POS-System: So finden Sie die richtige Anwendung für Ihren stationären Einzelhandel
Am Point of Sale entscheidet sich, ob der Kunden kauft oder nicht. Hier lässt sich durch geschickte Maßnahmen das Kundenverhalten steuern. Vor allem im Online-Handel gibt es mit gezielten Marketingmaßnahmen vielfältige Möglichkeiten, den Umsatz in letzter Sekunde zu steigern und Kunden von alternativen Produkten oder zusätzlichen Artikeln zu überzeugen. Der Point of Sale kann Vieles sein, das ist abhängig von dem bedienten Kanal und der Produktart.
Im stationären Supermarkt kann es der Ladenbau sein, die Lichtgestaltung in der Obst- und Gemüseabteilung oder ein Degustier Stand. Beim Online-Handel stehen andere, aber ebenfalls vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, das Verhalten der Kunden am Point of Sale zur Zufriedenheit beider Seiten zu beeinflussen. Im Zentrum stehen die Webseite des Online-Shops und die ERP-Software, die alle Maßnahmen steuert und alle Daten auswertet.
Was ist ein POS-System?
Um die komplexen Prozesse und Aufgaben am Point of Sale zentral und sicher steuern zu können, nutzen Online-Händler digitale Tools und zentrale Plattformen als Single Source of Truth. Ein Beispiel für eine solche Plattform ist das Cloud ERP von reybex.
Ein POS-System ist eine Software-gesteuerte Umgebung zur zentralen Verwaltung des Unternehmens und maßgeblicher Faktor für die Planung, Realisierung und Auswertung von nachhaltigen Marketingaktivitäten rund um den oder die Point of Sales. Das POS-System basiert auf der Funktion als zentrale und einzige Quelle der Wahrheit, in der alle Daten zusammenlaufen. So lassen sich alle Transaktionen des Geschäftsmodells digital abbilden, planen, managen und analysieren.
Cloud-basierte POS-Systeme agieren in Echtzeit und bestehen grundsätzlich aus verschiedenen Komponenten. Diese enthalten in der Regel die folgenden Funktionen:
- Tracking von Kundenbestellungen
- Verwaltung von Kundeninformationen
- Abwicklung von Zahlungen
- Erstellung von Berichten
- Verwaltung von Beständen
- Erstellung von Kundenbindungsprogrammen
- GoBD-konforme Aufzeichnung
- Nahtlose Kommunikation mit der Buchhaltung
- Mitarbeiterverwaltung über Rollen & Rechte
- Statistiken & Reportings
POS-System aus Hardware & Software
Während für einige Online-Händler die ERP-Lösung ausreicht, um mit geeigneten Maßnahmen das Kundenverhalten am Point of Sale zu beeinflussen, gibt es in anderen Betrieben Schnittstellen zu Tätigkeiten und Prozessen, die den Einsatz von Hardware notwendig machen. Von der Kasse, über tragbare Geräte, Kartenlesegeräten oder Barcodelesegeräte bis hin zur klassischen Kassenschublade und dem Quittungsdrucker stehen unterschiedliche Hardwarekomponenten für ein POS-System zur Verfügung.
Händler, die ein eigenes Lager haben, benötigen genauso wie Händler mit stationärem Geschäft plus Online-Shop, die entsprechende Hardware und Software. Auch hier übernimmt das ERP-System die Rolle der zentralen Steuerungseinheit, die alle Prozesse verwaltet und die Kundenbedürfnisse analysiert. Das individuelle POS-System muss stets auf die spezifischen Gegebenheiten und Bedürfnisse des Händlers angepasst sein.
Welche Vorteile bietet ein POS-System für den Handel?
Das POS-System stellt sicher, dass der Kunde die besten Abläufe vorfindet, wenn er einen Einkauf oder eine Bestellung bei einem Händler tätigt. Dahinter verbirgt sich die Bemühung des Händlern, seinen Kunden vollständig zufrieden zu stellen und ihn an der ein oder anderen Stelle zu einem zusätzlichen Kauf überreden zu können. Neben den grundlegenden Vorteilen wie optimierte Prozesse oder leichte Bestellabgabe gibt es noch diese Vorteile von leistungsstarken POS-Systemen.
