Tipps für die nächste Inventur
Vielen Händlern graut es jedes Jahr vor der Inventur. Diese gehört mittlerweile zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und unterliegt selbst auch entsprechenden Inventurgrundsätzen. Wer keine permanente Inventur sondern eine Stichtagsinventur (meist der 31.12.) durchführt, kann diese 10 Tage vor oder nach dem Ende/Anfang des Geschäftsjahres (Bilanzstichtag) durchführen. Händler die bereits auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen sind klar im Vorteil und können stressfreier die richtigen Bestände ermitteln.
1. Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist eine Aufnahme der Bestände und Vermögensgegenstände oder aber auch Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Bei einer Inventur wird demnach das materielle Inventar gezählt, gemessen oder gewogen, alle immateriellen Werte (z.B. Forderungen, Firmenwerte, Schulden, usw.) durch eine Buchinventur nachgewiesen. Eine Inventur ist meist mit einem hohen personellem Aufwand verbunden.
Die Inventur ist jedoch nicht nur Pflicht und eine Grundlage für Ihren Jahresabschluss, sondern auch wichtig für Sie. So bereinigen Sie im Laufe eines Jahres angefallene Fehl- oder Mehrbestände und korrigieren Ihren tatsächlichen Warenwert im Lager.
2. Wer muss eine Inventur durchführen?
Bilanzierende Unternehmen müssen laut §240 HGB und in §§ 140 und 141 Abgabenordnung einmal im Jahr eine Inventur durchführen. Das sind z.B. OHGs, GmbHs und eingetragene Kaufmänner und Kauffrauen. Wenn innerhalb von 2 Geschäftsjahren 60.000 EUR Gewinn verbucht werden oder der Umsatz über 600.000 EUR liegt, muss ebenfalls eine Inventur gemacht werden. Alle anderen Unternehmen und Kaufleute können eine freiwillige Inventur durchführen.
3. Was wird bei einer Inventur ermittelt?
Bei einer Inventur wird sowohl das materielle als auch das immaterielle Inventar ermittelt. Die Protokolle der Inventur müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Aufgenommen werden hierbei
- die Art des Vermögens
- die Menge (Gewicht, Maß, Anzahl)
- der jeweilige bilanzielle Wert (bei Vermögensgegenständen mit Wertverfall abzüglich der Abschreibung)
4. Welche Inventurarten gibt es?
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur erfolgt 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag. Am Tag der Inventur wird eine volle Bestandsaufnahme angefertigt.
Permanente Inventur
Bei einer permanenten Inventur findet die Inventur etappenweise statt. Beispielsweise bestimmen Sie jeden Monat das Inventar einer bestimmten Warengruppe.
Stichprobeninventur
Bei großen Unternehmen besteht die Möglichkeit, Bestände mittels Stichproben zu ermitteln. Erlaubt ist diese Art der Inventur, wenn 20% der Waren 80% des Umsatzes ausmachen, das Lager mehr als 1.000 Positionen listet und die Lagerbuchhaltung elektronisch ist. Nur das Finanzamt kann die Stichprobeninventur genehmigen.
5. Die Inventur richtig vorbereiten
Die Grundsätze einer ordnungsgemäß durchgeführten Inventur sind als Arbeitsanweisung erforderlich, um Inventurfehler zu vermeiden. In diese Arbeitsanweisung gehören Regelungen zur
- Terminplanung,
- Raumplanung,
- Personalplanung
- Ablaufplanung und
- Dokumentation der Inventur.
So bereiten Sie Ihre Inventur vor:
Eine gute Vorbereitung auf die Inventur ist bereits die halbe Miete! Damit Ihre Inventur gut vorbereitet ist, empfiehlt es sich folgende Tipps zu beachten:
1. Den Termin festlegen
Wenn Sie, wie die meisten Unternehmen, als Bilanzstichtag den 31. Dezember gewählt haben, besteht zwar die Möglichkeit 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Termin die Inventur durchzuführen, jedoch wird eine Rückrechnung zum Stichtag immer komplizierter, je weiter der Termin vom Bilanzstichtag entfernt ist. Nehmen Sie daher wenn möglich die Inventur so nahe wie möglich am Bilanzstichtag vor.
2. Raumplanung
Bereiten Sie das Lager für die Inventur vor. Entfernen Sie beispielweise unnötige Kartonagen, räumen Sie Waren in Regalen oder Palettenstellplätzen zum besseren Zählen nach vorne, schaffen Sie Platz, um große Mengen z.B. auf einem Tisch zu zählen. Legen Sie fest, wo ggf. Mitarbeiter am PC sitzen und die erfassten Bestände elektronisch erfassen.
