ERP-Auswahl: Wie entscheide ich mich für die richtige ERP-Lösung?
ERP-Auswahl richtig planen
Typische Vorurteile gegenüber ERP-Systemen
Bei der ERP-Auswahl die Branche berücksichtigen
Die Bedeutung des Lastenheftes bei der ERP-Auswahl
Vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl
ERP-Auswahl: den richtigen Partner finden
ERP-Cloud von reybex – für langfristigen Erfolg
In Ihrem Unternehmen steht die ERP-Auswahl an und Sie fragen sich, welche ERP-Lösung die richtige ist? Es gibt mehr als 1.000 ERP-Systeme am Markt, die allesamt die bessere innerbetriebliche Organisation für Unternehmen versprechen. Als betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware vereint ein ERP-System eine gemeinsame Datenbasis und trägt damit maßgeblich zum unternehmerischen Erfolg der Zukunft bei. Die ERP-Auswahl ist deshalb gut zu planen und die Funktionen der Basistechnologie eingehend zu vergleichen.
ERP-Auswahl richtig planen
Grundsätzlich muss festgestellt werden, dass nur die ERP-Lösung optimal ist, die perfekt zum individuellen Budget und dem digitalen Reifegrad des Unternehmens passt. Weiterhin muss das System Raum für Wachstum lassen und berücksichtigen, wie geschult Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Technologien sind. Denn heutzutage sind es nicht nur Großkonzerne, die auf ERP-Systeme setzen, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe unterschiedlichster Branchen.
Der Auswahlprozess muss daher Rücksicht darauf nehmen, welche inhaltlichen Ziele erreicht werden sollen, wie die zeitliche Planung die Einbringung von Kapazitäten berücksichtigen kann und ob ein ERP-Projektleiter bestimmt werden soll. Dieser stellt in der Regel sicher, dass von der Kick-off Veranstaltung bis zur vollständigen Implementierung des neuen ERP-Systems sowie darüber hinaus die Vorgaben optimal umgesetzt werden.
Die ERP-Auswahl ist aber häufig von Vorurteilen innerhalb der Unternehmen begleitet, die wir hier separat auflisten und entkräften wollen.
Typische Vorurteile gegenüber ERP-Systemen
- ERP-Systeme bieten nur Standard-Funktionen und alles darüber hinaus muss optional kostenpflichtig hinzugebucht werden.Die Mehrheit der modernen ERP-Systeme ist modular aufgebaut. Das bedeutet, es stehen optionale Funktionen zur Verfügung. In der Regel sind die Standardfunktionen guter Anbieter jedoch so umfangreich, dass damit jedes Unternehmen, ob klein oder groß, den gesamten Geschäftsbetrieb digital abbildet.
- Die ERP-Auswahl ist ein großer Schritt für das Unternehmen, der zunächst im Management genau diskutiert werden muss.Die digitale Transformation erlaubt keine langfristigen Diskussionen auf oberste Ebene mehr, sondern erfordert proaktive und agile Umsetzung wichtiger Entscheidungen mit kurzen Zeitrahmen. Grundlegende Dinge, wie ein leistungsstarkes ERP-System, sind mit allen Mitarbeitern zu planen und zu entscheiden.
- Die Prozesse sind nach der Implementierung logisch und einfach realisierbar, doch kaum ist der Betreuer weg, kommen die Mitarbeiter nicht mehr mit dem neuen ERP-System klar.Ein gutes ERP-System hilft langfristig dabei, Geschäftsprozesse einfach und logisch abzubilden, das gilt auch für sehr komplexe Abläufe und Zusammenhänge. Durch die integrierte KI in der ERP-Software sollen gerade diese Prozesse stetig vereinfacht werden und dadurch leichter zu bedienen sein. Die Automatisierung von Workflows nimmt darüber hinaus Aufgaben ab und steigert die Effizienz. Eine ganzheitliche Betreuung durch den ERP-Anbieter, auch über die Implementierung hinaus, gehört zum Angebot von seriösen Händlern und Entwicklern. Darauf sollten Sie bei der ERP-Auswahl unbedingt achten.
- Die Implementierung eines ERP-Systems in das Unternehmen dauert ewig und verzögert sich ständig, was die Betriebsabläufe immens stört.Vor der ERP-Auswahl muss eine entsprechende Zeit für die Recherche und die vorbereitende Planung kalkuliert werden. Diese Zeit ist wichtig, um die Integration in die eigenen Strukturen der Organisation so einfach wie möglich zu gestalten. Ziel ist es immer bei der ERP-Integration, die vorhandenen Abläufe so wenig wie möglich zu stören und Unterbrechungen des Betriebes auf ein Minimum zu reduzieren.
