Tipps für die nächste Inventur – manuell oder digital?

Viele Händler scheuen die jährliche Bestandsaufnahme – die Inventur. Doch mit der richtigen Planung und digitalen Unterstützung lässt sich der Prozess effizient und gesetzeskonform gestalten.

Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist die umfassende Erfassung der Bestände und Vermögenswerte eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie ermöglicht nicht nur die Erfüllung rechtlicher Vorgaben (§ 240 HGB, §§ 140 ff. AO), sondern hilft auch dabei, Fehl- und Mehrbestände im Lager zu identifizieren.

Wesentliche Aspekte

Erfassung materieller (z. B. Warenbestand) und immaterieller Werte (z. B. Forderungen, Schulden)
Aufnahme erfolgt durch Zählen, Messen oder Wiegen
Ergebnis fließt in den Jahresabschluss ein

Wer muss eine Inventur durchführen?

Unternehmen, die bilanzieren – z. B. GmbHs, OHGs oder eingetragene Kaufleute – sind verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Inventur durchzuführen. Zusätzlich gilt die Pflicht auch für Unternehmen mit Gewinn über 60.000 € oder Umsatz über 600.000 € in zwei Geschäftsjahren.

Kurz zusammengefasst

Bilanzierende Unternehmen (§ 240 HGB, §§ 140/141 AO)
Freiwillige Inventur möglich bei Nicht-Bilanzierern
Pflicht erstreckt sich auf alle Vermögens- und Schuldposten

Was wird bei einer Inventur ermittelt?

Bei einer Inventur werden Mengen, Werte und Arten der Vermögensgegenstände sowie Schulden zum Stichtag dokumentiert.

Aufgeführte Elemente

Art des Vermögens – z. B. Ware, Anlagegut, Forderung
Menge – Anzahl, Gewicht, Maß
bilanzieller Wert – ggf. nach Abschreibungen
Pflicht zur Aufbewahrung der Inventurprotokolle für 10 Jahre

Welche Inventurarten gibt es?

Je nach Unternehmen und Lagerbedingungen kommen unterschiedliche Arten der Inventur in Betracht.

Type im Überblick

Stichtagsinventur: zur Bilanz-Stichtags-Nähe (z. B. 10 Tage vor/nach Jahresende)
Permanente Inventur: laufende Bestandsaufnahme über das Jahr verteilt
Stichprobeninventur: bei großen Lagern mit elektronischer Buchführung möglich, genehmigungspflichtig

Die Inventur richtig vorbereiten

Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass die Inventur reibungslos läuft – mit minimalem Aufwand und hoher Genauigkeit.

Vorbereitungstipps

Terminplanung: Ideal nahe dem Bilanzstichtag
Raumplanung: Lager aufräumen, Zähl- und Arbeitsplätze festlegen
Personalplanung: Teams bilden, Verantwortung definieren, eventuell Urlaub sperren
Ablaufplan: Start-/Ende-Zeit, Pausen, Auftragsstopp, Material bereitstellen
Dokumentation: Arbeitsanweisung, Inventurlisten oder digitale App nutzen

Hinweis auf Digital-Option:

Manuelle Inventurlisten → hoher Aufwand, doppelte Datenpflege
Digitale Inventur per App/Scanner → Zeit sparen, Fehler vermeiden, direkt im System erfassen

Fazit

Die Nutzung einer modernen Cloud-ERP-Lösung erleichtert die Inventur erheblich. Mit Reybex gelingt die Inventur schneller, genauer und rechtssicher.

Vorteile im Überblick:

Mobile Lager-App + Bluetooth-Scanner ermöglichen direkte Inventur im System
Fehlerquellen durch manuelle Übertragung entfallen
Dokumentation und Aufbewahrung im ERP-System integriert
Mehr Zeit für Planung statt Zählchaos

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