Wozu benötigt man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

  1. Was bedeutet Dokumentenmanagement?
  2. Was sind die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems?
  3. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?
  4. Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es?
  5. Für wen eignet sich Dokumentenmanagement?
  6. Tipps für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement
  7. Mit reybex automatisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement

Was bedeutet Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Dokumente, die vorher in Papierform existiert haben und nun digitalisiert wurden, betrifft das Dokumentenmanagement ebenso. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verwendet. Das übergeordnete Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Durchlaufzeiten durch eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten zu verkürzen und damit die Arbeitsproduktivität zu steigern.

Was sind die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems?

Die wichtigste Aufgabe eines DMS ist es, elektronische Dokumente digital und zentral zu archivieren und zu verwalten. Hierbei ist die revisionssichere Archivierung ein wichtiger Faktor, wenn es um die Auswahl eines DMS geht. Mehr zum Thema revisionssichere Archivierung, finden Sie hier. Ein DMS umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems gehören:

  • die Erfassung und Erstellung von Dokumenten
  • die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten
  • die Freigabe
  • die Status- und Versionsverwaltung
  • die Dokumentenablage (inkl. Metadaten und Schlagwörtern)
  • die Suche nach Dokumenten
  • die elektronische Archivierung und Löschung von Dokumenten
  • Schnittstellen zu vorgelagerten Systemen und Software, wie ein ERP-System

Im weiteren Sinne können zu einem Dokumentenmanagementsystem auch die Bürokommunikation, das Scannen und die Verwaltung von Arbeitsabläufen gezählt werden. Alle Dokumenten-Technologien hängen dabei stark voneinander ab.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

1. Schnelle Verfügbarkeit von Daten

Ein DMS schafft Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, denn Ihre Dokumente stapeln sich nicht mehr auf Ihrem Schreibtisch und in Ordnern, sondern Sie finden sie alle zentral in einem System. Dadurch sparen Sie sich die Kosten für Archivräume und es kommt der Umwelt zu Gute. Außerdem kann es auch verschiedene Insellösungen ersetzen. Sie geben einfach in der Suchmaske einen Suchbegriff ein und das System sucht für sie alle Dokumente heraus, die zu Ihrem Suchbegriff passen. Hierfür müssen Sie allerdings die Daten um Metadaten ergänzt haben. So finden Sie schnell das gesuchte Dokument und sparen viel Zeit.

2. Verbesserter Service

Ihre Servicemitarbeiter können durch die Verwendung von DMS schnell auf die Anfragen von Kunden reagieren. Die benötigten Informationen sind unverzüglich im System abrufbar. So verbessert sich Ihr Service und die Kundenzufriedenheit wird erhöht.

3. Ortsunabhängigkeit

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, dass Ihre Mitarbeiter von überall auf der Welt auf die Daten und Dokumente des Unternehmens zugreifen können. Das erleichtert den Arbeitsalltag ungemein, vor allem da der Trend in Richtung Homeoffice geht. Auch für Selbstständige, die sich einen Urlaub genehmigen wollen, Ihr Unternehmen aber trotzdem im Auge behalten möchten, sind DMS eine echte Erleichterung.

4. Einhaltung von Gesetzen/ Verordnungen

DSGVO, GoBD und ISO 9001 – wer ein Unternehmen führt, muss sich an gesetzliche Verordnungen halten. Ein gutes DMS stellt eine revisionssichere Archivierung und einen korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten sicher. Außerdem kennt es alle Fristen und sorgt für eine chronologische Bereitstellung Ihrer Daten. Mehr zum Thema GoBD, finden Sie hier.

5. Automatisierung von Prozessen

Es ist ratsam wiederkehrende Prozesse mit einer Dokumentenmanagementsystem zu automatisieren. So werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Fristen, wie Zahlungsziele, Skontofristen und Fälligkeitsdaten können von dem DMS überwacht werden. Außerdem werden menschliche Fehler durch die Nutzung eines DMS vermieden. Die Kommunikation im Team wird zudem durch ein DMS vereinfacht. Viele DMS verfügen über Mitteilungen und Notiz- und Kommentarfunktionen.

Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es?

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems können drei Arten unterschieden werden: