Revisionssichere Archivierung: ERP-Systeme als Datenarchiv nutzen
Die rechtssichere Archivierung von Dokumenten gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Umso wichtiger ist es, das richtige Tool an der Hand zu haben, auf dass Sie vertrauen können. In unserem Beitrag erhalten Sie alle wichtigen Informationen rund um die revisionssichere Archivierung mithilfe von ERP-System wie reybex.
Wie ist die Rechtslage?
Die Archivierung ermöglicht nicht nur die sichere und lückenlose Dokumentation, sie dient auch als Wissensdatenbank in Ihrem Unternehmen. Die digitale Archivierung ist Teil der Gesetzgebung in Deutschland, denn der digitale Belegprozess in Unternehmen muss unter Aspekten der Revisionssicherheit erfolgen. Revisionssicher abgelegt werden müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte und Bilanzen.
Die 10-Jahresfrist ist ein Kriterium eines revisionssicheren Datenarchivs, die GoBD-Konformität die andere. Dabei handelt es sich um die steuerrelevanten Dokumente in Ihrem Unternehmen, die über den gesamten Zeitraum von Aufbewahrungsfristen der geforderten Ordnungsmäßigkeit standhalten müssen.
GoBD steht für die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung digitaler Systeme. Diese Grundsätze gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind.
Die GoBD ist auf eingesetzte EDV-Systeme, wie die reybex ERP-Cloud, ausgedehnt. Das bedeutet, ein Geschäftsvorfall kann nur dann ordnungsgemäß sein, wenn auch alle involvierten EDV-Systeme es ebenfalls sind.
Wann ist ein EDV-System GoBD-konform?
Damit ein EDV-System die geforderte Konformität aufweist, muss es die Aufzeichnungen in elektronischer Form korrekt erfassen. Dazu gehören unter anderem auch die Vorgaben, wie eine elektronische Buchhaltung auszusehen hat und wie Belege digitale erfasst und gespeichert werden. Grundsätzlich kann gesagt werden, die GoBD-Konformität wird erreicht, wenn die elektronische Aufzeichnung und Archivierung von steuerlich relevanten Daten den formalen Anforderungen entspricht.
Die GoBD gibt es seit 01. Januar 2012 und ist in Kooperation mit Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern entstanden. Die Regelungen waren notwendig geworden, um die bis heute gültigen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoB auf PC-Software und digitale Kassensysteme auszuweiten. Diese Grundsätze stellen kein Gesetz dar, sondern umfassen hilfreiche Anwendungen der Finanzverwaltungen für Unternehmen.
Die GoBD umfasst vier Säulen:
- Kontrolle und Protokollierung bedeutet, die logische Nachvollziehbarkeit von elektronischen Geschäftsvorfällen und die Verknüpfung von Belegen und Buchungen in der Buchhaltung. Die Informationen für die Steuerbehörden müssen auf einem Datenträger übergeben werden, der ohne Installation von zusätzlicher Software die Informationen einsehbar darstellt.
- Datenintegrität sieht vor, dass alle Informationen, die während eines Geschäftsprozesses entstehen, unveränderbar gespeichert und gegen den Zugriff von Dritten geschützt sind. Jede Veränderung an einem Datensatz muss im Sinne einer Historie aufgezeichnet werden und problemlos einsehbar sein.
- Dokumentation meint in der GoBD die Verfahrensdokumentation. Sie umfasst nicht nur eine einfache Anleitung für die verwendete Software, sondern erklärt auch, wie die Aufzeichnungen im System zu verstehen sind. Belege müssen maschinell auswertbar sein, und zwar mit dem PDF/A-3-Format als bevorzugter Standard.
- Migrationsbeständigkeit bedeutet, dass bei einem Systemwechsel die Daten unverändert mit umziehen. Außerdem müssen Sie bei der elektronischen Archivierung einen Index verwendet, der erlaubt, die Dateien eindeutig zuzuordnen.
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen?
