Warenwirtschaftssystem einfach erklärt

  1. Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
  2. Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
  3. Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
  4. Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
  5. Tipps für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems
  6. Optimieren Sie Ihre Warenwirtschaft mit reybex!

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenwirtschaft befasst sich im Rahmen der Betriebswirtschaft mit der Verwaltung aller materiellen Güter im Unternehmen. Warenwirtschaftssysteme (auch WaWi oder WWS) unterstützen das Unternehmen dabei Warenströme abzubilden, zu analysieren und zu steuern. So profitieren vor allem die Disposition und die Logistik, aber auch die Produktion und der Verkauf von einer solchen Software. Die Hauptaufgaben eines Warenwirtschaftssystems bestehen in der: – Steuerung des Warenflusses – Erfassung und Bereitstellung von Produkt- und Kundendaten – Rechnungslegung – Inventur – Statistik

Aufbau eines Warenwirtschaftssystems

Um arbeiten zu können benötigt das Warenwirtschaftssystem Daten. Diese werden unterschieden zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind Daten, die sich selten verändern. Beispiele hierfür sind Kundennamen, Artikelbezeichnungen oder Lieferkonditionen. Hierbei ist zu beachten, dass Stammdaten nicht doppelt, fehlerhaft oder veraltet im System hinterlegt sind, da es sonst zu fehlerhaften Prozessen kommen kann. Im Gegensatz zu Stammdaten verändert sich Bewegungsdaten kontinuierlich. Beispiele hierfür sind die Lagerbestände, Aufträge und Rechnungen.

Die Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems sind:

  • Warenbeschaffung (inkl. Wareneingang und Einkauf)
  • Lagerverwaltung
  • Warenabsatz (inkl. Warenausgang und Verkauf)

Je nach System werden außerdem verschiedene Zusatzfunktionen angeboten, wie z.B.:

  • Personal
  • Marketing
  • Finanzbuchhaltung
  • Controlling
  • Analysen und Auswertungen
  • CRM

Zudem bieten viele Warenwirtschaftssysteme diverse Schnittstellen, zu

  • Shopsystemen und Marktplätzen
  • Banken & Zahlungs­dienst­leistern
  • Kassensystemen
  • Versanddienstleistern & Fulfillment-Anbietern
  • Buchführungssoftware & Steuerberatern

Der Übergang zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System ist oft fließend. Allgemein lässt sich sagen, dass ein ERP-System wie reybex einen größeren Funktionsumfang als ein Warenwirtschaftssystem bietet. Der Schwerpunkt eines WaWi-Systems liegt auf den Waren des Unternehmens und deren Lagerhaltung. Im Gegensatz dazu umfasst ein ERP-System alle Ressourcen (Waren, Kapital, Personal) und macht es sich zur Aufgabe, diese effizienter einzusetzen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Je nachdem, wie umfangreich die Zusatzfunktionen ausfallen, kann es sich ggf. nicht mehr um ein Warenwirtschaftssystem, sondern bereits um ein ERP-System handeln.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Unterscheidung nach dem Umfang der Funktionen

Aus Sicht der IT werden drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen unterschieden:

  • Geschlossene Warenwirtschaftssysteme: Ein System übernimmt alle betrieblichen Aufgaben.
  • Offene Warenwirtschaftssysteme: Ein oder mehrere Module werden von Drittsystemen übernommen und ggf. synchronisiert.
  • Integrierte Warenwirtschaftssysteme: Es handelt sich um ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem, das feste Drittsysteme eingebunden hat (Marktplätze wie z.B. Amazon, Online-Shops usw.)

Unterscheidung nach dem Grad der Individualisierung

Warenwirtschaftssysteme lassen sich außerdem in Standard, Individual- und Branchensoftware unterteilen. Standardsoftware wird für viele verschiedene Unternehmen und damit für die breite Masse entwickelt und deckt allgemeine Aufgaben ab. Individualsoftware ist eine speziell auf die Unternehmensbedürfnisse angepasste Software. Branchensoftware ist speziell auf bestimmte Bedürfnisse einer Branche abgestimmt.