in Ihrem Unternehmen sind. Bei einer On-Premise-Lösung fallen Vollzeitkräfte an, dazu Server und Datenbanken für die Basisinfrastruktur. Dagegen bietet aber die Cloud nicht nur die geringeren Anschaffungskosten mit flexibler Vertragslaufzeit und modularem Aufbau, sondern auch Analysen in großen Datenbeständen, selbstlernende Algorithmen und datenbasierte Anwendungen in völlig neuartiger Qualität. Die Cloud-Technologie überzeugt also nicht nur beim Preis. Sie ist eine zukunftsfähige Technologie und ermöglicht Ihnen den fundamentalen Strukturwandel in Ihrer Organisation für mehr Agilität und Effizienz.

Mythos Nr.2: In der Cloud-ERP sind die Daten nicht sicher

Die Frage nach der Sicherheit in der Cloud-ERP taucht regelmäßig auf. Bedenken gegen den Einsatz einer ERP-Cloud-Lösung äußern in der bereits erwähnten IDG-Studie 14 % der Befragten. Sicherheit ist eine zentrale Anforderung beim Cloud-Computing und damit auch beim ERP-System. Sicherheitsbewusste Unternehmen legen Wert auf umfassenden Schutz, angefangen beim Rechenzentrum des Dienstleisters bis zur Datenbank oder der Middleware. Die Sicherheit der eigenen Daten sowie der Kundendaten sind das oberste Digitalisierungsziel und viele Unternehmen wollen in den nächsten Jahren Investitionen in diese Bereiche tätigen. Die Aufmerksamkeit und die Sensibilisierung für beides ist positiv zu bewerten. Themen wie Cyber-Spionage oder Hacking sind nicht mehr von der unternehmerischen Agenda zu leugnen. Doch noch immer sind viele Unternehmen überzeugt, der Server im eigenen Firmengebäude sei sicherer als eine hunderte Kilometer entfernte Serveranlage. Doch hierbei handelt es sich um einen Trugschluss, denn die Sicherheit der Daten hängt nicht von räumlicher Nähe ab. Cloud-Anbieter wissen um die Risiken, aber auch um die Bedürfnisse von Unternehmen und können die notwendigen Schutzmaßnahmen umsetzen. Die Rechenzentren sind mit rigoroser Zugangsüberwachung ausgestattet, einem Sicherheitsdienst und einer zweistufigen Authentifizierung mittels biometrischer Daten. Diese Investitionen kann kein KMU allein aufbringen. Brandschutz, Zugangsbeschränkungen, Kühlung, Stromversorgung, Datensicherheit und Backup-Strategien sind nur einige der relevanten Aspekte, die für höchste Sicherheitsstandards in der Cloud und damit dem ERP-System sorgen.

Mythos Nr.3: Cloud-ERP bietet keinen oder nicht ausreichenden Datenschutz

Neben der Datensicherheit ist auch der Datenschutz von zentralem Interesse bei der Entscheidung für ein Cloud-ERP-System. Der Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO beinhaltet auch besondere Vorsichtsmaßnahmen, damit der Zugriff von unbefugten Dritten auf die Daten verhindert werden kann. Die Verschlüsselung und das technische Set-up der Cloud-Anbieter sind mit dem Inkrafttreten der DSGVO noch einmal überarbeitet und angepasst worden. Achten Sie aber bei der Auswahl auf einen Partner mit Sitz in der EU, nur dann greift auch die EU-Datenschutzverordnung. Die EU fördert die Entwicklung von “Trustworthy Clouds” (Tclouds), die eine vertrauenswürdige, sichere Infrastruktur bieten und nach EU-Recht legal und konform mit der DSGVO genutzt werden können. Für Unternehmen mit kritischen Daten oder Gesundheitsdaten ist unter Umständen eine Private Cloud vorteilhaft. Dafür müssen diese zwar auf ein paar Vorteile verzichten, haben aber gleichzeitig die Vorzüge einer eigenen Cloud-Struktur. Überdies hat jeder gute Cloud-Anbieter eigene Aufklärungsportale oder Informationen zum Datenschutz im Angebot, fragen Sie also im Zweifelsfall einfach danach.

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Mythos Nr.4: Die Implementierung von Cloud-Lösungen dauert lange

Viele Unternehmer sind besorgt, dass die Implementierung einer ERP-Lösung, wie beispielsweise dem Cloud-ERP von reybex, sämtliche Ressourcen während des langen Implementierungsprozesses bindet und vielleicht sogar das Tagesgeschäft nachhaltig behindert. Natürlich lässt sich die Dauer einer ERP-Implementierung nicht allgemeingültig festlegen, aber durch die bestmögliche Planung und Betreuung ist die Implementierung je nach Umfang innerhalb weniger Wochen bis Monate vollständig abgeschlossen. Grundsätzlich sollte der Anbieter strukturiert vorgehen und standardisierte Projektphasen definieren, dazu gehört unter anderem die Installation oder das Training des Kernteams sowie die Betreuung des Echtbetriebs. Behindert werden Implementierungen häufig nur durch unklare Ziele, also was mit dem neuen ERP-System erreicht werden soll, oder der unterschätzten Komplexität der eigenen Prozesse. Auch die Datenqualität im Unternehmen spielt eine große Rolle und beeinflusst die Dauer der ERP-Implementierung. Die schnelle Einführung gelingt mit der Rückendeckung des Managements und motivierten Mitarbeitern. Der Anbieter ergänzt dann mit fachlichem Know-how und dem Verständnis für systemische Zusammenhänge, beides wiederum Garanten für eine schnelle Einführung.

Cloud-Technologie ist der Motor der Zukunft, nicht nur für globale Konzerne. Der deutsche Mittelstand benötigt die Cloud-Technologie, um sich der digitalen Transformation zu stellen. Eine gute Vorbereitung ist dabei besonders wichtig, genauso wie die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters. Mit einer ERP-Cloud von reybex sind Sie auf der sicheren Seite und können sich auf eine schnelle ERP-Implementierung verlassen. Während des Projektes kommen Verbesserungspotenziale zum Vorschein, die flexibel abgearbeitet werden können und zusätzlichen Mehrwert schaffen. Der Echtbetrieb läuft dabei so störungsfrei wie möglich ab. Ein Lastenheft sowie andere Managementtools unterstützen Sie in allen Projektphasen.

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