Vertrieb automatisieren: So steigern Sie Ihre Verkaufszahlen mit einem ERP-System

Die Digitalisierung ist schon lange kein Wunschdenken mehr, sondern findet in betrieblichen Prozessen immer mehr Akzeptanz. Unternehmen sehen die Notwendigkeit, ihre Prozesse zu digitalisieren und mit neuesten Technologien von der digitalen Arbeitswelt zu profitieren.

Parallel zur Digitalisierung ist auch immer wieder die Rede von der Automatisierung. Dabei geht es um alle Prozesse entlang der Customer Journey, denn hier ergibt sich besonders viel Reibung, die durch optimierte digitale Prozesse minimiert werden kann.

Der Kunde steht im Mittelpunkt und beeinflusst maßgeblich den Digitalisierungsgrad von Unternehmen. Gerade die KMU sind wirtschaftlich auf eine enge und langfristige Stammkundschaft angewiesen, das gilt für B2B also auch für B2C. Indem Unternehmen ihren Vertrieb automatisieren gelingt eine wertschöpfende Kundenbindung mit Mehrwert für alle Beteiligten entlang der Supply-Chain.

  1. Was ist Automatisierung im Vertrieb?
  2. Welche Vertriebsprozesse lassen sich automatisieren?
  3. Was für Vorteile bringt der automatisierte Vertrieb?
  4. Unterschied CRM und ERP
  5. Wo liegen die Vorteile einer integrierten CRM-Lösung in das ERP-System
  6. CRM und ERP von reybex

Was ist Automatisierung im Vertrieb?

Ein digitaler Vertrieb legt viele Potenziale in den Sales-Prozessen frei. Zur Automatisierung werden verschiedene Techniken wie beispielsweise eine Software implementiert. Dabei ist die Digitalisierung natürlich ein Thema, denn hier werden konventionelle Arbeitsweisen zu strukturierten und teilweise automatisierten Prozessen zusammengefasst.

Die Administration belastet nicht selten Vertrieb und Marketing, denn mit gleichzeitig steigender Nachfrage wächst auch der administrative Aufwand oftmals überproportional stark. Informationen sind zum Motor geworden, Daten können wertschöpfend analysiert werden. Vorausgesetzt, das Vertriebsteam findet durch automatisierte Abläufe an anderer Stelle Entlastung.

Mit Software werden Vertriebsprozesse digitalisiert und optimiert. CRM-Systeme nehmen Kundendaten auf und eine Buchhaltungssoftware erleichtert die finanziellen Aspekte im Unternehmen. Grundsätzlich lässt sich mit der Automatisierung im Vertrieb die Produktivität steigern und die Effizienz erhöhen. Es ergeben sich freie Potenziale bei den Mitarbeitern, die für die wirklich wichtige Aufgabe, und zwar das Verkaufen, genutzt werden können.

Welche Vertriebsprozesse lassen sich automatisieren?

In nahezu jedem Unternehmen gibt es einen Vertrieb, also eine Abteilung, die sich ausschließlich mit dem Verkauf der Produkte und Dienstleistungen beschäftigt. Häufig fällt ebenfalls das Marketing in den Bereich des Vertriebs, auch die Produktentwicklung kann integriert sein. Am Ende geht es darum, dass alle beteiligten Abteilungen und Bereiche Hand-in-Hand arbeiten, um den höchstmöglichen Kundennutzen zu gewährleisten und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.

Grundsätzlich lassen sich alle Vertriebsprozesse automatisieren, in denen mehrere Abteilungen oder Personen involviert sind. Alle administrativen Aufgaben entlang eines Verkaufsprozesses sind ideal geeignet, um durch Automatisierung ihre Effizienz zu steigern und die Abläufe zu rationalisieren. Beim Datenaustausch kann beispielsweise eine ganzheitliche Lösung für Einsparungen und Erleichterungen sorgen. Nehmen wir die Buchhaltung und den Vertrieb, und ihre Schnittmengen wie Rechnungsstellung, Geldeingang, Mahnwesen oder Erstattungen.

Ist das CRM in der Lage, mit der Buchhaltungssoftware zu interagieren, dann bieten sich hier wesentliche Überschneidungen an, diese mit einer Automatisierung zu optimieren. Genauso sieht die Datenpflege im Kundenmanagement aus. Da kann mit automatisierten Abläufen etwa das Aussenden von Broschüren oder Vertriebsbelegen erleichtert werden oder Adressänderungen automatisch erfolgen.

