Im Rahmen der Projektarbeit kommt die Frage nach der Kapazitätsplanung auf, bei der es um eine ausbalancierte Nutzung der vorhandenen Ressourcen im Unternehmen geht und eine daraus resultierende Erhöhung der Produktivität und Mitarbeitermotivation. Um über einen definierten Zeitraum einen möglichst hohen Gewinn zu erzielen, sind die Ressourcen eines Unternehmens optimal zu planen.

Mit der Planung der Kapazitäten können Investitionen zum richtigen Zeitpunkt getätigt und Mitarbeiter taktisch den geplanten und ungeplanten Aktivitäten zugeordnet werden. Die Kapazitätsplanung kann in verschiedene Reifegrade unterteilt werden. Mit dieser Einteilung lassen sich interne Strukturen mit den Wettbewerbern vergleichen und entsprechende Maßnahmen zur Optimierung einleiten.

Was versteht man unter Kapazitätsplanung?

Sind Teams einerseits überlastet und andererseits im Unternehmen freie Ressourcen in anderen Abteilungen vorhanden, dann liegt es an den mangelnden Fähigkeiten einer systematischen Planung der Ressourcen auf Managementebene. Zu diesen Ressourcen zählen unter anderem die Zeit, das Budget, die Sachmittel, das Personal, Maschine und Räume. Dabei kann auch die Qualifikation der Mitarbeiter als Kapazitätsressource angesehen werden.

Mit dem Ausrichten von unternehmerischen Entscheidungen an strategischen Unternehmenszielen kann die Kapazitätsplanung relevanter Ressourcen bestmöglich funktionieren. Bleiben perspektivisch mögliche Flexibilitätspotenziale mittel- bis langfristig ungenutzt, fehlt es in Unternehmen an der realistischen Einschätzung der Ressourcen und Kapazitäten. Daten sind für diese Beurteilungen unerlässlich, um final die optimale Auslastungssteuerung umzusetzen.

Für die Planung sind Teilpläne der einzelnen betrieblichen Abteilungen zusammenzustellen und anschließend aufeinander abzustimmen. Als Ausgangspunkt für die Kostenplanung können diese dann eingesetzt werden. Mit der Kapazitätsplanung verstehen Unternehmer besser, die verfügbaren Ressourcen auf Grundlage der Auftragslage besser einzusetzen und welche Ressourcen zu einem Zeitpunkt in der Zukunft benötigt werden.

Beschreibung der Reifegradstufen bei der Kapazitätsplanung

  • Stufe 1: Im Unternehmen gibt es keinen Überblick über die Kapazität oder den Bedarf und auch keine Prozesse, um die Sichtbarkeit der Kapazitäten herzustellen.
  • Stufe 2: Es gibt eine beschränkte Verfügbarkeit der Abbildung von Ressourcen und Kapazitäten im Unternehmen. Meist wird ad-hoc auf aktuelle Situationen reagiert. In Gruppen und Projekten führt der fehlende Ressourcenüberblick zu Problemen.
  • Stufe 3: Das Unternehmen verfügt über einen umfassenden Überblick seiner Kapazitäten, speziell über das Verhältnis zwischen Personal und Bedarf. Allerdings mangelt es an wiederholbaren Prozessen, da die Kapazitätsplanung vorwiegend kurzfristig gemacht wird.
  • Stufe 4: Effektive Planungsprozesse liegen vor und auf Rollenebene gibt es eine umfassende Überprüfung der freien Kapazitäten vor jeder Auftragsannahme. Das Unternehmen ist in der Lage, sich an Veränderungen oder neue Priorisierungen anzupassen. Die Kapazitätsplanung erfolgt meist mittelfristig, es fehlt aber an einer unternehmensweiten Integration von Kontrollprozessen der Planungen.
  • Stufe 5: Die kontinuierliche Überwachung stellt die Kapazitätsplanung im gesamten Unternehmen sicher. Angepasst auf aktuelle Bedürfnisse, können die Kapazität und die Bedarfsdaten aktualisiert werden. Die wertvollsten Ressourcen werden für die wichtigsten Projekte eingesetzt. Mit der vorausschauenden Szenarienplanung optimiert das Management regelmäßig die Prozesse und Abläufe.