Bei der ERP-Auswahl die Branche berücksichtigen
ERP-Systeme und Daten-Clouds gelten als Innovationstreiber der digitalen Transformation und verändern ganze Wertschöpfungsketten. Bei der ERP-Auswahl ist jedoch die Branche zu berücksichtigen, denn nicht jede Software ist branchenübergreifend sinnvoll einsetzbar. Es ist sogar so, dass die Branchenauswahl über den Erfolg des gesamten ERP-Projektes entscheiden kann.
Neben der Größe des Unternehmens ist auch seine Branchenzugehörigkeit von Relevanz, denn die Branchen unterscheiden sich inzwischen teilweise massiv voneinander. Mit einer ERP-Lösung, die die spezifischen Prozesse eines Unternehmens abbildet, sind Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne möglich und sogar mehr als wahrscheinlich.
Nehmen wir als Beispiel den Vergleich zwischen der Finanzbranche und der Produktion und schauen wir uns hier genauer an, was bei der ERP-Auswahl zu berücksichtigen ist.
Beispiel 1 – ERP-System für die Finanzbranche
Die Finanzbranche steht vor großen Umbrüchen und neue Finanzdienstleister drängen fast täglich auf den Markt. Das Vertrauen der Kunden ist hier essenziell, viele Unternehmenserfolge basieren auf langjährigen Kundenbeziehungen. Die eigene langfristige Marktstellung zu erhalten und auszubauen, kann nur gelingen, wenn insbesondere Transparenz in allen Investitions- und Genehmigungsprozessen des Unternehmens herrscht.
Das Einhalten aller rechtlichen Vorgaben ist zwingend erforderlich, gleichzeitig muss die Software aber auch die Prozesse schneller und damit effizienter machen. Ein häufiges Ziel bei der ERP-Auswahl für Finanzunternehmen ist das Schaffen von Ressourcen, damit sich Mitarbeiter verstärkt um die Hauptgeschäftsfelder kümmern können. Mit den frei werdenden Kapazitäten lässt sich mehr Energie in die Kundenbindungsmaßnahmen investieren, die wichtiger denn je sind.
Die ERP-Software muss also sowohl den regulatorischen und rechtlichen Rahmen transparent und zuverlässig abbilden können, als auch auf den Kunden und seine Bedürfnisse ausgerichtet sein. Sie muss außerdem über entsprechende Schnittstellen zu anderen Behörden und Institutionen verfügen.
Beispiel 2 – ERP-System für die Produktion
In einem Produktionsbetrieb gestaltet sich die ERP-Auswahl jedoch etwas anders, denn hier liegen andere Grundbedürfnisse vor. Produzierende Unternehmen weisen hochdifferenzierte Prozesse auf, die das ERP-System abbilden muss. Ein wichtiger Fokus liegt auf dem permanenten Materialfluss, denn stockt dieser, kommt es zu teuren und imageschädigenden Unterbrechungen im Produktionsablauf.
Der Produktionsbetrieb muss sowohl von der Einzel- bis zur Serienfertigung effizient geplant als auch gesteuert werden, weshalb hier ein Schwerpunkt der ERP-Software liegt. Bis ein Teil- oder Endprodukt fertiggestellt ist, laufen viele verschiedene Prozessschritte ineinander und müssen zentral gesteuert, überwacht und laufend optimiert werden. Die vorausschauende Wartung fließt hier ebenso ein wie die Qualitätsüberwachung mit VR.
Vorausschauende Analysen erlauben die Erstellung von Prognosen und die wiederum können verhindern, dass es überhaupt zu Ausfällen kommt. Sie ermöglichen jedoch auch, Veränderungen in Daten zu erkennen, die beispielsweise auf Abweichungen von Normen oder Standards hindeuten. So kann der Produktionsablauf rechtzeitig angepasst und Lösungsvorschläge errechnet werden. Ein Beispiel für ein solches ERP-System mit integrierter Produktion ist reybex Cloud ERP.
Die Bedeutung des Lastenheftes bei der ERP-Auswahl
Die Kommunikation zum ERP-Anbieter ist das A und O einer gelungenen Integration der neuen Software in Ihr Unternehmen. Ein Lastenheft bildet die Grundlage dieser Kommunikation und gehört zu den wesentlichen Elementen einer guten Vorbereitung.