3. Personal planen und einteilen
Stellen Sie in der Personal-/Urlaubsplanung sicher, dass am Tag der Inventur die notwendige Anzahl an Mitarbeitern für die Inventur zur Verfügung steht. Viele Unternehmen verhängen für diesen Zeitraum auch eine Urlaubssperre.
So teilen Sie Ihre Teams am besten auf:
- Bei manuellen Listen und Zählen sind Zweierteams zu empfehlen. Der eine zählt und der andere schreibt auf. Zähler und Schreiber sollten die Listen mit Ihrem Namen versehen und unterschreiben. Die Leitung der Inventur sollte ab und zu stichprobenartig kontrollieren, ob die Teams richtig gezählt haben und ggf. festgestellte Fehlmengen/Mehrmengen als Zweitkontrolle selbst prüfen.
- Die Inventur-Mitarbeiter sollten in dem Bereich, für den sie im normalen Tagesgeschäft zuständig sind, wenn möglich, keine Inventur durchführen. Hier besteht die Gefahr, dass die Bestände manipuliert werden.
- Am besten wird im Rahmen eines 4-Augen-Prinzips oder sogar 6-Augen-Prinzips der Bestand ermittelt, so können Falschzählungen am sichersten umgangen werden.
Notieren Sie sich die Teams mit Namen, die Sie gebildet haben und notieren Sie sich für das nächste Jahr, welche der Teams sehr gut funktioniert haben und welche besser neu gebildet werden sollten.
4. Der Ablaufplan
Der Ablauf einer Inventur beginnt bereits mit der Vorbereitung. Entfernen Sie überflüssige und störende Kartonagen. Sortieren Sie, wenn möglich, die Ware vor, planen Sie einen Auftragsstop ein, damit bereits verkaufte Ware vorkommissioniert und ggf. versandt werden kann. Legen Sie den Starttermin, Uhrzeiten, Pausenzeiten und ein Ende der Inventur fest (auch wenn das Ende offen ist). Wann erfolgt das Erstellen der Inventurlisten? Müssen diese noch aufbereitet werden oder erfolgt die Inventur digital. Sorgen Sie ggf. für die Verpflegung aller Mitarbeiter und die benötigten Sachmittel z.B. Klemmbretter, Kugelschreiber, usw. Führen Sie zu Beginn eine kurze Unterweisung durch, um allen Mitarbeitern nochmals die Regeln mitzuteilen. Beispiel: Legen Sie genaue Regeln für das Zählen fest, dann weiß jeder Inventurhelfer was zu tun ist. Lassen Sie zum Beispiel immer von oben links nach rechts und dann nach unten zählen. Vergessen Sie nicht Ihre gesamte Planung zu dokumentieren. Dies ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern hilft Ihnen auch im nächsten Jahr, Ihre Inventurprozesse zu optimieren.
5. Dokumentation: Manuelle Inventurlisten oder digitale Inventur
Manuelle Inventurlisten sind natürlich viel Schreibaufwand, und ob man am Ende alles lesen kann eine andere Frage. Meist müssen die Daten aus den Inventurlisten noch in das Warenwirtschaftssystem übertragen werden. Dies ist zusätzliche doppelte Arbeit. Ist es jedoch in Ihrem Unternehmen nicht anders möglich oder betriebswirtschaftlich sinnvoll, sollten Sie genau festlegen, was und wie es auf den Inventurlisten notiert werden soll: z.B. Artikel-Nr., Bezeichnung, Warengruppe, Menge, das alter der Ware oder MHD.
Mit der mobilen Lager-App von reybex profitieren Sie von den Vorteilen einer digitalen Inventur:
Angenehmer und optimaler ist eine Inventur, wenn man die Listen nicht manuell erfassen und später alles wieder händisch ins System übertragen muss. Idealerweise führen Sie Ihre Inventur mit einem Scanner oder einer App direkt in der Warenwirtschaft bzw. Ihrem ERP-System durch.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis
- keine manuelle Übertragung ins Warenwirtschaftsprogramm notwendig
- genauer und weniger fehleranfällig
- direkte Dokumentation im ERP-System
Mithilfe der mobilen Lager-App von reybex und einem Bluetooth-Scanner führen Sie die Inventur schnell und effizient durch. Sie scannen lediglich mit dem Bluetooth-Scanner Ihre Artikel ein und reybex zählt für Sie alle Artikel. Am Ende erhalten Sie einen Inventurbeleg mit allen vorhandenen Mengen. Alle Dokumentationen inkl. Listen etc. sind 10 Jahre aufzubewahren.
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