Welche Arten der Kapazitätsplanung gibt es?

Um zukünftige Projekte besser abschätzen und planen zu können, dürfen die verfügbaren Kapazitäten im Unternehmen nicht überschritten werden. Dafür können mit verschiedenen Arten der Kapazitätsplanung die Skills der derzeitigen Teams auf die Verfügbarkeit der Projekte abgestimmt werden.

Auch wenn eine unregelmäßige Auftragslage vorliegt, sollten Unternehmen im Rahmen der Kapazitätsplanung diesem Ablauf folgen:

  1. Beschreibung der Kapazitätsanforderungen in allen Bereichen
  2. Zuordnung und Ermittlung der benötigten Ressourcen
  3. Ermittlung der Leistungsgrenze für Mensch und Maschine
  4. Ausgleich zwischen Ressourcenbestand und Kapazitätsbedarf
  5. Überprüfung der Kapazitätsplanung nach jedem Projekt
  6. Anpassung und Optimierung der Prozesse bei Bedarf
  7. Aktualisierung der benötigten Ressourcen in regelmäßigem Rahmen

Langfristige Kapazitätsplanung wird für Investitionsentscheidungen und die strategische Planung verwendet. Dazu können Standortauswahl oder Maschinenanschaffungen gehören. Für diese Art der Aufgaben kann die Planung der Ressourcen stark aggregiert erfolgen.

Kurzfristige Kapazitätsplanung beginnt mit der Ermittlung der Stammdaten, um der Terminierung von Kapazitäten eine erhöhte Beachtung zu schenken. Sie findet im laufenden Produktionsbetrieb Anwendung und lässt sich am Ende zwischen Durchlaufterminierung und Kapazitätsterminierung unterscheiden. Kurzfristige Planänderungen müssen dynamisch eingeplant werden, um die maschinellen wie personellen Kapazitäten effizient zu nutzen. Bringen Eilaufträge die Produktionsreihenfolge durcheinander, können die Auswirkungen auf Kapazitäten direkt ersichtlich sein.

Operative Kapazitätsplanung kümmert sich um kurzfristige und auch spontane Ressourcenverteilung anhand der Bedarfe innerhalb eines Projektes und gleicht damit den Bedarf oder den Überschuss aus. Sie verhindert gezielt, Terminüberschreitungen durch fehlende Flexibilität bei Änderungen zu verhindern und auf Basis belastbarer Daten Schwankungen des Kapazitätsbedarfs besser abzufangen, was unternehmerische Risiken mindert.

Bei der strategischen Kapazitätsplanung steht die effiziente Verteilung von Ressourcen bei laufenden und kommenden Projekte mit einer langfristigen Planung und dem Erreichen der strategischen Ziele im Vordergrund.

Mit dem richtigen Blick für interne und externe Abhängigkeiten sowie übergreifende Risiken können Sie durch das ERP-System etwaige Ressourcenkonflikte frühzeitig erkennen und proaktiv lösen.

“Die strategische Kapazitätsplanung ist der Schlüssel zur Maximierung von Teamressourcen und hilft dabei, dass Teams smarter statt härter arbeiten.”

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So funktioniert die Kapazitätsplanung in der Produktion

Als Best Practice in der Fertigungsbranche kann die Kapazitätsplanung den Durchsatz in Produktionsbetrieben erhöhen und proaktiv reagieren, wenn Saisonalität oder andere Produktionsspitzen auftreten. Genauso ermöglicht die Planung das Einsetzen der Ressourcen auf Basis der zu erwartenden Menge an produzierten Gütern.

Die Kapazitätsplanung in der Produktion dient zur:

  • Effizienten Verwaltung von Durchsatz und Saisonalitäten sowie anderer Anstiege durch proaktives Angehen.
  • Besseren Nachvollziehbarkeit der mit dem Hinzufügen von Kapazität in Zusammenhang stehenden Kosten wie Arbeitskosten und Bestandskosten.
  • Effektiveren Planung, um Leadzeiten zu verkürzen und einen ausgeglichenen Produktmix zu erreichen.
  • Verbesserung von Wettbewerbsvorteilen und Sicherung zukünftiger Geschäftsmodelle.

