ERP-Einführung: Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden

Ein ERP-System ist der Kern vieler mittelständischer Unternehmen, denn es steuert Unternehmensprozesse und koordiniert Ressourcen, wie Betriebsmittel und Personal. Täglich anfallende Aufgaben können durch eine ERP-Software deutlich erleichtert, viele sogar vollständig automatisiert werden. Hierzu zählen beispielsweise Funktionen aus den Bereichen Warenwirtschaft, Einkauf, Vertrieb/CRM, Finanzbuchhaltung, Versand und Logistik. Besonders Cloud-ERP-Software bietet viele Vorteile. Aufgrund der hohen Komplexität vieler ERP-Systeme wie reybex, ist eine ERP-Einführung ein anspruchsvolles Projekt, welches einer umfangreichen Planung bedarf. Nur so kann die Implementierung eines ERP-Systems erfolgreich durchgeführt werden. Im folgenden Beitrag haben wir Ihnen 5 Fehler bei der ERP-Einführung zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie diese am besten vermeiden.

5 häufige Fehler bei der ERP-Einführung 
1. Unzureichende Anforderungsanalyse und fehlende Ziele 
2. Die Wahl des falschen ERP-Anbieters 
3. Fehlende Einbeziehung der Mitarbeiter 
4. Mangelndes Zeitmanagement 
5. Schlechte Kalkulation 
Probleme bei der ERP-Einführung – Was können Sie tun? 

5 häufige Fehler bei der ERP-Einführung

1. Unzureichende Anforderungsanalyse und fehlende Ziele

Eines der häufigsten Probleme bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine unzureichende Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse. Nur durch die genaue Betrachtung der Ist-Situation im Unternehmen können Probleme erkannt und Ziele für die ERP-Einführung definiert werden. Schauen Sie sich Ihre Prozesse genau an und überlegen Sie, wo Optimierungsbedarf besteht und ob dieser mit einem ERP-System gelöst werden kann. Machen Sie sich bewusst, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Ihre Ziele und Anforderungen sollten Sie anschließend klar mit Ihrem ERP-Anbieter kommunizieren, sonst leidet die Qualität des ERP-Projekts und es kommt zu Fehlern.

2. Die Wahl des falschen ERP-Anbieters

Dieser Aspekt baut auf dem vorher genannten auf. Wurden Ziele und Anforderungen vom Unternehmen nicht klar definiert, kommt es häufig zu der Wahl eines ungeeigneten ERP-Systems. Das bedeutet keinesfalls, dass die Software schlecht sein muss, sondern lediglich, dass diese schlicht und einfach nicht zum Unternehmen passt. Hierbei gibt es zwei mögliche Szenarien, die eintreten können:

  1. Das ERP-System deckt nicht alle Anforderungen und benötigten Funktionen ab
  2. oder die Software ist zu umfangreich für die die Anforderungen des Unternehmens

Um die Wahl des falschen ERP-Anbieters zu umgehen, sollte durch das Unternehmen ein Lastenheft angefertigt werden, welches alle Anforderungen an die Software auflistet. Auf Grundlage dessen kann durch den ERP-Anbieter ein Pflichtenheft erstellt werden, das die Eigenschaften des Systems, sowie individuelle Anpassungen für den Kunden enthält. Einen umfangreichen ERP-Software-Vergleich finden Sie hier.

3. Fehlende Einbeziehung der Mitarbeiter

Da ein ERP-System abteilungsübergreifend eingesetzt werden kann, sind auch viele verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter von der Einführung betroffen. Hierbei reicht es also nicht aus, Entscheidungen lediglich auf Managementebene zu treffen. Mitarbeiter, die viel mit der Software arbeiten werden, sollten mit in den Prozess einbezogen werden. Diese erkennen häufig, welche Prozesse optimiert werden können. Zudem kann es bei fehlender Einbeziehung der User zu einer mangelnden Akzeptanz gegenüber der Neuerung kommen. Das führt zu Unruhen im Unternehmen. Außerdem ist es wichtig, dass Mitarbeiter über ausreichend Kompetenz und Erfahrung verfügen, besonders bei sehr komplexen ERP-Systemen. Ist nicht genügend Wissen vorhanden, sollten unbedingt Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden.

4. Mangelndes Zeitmanagement

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der ERP-Einführung ist der Zeitfaktor. Häufig unterschätzen Unternehmen den Umfang und die Dauer einer Implementierung. Dann kommt es schnell dazu, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Beteiligte Mitarbeiter sollten ausreichend Kapazitäten für die Einführung frei machen und sich auf das Projekt fokussieren. Die Implementierung von reybex dauert im Regelfall 2-4 Wochen. Dies hängt jedoch vom Umfang des Projekts und der Mitarbeit unserer Kunden ab. Nicht selten steht die ERP-Implementierung in der Prioritätenliste weit unten, da gleichzeitig der gewohnte Unternehmensalltag weitergeführt werden muss. Das führt zu Verzögerungen, sodass der Zeitplan nicht eingehalten werden kann. Daher sollten Sie Ihr ERP-Projekt möglichst realistisch hinsichtlich Zeit und Ressourcen planen. Zudem sollten Sie Meilensteine festlegen, um immer wieder zu überprüfen, ob das Budget und die Terminvorgaben eingehalten werden und bei Schwierigkeiten ggf. einzulenken.

5. Schlechte Kalkulation

Neben dem zeitlichen Umfang werden auch die Kosten oft nicht richtig bemessen. Häufig werden in die Kalkulation nicht alle anfallenden Kosten miteinbezogen, wodurch es zu einer Budgetüberschreitung kommt. Neben den Kosten für das eigentliche ERP-System müssen auch Personalkosten für die am Projekt beteiligten Mitarbeiter, Schulungskosten oder Beratungskosten durch den ERP-Anbieter berücksichtigt werden. Auch zusätzliche Anforderungen, die während des Implementierungsprozesses aufgrund von schlechter Planung zum Vorschein kommen, können das Budget in die Höhe treiben. Zudem verursachen die in Punkt vier erwähnten fehlenden Ressourcen in Form von Mitarbeitern ebenfalls, dass das Projekt in die Länge gezogen wird und somit auch die Kosten steigen.

Probleme bei der ERP-Einführung – Was können Sie tun?

Wie Sie aus den fünf oben erläuterten Fehlern entnehmen können, ist ein gutes Projektmanagement und eine umfangreiche Planung das A und O bei der Einführung einer neuen ERP-Software. Seien sie aufmerksam und erkennen Sie frühzeitig Signale, die auf ein Scheitern des ERP-Projekts hindeuten können. Überprüfen Sie, ob Meilensteine erreicht, der Zeitplan eingehalten und das Budget überschritten wird. Wenn Sie früh Probleme erkennen, haben Sie die Möglichkeit einzugreifen. Auch eine gute Kommunikation mit Ihrem ERP-Anbieter ist von großer Wichtigkeit. Sollten Sie während der Implementierung von reybex auf Probleme stoßen, melden Sie uns diese gerne. Gemeinsam finden wir eine Lösung, damit Ihr ERP-System erfolgreich eingeführt werden kann. Wenn Sie all diese Aspekte im Hinterkopf behalten, steht einer erfolgreichen ERP-Einführung nichts mehr im Weg.