In einem ERP-Lastenheft werden alle Anforderungen und Belange festgehalten, damit der Anbieter genau versteht, was für Ansprüche und Bedürfnisse Ihr Unternehmen hat. Im Lastenheft halten Sie alle Funktionen fest, die das ERP-System aufweisen muss, damit der Betrieb optimal und effizient fortgeführt werden kann.
Tragen Sie alle Wünsche in das Lastenheft ein, damit der ERP-Anbieter entsprechend mit Vorschlägen darauf reagieren kann.
Das ERP-Lastenheft enthält folglich sämtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen an die neue Software und listet die konkreten Ziele und Wünsche auf. Außerdem tragen Sie dort das Budget, den zeitlichen Rahmen und die Nutzerzahl ein.
Sie können Aufgaben priorisieren und Markttrends festhalten. Das Lastenheft bildet die Grundlage für die Auswahl des geeigneten ERP-Anbieters sowie den erfolgreichen ERP-Einführungsprozess.
Vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl
Die aktuell wirtschaftlich angespannte Lage in vielen Unternehmen führt dazu, dass Auswege gesucht werden und über innovative Lösungen nachgedacht wird. Um die Kostenstrukturen zu verbessern und nachhaltig effizienter zu agieren, ist ein ERP-System, das den modernsten Ansprüchen genügt, zwingend notwendig. Die ERP-Auswahl ist aber häufig von Fehlern begleitet, die Sie mit unseren Tipps vermeiden können.
- Cloud-Fähigkeit gilt als Kernanforderung, trotzdem gilt hierzulande noch immer eine spürbare Skepsis gegenüber der Technologie. Bedenken Sie, dass die Notwendigkeit, Kosten zu senken, die vorhandene IT-Infrastruktur an ihre Grenzen bringt. Verändern Sie Prozesse und gehen Sie Kompromisse ein, um die Kostenstrukturen nachhaltig zu verbessern.
- Konzentrieren Sie sich auf ein branchenspezifisches ERP-System, das genau Ihren Bedürfnissen entspricht. Die Bauwirtschaft oder der öffentliche Dienst benötigen spezielle Funktionen, die wiederum von einem Produktionsbetrieb nicht erwartet werden. Dafür muss dieser ein ERP-System wählen, das über die Einzelfertigung bis zur Kanban-Fertigung alles abdeckt, was für die moderne Produktion notwendig ist.
- Wählen Sie ein modular erweiterbares ERP-System. Mit den gängigsten Kernbereichen wie Waren- und Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung, CRM sowie der Optimierung der Ressourcenplanung kommen bereits eine Vielzahl der Betriebe aus. Doch ist Ihr Unternehmen erfolgreich und wächst zunehmend, sollten Sie sich auf Ihr ERP-System verlassen und beliebig um Funktionen, beispielweise für die internationale Expansion, erweitern können.
- Datensilos sind genauso zu vermeiden wie in sich geschlossenen Plattformen. Es gilt, ein Plattform-Ökosystem aufzubauen, in dessen Zentrum das ERP-System steht. Als zentrale Prozess- und Datendrehscheibe plant und steuert das ERP-System die Organisation. Die Integration von Services erfordert standardisierte Schnittstellen, um auf Daten, Prozesse und/oder andere Oberflächen zugreifen zu können.
- Für das Internet der Dinge ist ein ERP-System die zentrale Steuerungseinheit und muss deshalb auch über verschiedene Funktionen verfügen. Dazu gehören unter anderem die Integration von IoT-Devices, IoT-Daten und IoT-Workflows, die im ERP-System zusammenlaufen. Außerdem Analysefunktionen für IoT-Daten sowie ein integriertes IoT-Gateway und die Anbindung weiterer Cloud-Plattformen.
10 typische Fehler bei der ERP-Auswahl
- Projektziele nicht klar definiert
- Bedarfsanalyse nicht durchgeführt
- Mitarbeiter nicht in ERP-Auswahl einbezogen
- Interne IT-Abteilung nicht involviert
- Zu wenig oder fehlendes Budget
- Kein konkreter Zeitplan
- Fehlende Priorisierung der Aufgaben
- ERP-Auswahl ohne Bewertungskriterien
- Zu viele ERP-Anbieter in der Endauswahl
- Unterschiedliche Parameter für den Vergleich
Ein neues System ist nicht innerhalb kürzester Zeit implementiert. Nehmen Sie sich Zeit und investieren Sie diese primär im Vorfeld der ERP-Auswahl. Sie kennen Ihr Unternehmen und seine Prozesse am besten. Legen Sie fest, wie Sie sich in den folgenden Jahren weiterentwickeln wollen und definieren Sie diese Punkte in einem ERP-Lastenheft.
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