1. POS-Systeme können Hardware und Software umfassen
2. Sie lassen sich jederzeit erweitern, ausbauen oder anpassen
3. Funktionieren unabhängig von Branchen oder Zielgruppen
4. Sind hoch skalierbar und bieten größte Flexibilität
5. Erlauben das Monitoring von Kundenverhalten
6. Begleiten alle Prozesse entlang der Customer Journey
7. Tragen wertvolle Kundendaten zusammen
8. Schließt Bestandsverwaltung oder Mitarbeiterführung ein
9. Konzentriert sich auf Wunsch auf einzelne Module wie Zahlungsabwicklung
10. Steigert Effizienz und schafft freie Ressourcen
Die Bedeutung des POS-Systems bei der Zahlungsabwicklung
Der bargeldlose Zahlungsverkehr nimmt im Online-Handel eine entscheidende Rolle ein. Stationäre Geschäfte benötigen für die POS-Zahlungen eine entsprechende Kasse, ein Online-Terminal oder andere moderne Geräte, mit denen Kunden schnell und ohne Bargeld bezahlen können. Beim Online-Shop tragen die angebotenen Bezahlmethoden wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei, das haben viele Studien bereits eindeutig belegen können.
Neben der Lieferzeit bzw. der Artikelverfügbarkeit sind fehlende Zahlungsmethoden der häufigste Grund für Abbrüche im Warenkorb. Stellen Sie sich also vor, der Warenkorb ist Ihr Point of Sale, also der Ort, an dem nichts schiefgehen darf, damit der Kunde am Ende auch wirklich die Bestellung vollständig ausführt und Sie Umsatz generieren. Der Bezahlvorgang ist ein kritischer Vorgang, bei dem das POS-System wertvolle Hilfe leistet.
Die Software muss eine schnelle und einfache Zahlungsabwicklung mit verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten anbieten können. Je nach Anforderung muss das System auch in der Lage sein, Steuern zwischen Staaten zu berechnen oder Rabatte, Gutscheine, Bonuspunkte und ähnliches einzulösen. Auch die Kombination verschiedener Standort, die neben dem Online-Shop verwaltet werden müssen, kann die entsprechende Software leisten.
Wie wähle ich das richtige POS-System aus?
Das richtige POS-System kann, richtig ausgewählt, mehr als nur Verkaufstransaktionen abbilden und Daten auswerten. Es geht um die automatische Unterstützung bei vielen Transaktionen im Alltag und der wertschöpfenden Analyse von Daten und Informationen. Damit das neue POS-System das auch wirklich leisten kann, sollten Sie auf folgende Dinge achten:
- Verbindung mit der Cloud und Abwicklung Transaktionen über Internet
- Umstieg von Online auf Stationäre und andersherum muss möglich sein
- Modularer Aufbau, Flexibilität beim Ausbau oder der Reduzierung
- App für Smartphone und Tablett verfügbar
- Nahtlose Kommunikation mit angeschlossener Hardware
- Integration kompatibler Hardware problemlos möglich
- Intelligente Bestandsverwaltung
- Mitarbeiterverwaltung
- Click & Collect Funktionen
- TSE-Schnittstelle zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen
- Verwaltung von Gutscheinen, Pfand und Kundenkarten
Diese Funktionen finden Sie übrigens alle in der ERP-Cloud von reybex. Sie können im Blogbeitrag lesen, wie reybex auch Ihnen helfen kann, den Omnichannel-Handel durch Automatisierung effizienter zu gestalten.
Wichtig ist aber, dass das POS-System stets an die persönlichen Bedürfnisse und Wünsche angepasst ist. Es gibt auch Unterschiede in den einzelnen Branchen, die berücksichtigt werden müssen. So muss beispielsweise für einen gastronomischen Betrieb die Möglichkeit zur Tischreservierung integriert sein.
Weitere Aspekte, die bei der Auswahl des passenden POS-Systems helfen, sind beispielsweise Support und Schulung, Wachstumsmöglichkeiten und die Möglichkeit, das System in bestehende Infrastrukturen zu integrieren.
Fazit: Das POS-System kann aus Hardware plus Software oder nur aus Software bestehen, abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell. Das System verbindet die stationäre mit der online Geschäftswelt, ohne dass Daten verloren gehen. Die Vorteile liegen in der Effizienzsteigerung, der höheren Kundenzufriedenheit und der sicheren und zentralen Steuerung aller Geschäftsprozesse.
Mit einem POS-System lassen sich mehrerer Filialen, Standorte und Länder integrieren, ohne dass dafür das System gewechselt werden muss. Die komplette Zahlungsabwicklung für Kundenbestellungen stellt eine der Kernfunktionen dar. Eine Integration in die bestehende ERP- oder CRM-Lösung ist in aller Regel möglich. Bei Neuanschaffungen empfiehlt sich die Anschaffung einer Komplettlösung wie die Cloud-ERP von reybex.
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