Die Kapazitätsplanung mit einem ERP-System, wie dem von reybex, bringt weitere Funktionen mit sich, mit denen die erfolgreiche Kapazitätsplanung durchgeführt werden kann. So prüft die Software unter anderem automatisch das mögliche Kapazitätsangebot, also den frühestmöglichen Zeitpunkt, um mit dem Fertigungsvorgang zu beginnen. Tools wie Belegungsplan, Ablaufplan und Ablaufplangrafik oder die tägliche Steuerung bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Voreinstellung der Kapazitätsplanung.

Die exakte Planung der vorhandenen maschinellen sowie personellen Ressourcen und Kapazitäten in einem Unternehmen ist die Grundvoraussetzung zur Einhaltung der Liefertreue des Produktionssystems. Das gilt auch für komplexe Kapazitätsplanungen, bei denen die ERP-Software unterstützt und die Prozesse effizienter macht.

Vorteile der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung dient der mittel- bis langfristigen Bestimmung von Kapazitätsbedürfnissen und unterstützt Entscheidungsträger dabei, für in der Zukunft liegende Projekte und Aufträge den Bedarf zu ermitteln, einzuplanen und mögliche Reserven rechtzeitig zu besorgen.

Eine unzureichende Betrachtung von bestehenden Kapazitäten und Ressourcen führt zwangsläufig zu fehlender Flexibilität bei Änderungen oder Terminüberschreitungen. Beides nur zwei von vielen Faktoren, die sich direkt in der Kundenzufriedenheit auswirken und zu erhöhten Kosten und sinkender Wettbewerbsfähigkeit führen kann.

Mit einem klaren Verständnis für die Kapazitäten im Unternehmen werden die verfügbaren personellen Ressourcen nicht überschritten, unter dem die Motivation der Mitarbeiter sehr leiden würde. Informierte Personalentscheidungen zu treffen, bedeutet auch, die im Team verfügbaren Fähigkeiten auf die neuen Projekte abzustimmen.

Sind Ressourcen optimal geplant und im Einsatz, arbeitet das Unternehmen effizient und damit wirtschaftlich. Zu wenige oder zu viele Ressourcen zeigen sich unmittelbar bei den Kosten. Kommt es zu diesen Situationen, müssen sie als Anlass zu Optimierungen genommen werden, um wieder plangenau in die Projektarbeit einzusteigen.

Übrigens kümmert sich die Ressourcenplanung um die Ressourcen, die bereits im Unternehmen vorliegen, während sich die Kapazitätsplanung auf das Angebot und die Nachfrage von Ressourcen konzentriert.

Weitere Vorteile sind:

  1. Automatisierung der Produktionskapazität innerhalb des ERP-Systems reduziert Fehler manueller Dateneinträge.
  2. ERP-Systeme für komplexe Prozesse und erhöhtes Potenzial verwenden, damit große Maschinenarbeitsgruppen verwaltet werden können.
  3. In Phasen großen Wachstums können die historischen Daten aus dem ERP-System die Grundlage für die Kapazitätsplanung liefern. Dazu gehören saisonale Ereignisse oder Spitzenlasten und andere Eventualitäten, die auftreten können, und lassen sich genauso wie Trends leicht erkennen. Damit wird die vorausschauende Kapazitätsplanung erstellt.
  4. Die Daten aus der Produktionsumgebung liegen bereits im ERP-System standardisiert vor und stehen automatisch für die Kapazitätsplanung zur Verfügung.

Kapazitäten effektiv mit ERP-Systemen planen

Im Kontext einer digitalen Fabrikplanung und einer materialflusseffizienten Gestaltung der Produktion bieten prognostizierte Kapazitätsentwicklungen deutliche Mehrwerte für Unternehmen. Die dafür benötigten Daten müssen in hoher Qualität vorliegen, denn das Ergebnis der Kapazitätsplanung ist maßgeblich abhängig von der Qualität der Inputdaten. Sie sind unerlässlich, um die finale Auslastungssteuerung optimal umzusetzen und liefert die notwendige Genauigkeit von Absatzprognosen.

Was ist wichtig bei der Kapazitätsplanung mit einem ERP-System?

  • Datengenauigkeit in den Kernkompetenzen des ERP-Systems führt zu präziser Planung und Vorschau auf Ressourcenüberschüsse oder -mangel.
  • Eine Produktionsplanung unterscheidet sich von einer Kapazitätsplanung, denn sie plant die Folge der Produktionsaufträge und ihre Optimierung durch die Anwendung mehrerer Faktoren wie Leadzeiten, Auftragsposition oder verfügbarer Bestände.
  • Auswirkungen von Projektänderungen können auf die gesamte Auslastung vorab dargestellt und überprüft werden. So lässt sich bereits frühzeitig im ERP-System erkennen, ob ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Die Herausforderungen der Kapazitätsplanung mit ERP-Systemen lösen

Haben Unternehmen nicht den vollständigen Überblick über die Leistungsfähigkeit der Teams, dann wird es schwierig, eine effiziente Planung der Kapazitäten anzulegen. Studien haben mehrfach bewiesen, dass oft bis zu 50 % der Mitarbeiter in Unternehmen angaben, nicht alles zu wissen, um ihre Aufgaben vollständig erledigen zu können.

Um Mitarbeiter für Projekte einzuplanen, ist es daher unbedingt notwendig, sie vorher zu befragen und anschließend nach Bedarf zu qualifizieren. Das verbessert die Kapazitäten im Unternehmen und steigert langfristig den Unternehmenswert durch das qualifizierte Personal.

Bei der Kapazitätsplanung sollten Unternehmen Informationen zur Verfügbarkeit direkt von den Teams einholen. Nur so erhält man ein dringend realistisches Bild über die zur Verfügung stehenden Ressourcen und kann die Kapazitätsplanung im Einklang mit der Leistungsfähigkeit und den Terminerwartungen bringen.

Die wöchentliche Besprechung mit Teams über ihre Kapazitäten hilft dabei, sich den ständigen Veränderungen anzupassen, beispielsweise wenn ein Teammitglied geht, ein Projekt sich ändert oder ein Kunde einen Großauftrag kurzfristig platziert. Die regelmäßige Kommunikation stellt den realistischen Stand der Dinge dar und schützt beide Seiten vor Fehleinschätzung in der Planung.

Nach jedem abgeschlossenen Projekt sollte spätestens eine Besprechung stattfinden, die zusammenfasst, wie die Dinge gelaufen sind und wo Verbesserungen möglich sind. Wichtig ist dabei auch zu erkennen, wo Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit überschätzt haben oder in welchen Bereichen die Kapazitäten zu stark ausgereizt wurden. Diese Informationen dienen der Optimierung der Kapazitätsplanung für das nächste Projekt oder die nächste Phase.

Fazit

Um das Raten um die Kapazität in einem Unternehmen zu beenden, ist eine softwaregestützte Lösung wie ein ERP-System von reybex empfehlenswert. Die Software bildet die technologische Basis und bietet alle Funktionalitäten für eine Kapazitätsplanung. Das ERP hat darüber hinaus die notwendigen historischen Daten und erfasst alle aktuellen Daten in Echtzeit, was die Prognoseerstellung deutlich vereinfacht.

Projekte effizient zu priorisieren, führt zu realistischeren Erwartungen. Mit festgelegten Fristen lässt sich die Arbeitsmoral des Teams aufrechterhalten und allen Beteiligten bleibt Stress und Frustration erspart. Bei unzureichender Planung können Projekte nicht pünktlich abgeschlossen werden und die Projektkosten steigen, es drohen außerdem Strafen der Auftraggeber wegen Zeitüberschreitungen.

Die Unternehmensführung lässt die strategischen Vorgaben in die Kapazitätsplanung einfließen und die Teams bzw. Abteilungsleiter ergänzen diese um die zur Verfügung stehenden Ressourcen. Anschließend ist der Projektleiter zuständig, die laufenden Projekte stetig an den aktuellen Bedarf anzupassen.

Im ERP werden die Projekte dann richtig aufbereitet und der Gesamtprozess gesteuert. Regelmäßige Meetings optimieren jeden Prozess und über erhaltenes Feedback lassen sich Change-Prozesse im Unternehmen anstoßen, die für langfristige Verbesserungen sorgen.

Im ERP-System laufen alle Prozesse zusammen und die Datenbasis kann für Analysen genutzt werden.