Auch wenn die GoBD Klarheit für Unternehmen schafft, so stehen primär kleine und mittelständische Betriebe vor Herausforderungen bei der Umsetzung. Einer der wichtigsten Bereiche ist die ordnungsgemäße Verbuchung von Barerlösen, denn die Anforderungen aus einer konventionellen Buchführung lassen sich nicht direkt auf die digitale Buchhaltung übertragen. Auch hinsichtlich der Archivierung, Durchsuchbarkeit und Vorhaltung von Dokumenten zu Prüfzwecken gibt es Hürden.
Belege im Original archivieren: Die Archivierung von Kopien ist nicht gestattet. Als Original wird unter anderem ein konformer Scan eines Beleges oder eine PDF-Rechnung eines Lieferanten angesehen.
Wechsel des Kassensystems: Dabei müssen zunächst die Originaldaten abgesichert und in einem dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden. Das Umkopieren ist nicht erlaubt.
Beschreibung aller Verfahrensbestandteile zur Verfügung stellen: Kommt der Betriebsprüfer ins Haus, um die digitale Buchführung auf ihre sachliche und formelle Richtigkeit hin zu prüfen, müssen Sie die Verfahrensdokumentation inklusive einer Beschreibung aller Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentenbestände stellen können.
Unterschiedliche Systeme in einem Betrieb: Oftmals arbeiten Unternehmen nicht durchgängig mit einem System oder Archiv. Die Revisionssicherheit bedarf aber standardisierter Prozesse, die digital unterstützt für Rechtssicherheit sorgen. Die nahtlose Integration bestehender Systeme in ein neues ERP-Programm ist daher essenziell.
Die revisionssichere Archivierung gilt auch für nicht digitale Inhalte: Sie haben noch Altbestände an Papierakten und Archiven im Lager? Dann müssen auch die auf digitalem Wege konform gemacht werden. Die nachträgliche Digitalisierung von Dokumenten hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Um eine revisionssichere Archivierung zu erhalten, müssen die folgenden Punkte für alle Dokumente zwingend eingehalten werden:
- Ordnungsmäßigkeit der Dokumente sowie ihre Vollständigkeit
- Sicheres Gesamtverfahren und Schutz der Daten vor Veränderung oder Verfälschung
- Rechtesystem und Rollenverwaltung grenzt Zugang zu Daten auf berechtigte Nutzer ein
- Historie und Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen und Dokumentation des gesamten Verfahrens
- Aufbewahrungspflichten werden eingehalten, Dokumente sind lesbar
- Schutz vor Verlust oder Vernichtung
Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei der digitalen Archivierung
- Spendenbelege müssen neben dem digitalen Format auch im ursprünglichen Format, beispielsweise in Papierform, aufbewahrt werden.
- Vergewissern Sie sich stets, dass die verwendeten Systeme den Vorgaben der Finanzverwaltung entsprechen. Sie können dem Hersteller später keine Schuld dafür in die Schuhe schieben.
- Im Idealfall verwenden Sie beim Scannen von Originalen die OCR-Technologie, damit das Dokument durchsuchbar wird. Auch farbliche Hervorhebungen, wie rot markierte Minusbeträge, müssen in der Kopie nachvollziehbar sein.
- Auf dem Weg vom Produktivsystem in das Archivsystem dürfen sich Informationen nicht verändern.
- Bewahren Sie Daten, die aus der Buchhaltungssoftware oder dem Kassensystem stammen, stets als PDF auf.
- Sind Daten verschlüsselt, muss die Verschlüsselung spätestens beim Finanzamt aufgehoben werden.
- Benötigt das Finanzamt spezielle Hilfsmittel zum Lesen der Daten, müssen Sie diese bereitstellen.
- Alle Informationen müssen gegen Verlust und Vernichtung geschützt sein.
- Als Mitwirkungspflicht des Unternehmers gilt, dass Sie die Mitarbeiter des Finanzamts in das verwendete System einweisen.
- Unbare Geschäftsvorfälle müssen bis zum Ende des folgenden Monats gebucht werden, aber bereits vorher, und zwar innerhalb von zehn Tagen nach dem Eingang, ordentlich nummeriert und sortiert werden.
- Die Daten in Ihrem System müssen einem Rechtesystem unterliegen.
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