Die revisionssichere Archivierung ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensführung. Sie ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern sorgt auch für transparente, nachvollziehbare Prozesse und einen sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten. Mit einem ERP-System wie Reybex lassen sich diese Anforderungen effizient, digital und rechtssicher erfüllen.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass geschäftsrelevante Unterlagen und Dokumente vollständig und ordnungsgemäß abgelegt, vor Manipulation geschützt, ausschließlich für berechtigte Nutzer zugänglich, nachvollziehbar dokumentiert und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Ziel ist es, jederzeit eine lückenlose und überprüfbare Dokumentation sicherzustellen – auch im Fall einer Betriebsprüfung.
Die Archivierungspflicht ergibt sich aus gesetzlichen Anforderungen wie der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Relevante Dokumente wie die folgenden müssen mindestens zehn Jahre lang revisionssicher, nachvollziehbar und digital auswertbar aufbewahrt werden:
Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschlüsse
Inventare und Lagerberichte
Bilanzen und Belege
Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 verkürzt sich die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kassenbelege) gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht Jahre. Andere Unterlagen wie Bücher, Bilanzen oder Jahresabschlüsse unterliegen weiterhin der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
Ein ERP- oder Buchhaltungssystem wie Reybex gilt als GoBD-konform, wenn steuerlich relevante Daten korrekt erfasst, gespeichert und unverändert archiviert werden, jeder Geschäftsvorfall logisch nachvollziehbar dokumentiert ist, alle Änderungen und Zugriffe protokolliert werden und die Daten bei Bedarf ohne zusätzliche Software bereitgestellt werden können. Seit der GoBD-Neufassung 2024 ist auch der Z3-Zugriff über digitale Schnittstellen oder Cloud-Systeme zulässig – der Versand auf physischen Datenträgern ist nicht mehr zwingend erforderlich.
Kontrolle und Protokollierung
Datenintegrität
Dokumentation (inkl. Verfahrensdokumentation)
Migrationsbeständigkeit
Kleine und mittlere Unternehmen haben häufig Schwierigkeiten, revisionssichere Archivierung in der Praxis erfolgreich umzusetzen
Archivierung von Kopien statt Originalen
Fehlende Verfahrensdokumentation bei Prüfungen
Systembrüche zwischen Kasse, Buchhaltung und Archiv
Nicht nachvollziehbare Datenmigrationen bei Systemwechseln
Fehlende OCR-Erkennung und Durchsuchbarkeit bei gescannten Dokumenten
Nicht GoBD-konforme Systeme
Auch Papierarchive müssen im Rahmen der Digitalisierung GoBD-konform gescannt und archiviert werden
Hinweis: Ab 1. Januar 2025 gilt eine Pflicht zur elektronischen Rechnung in strukturierter Form (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Diese müssen ebenfalls GoBD-konform gespeichert werden – ein reines PDF reicht nicht aus.
Eine korrekte und rechtssichere digitale Archivierung ist entscheidend für effizientes Arbeiten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Achten Sie auf folgende Punkte, um Fehler zu vermeiden:
Spendenbelege müssen ggf. zusätzlich im Original aufbewahrt werden.
OCR-Scans sicherstellen, um die maschinelle Durchsuchbarkeit zu gewährleisten.
Farbige Markierungen wie Minus-Beträge müssen im Scan erkennbar bleiben.
Daten dürfen sich beim Archivieren nicht verändern.
Belege aus der Buchhaltung sollten im PDF-Format vorliegen.
Verschlüsselte Daten müssen für das Finanzamt zugänglich gemacht werden.
Das Finanzamt benötigt ggf. Lesetools – diese sind bereitzustellen. Die Verfahrensdokumentation muss sämtliche Prozesse und Systeme detailliert beschreiben – inklusive Cloud-Dienste, Konvertierungen und Zugriffskontrollen.
Jeder Mitarbeiter muss über das Rechtesystem Zugriff nur auf zulässige Daten erhalten.
Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen erfasst und geordnet werden.
✅ GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
🔁 Tägliche Synchronisation aller Systeme
📄 Individuelle Archivierungsfristen je Belegtyp
👥 Zugriffskontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung
🔄 Migrationsfähigkeit alter Archivdaten
👁️ Jederzeit Einblick in alle archivierten Belege
🔐 Integrierter Schutz vor Verlust, Diebstahl, Manipulation, Vernichtung
Revisionssichere Archivierung ist keine Option – sie ist Pflicht. Mit einem Cloud-ERP wie Reybex profitieren Sie nicht nur von einer GoBD-konformen Archivierung, sondern auch von automatisierten Prozessen, einfacher Bedienung und einem zentralen Datenmanagement. So erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern steigern auch Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen.
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