Gehen wir in das Marketing, dann lassen sich auch hier erhebliche Potenziale entdecken wie beispielsweise in der Dokumentenerstellung. Das betrifft alles von Verträgen über Werbeprospekte bis hin zu Broschüren und Flyern. Die Vertriebsautomatisierung ist in der Lage, diese Art von Dokumenten automatisch zu erstellen und kann sie an die entsprechenden Lieferanten und Kunden verschicken.

Akquise und Kundenkommunikation nehmen viel Zeit in Anspruch. Doch auch in diesem Fall verschafft die Automatisierung Erleichterung. Erste Informationen bei Beschwerden oder Fragen können etwa durch einen Chatbot abgefragt werden. Im E-Mail-Kontakt zu Kunden lassen sich Textbausteine vorher definieren und zu bestimmten Zeiten automatisiert verschicken.

Die Automatisierung im Vertrieb findet an vielen Schnittstellen im betrieblichen Ablauf statt und kann enorme Wettbewerbsvorteile für Unternehmen bringen.

Welche Vorteile bringt der automatisierte Vertrieb?

Time is Money! Wenn Ihre Mitarbeiter mit der Datenpflege oder der Dokumentenerstellung beschäftigt sind, haben sie keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben wie den Verkauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Nur wenn ein Unternehmen gut verkauft, kann es Gewinne erwirtschaften und sich so seine Marktstellung erhalten.

Durch die Digitalisierung und vor allem die einheitliche Automatisierung im Vertrieb erreichen Sie, dass vorhandene Ressourcen effektiver genutzt werden. Dabei geht es vor allem um die Zeit und genau hier kann die Automatisierung helfen. Mit einem CRM-System lassen sich eine Vielzahl an Automatisierungslösungen umsetzen. Administrative Aufgaben werden automatisiert und zeitaufwendige Abläufe können standardisiert von der Software übernommen werden.

Ein weiterer Unterschied ist das optimierte Aufgabenmanagement, das durch den digitalen Support zu spürbaren Verbesserungen in der Performance des Teams sorgen wird. Damit steigt auch die qualifizierte Leistungsfähigkeit des Vertriebs.

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Unterschied CRM und ERP

Man kann sagen, dass ein ERP-System die übergeordnete Ebene über dem CRM-System darstellt. Im CRM werden Daten erfasst, die mit dem Kunden, dem Vertrieb und dem Marketing in engem Bezug stehen. Das ERP-System aber erfasst alle internen Geschäftsprozesse und kann die Daten untereinander in Bezug setzen. Beide Systeme optimieren Abläufe und gehören zu den wichtigsten Werkzeugen für Unternehmen.

Wo liegen die Vorteile einer integrierten CRM-Lösung im ERP-System

Ist das CRM-System Teil des ganzheitlichen ERP-Systems im Unternehmen, dann reduzieren Sie das wirtschaftliche Risiko und optimieren bestehende Unternehmensprozesse. Mit Reporting, Datenanalysen und Opportunity-Management werden Korrelationen zwischen Datenbanken hergestellt. Aus den Ergebnissen lassen sich Prognosen erstellen und vorausschauende Maßnahmen planen.

CRM und ERP können sich nicht gegenseitig ersetzen, sodass idealerweise die Integration des CRM ins ERP-System für erhebliche Vorteile sorgt. Marketing, Vertrieb und andere Abteilungen, die dem Endkunden nahe stehen, greifen auf nahtlose Echtzeit-Daten zu. Stammdaten lassen sich synchronisieren und Artikelstammdaten oder Zahlungs- und Lieferbedingungen aus dem ERP stehen im CRM den verantwortlichen Stellen zur Verfügung.

Andererseits lassen sich Aufträge aus dem CRM direkt in das ERP-System laden, wo diese automatisch von der Logistik oder der Fakturierung eingesehen werden können. Der gesamte Lieferstatus sowie Informationen über das Zahlungsverhalten, die Bonität oder Retouren sind über beide Systeme abrufbar. Profitieren Sie von umfangreichen Reportingfunktionen, verschlankten Geschäftsprozessen und verkürzten Durchlaufzeiten.

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