Was passiert im Wareneingang?

  1. Was passiert im Wareneingang?
  2. Aus welchen Schritten besteht der Wareneingang?
    1. Warenannahme
    2.Wareneingangskontrolle
    3.Sperrlagerung und Freigabe
    4.Erfassung des Warenbestandes
    5.Einlagerung
  3. Tipps zur Optimierung Ihres Wareneingangs

Was passiert im Wareneingang?

Der Beschaffungsprozess beinhaltet grundsätzlich die Bereiche Bestellung und Wareneingang. Der Wareneingang umfasst einen Prozess in der Materialwirtschaft, der alle Vorgänge der Warenlieferung betrifft. Um mit Waren handeln zu können, muss ein Unternehmen diese zuvor einkaufen. Dies führt zu einer Bestandserhöhung im Unternehmen. Außerdem führt der Wareneingang zu einer Kapitalbindung, das bedeutet dass das Kapital nicht in liquider Form zur Verfügung steht, da erst zu einem späteren Zeitpunkt die Weiterverarbeitung und Veräußerung erfolgt. Um die Kapitalbindung zu reduzieren, versuchen Unternehmen den Bestand gering zu halten. Die Gestaltung des Wareneingang ist ein wichtiger Faktor für die Leistungsfähigkeit eines Lagers. Kommt es zu Fehlern, kann dies zu Störungen im Betriebsablauf führen.

Ziel eines optimalen Wareneingangs ist es, die Durchlaufzeiten, den Platzbedarf und die Mitarbeiterkapazitäten gering zu halten und gleichzeitig eine hohe Prozessqualität zu erhalten.

Aus welchen Schritten besteht der Wareneingang?

Bevor die Ware im Unternehmen eingeht, erfolgt eine Bestellung, beispielsweise in Form von fertig produzierten Waren. Auch Retouren von Kunden gehören zum Wareneingang. Diese werden als ungeplante Wareneingänge bezeichnet.

Der Wareneingang besteht aus mehreren Schritten: die Warenannahme, die Wareneingangskontrolle, Sperrlagerung und Freigabe, die Erfassung des Warenbestandes und die Einlagerung.

1. Warenannahme

Der erste Schritt des Wareneingangs ist die Warenannahme. Hierbei wird die Ware durch den Lieferanten zugestellt und der Warenempfänger muss den Frachtbrief und den Lieferschein hinsichtlich Absender und Empfänger überprüfen. Dies nennt man auch Plausibilitätsprüfung. Anschließend erfolgt das Entladen der Ware und es findet eine grobe äußerliche Prüfung der Ware statt. Hierbei werden beispielsweise die Unversehrtheit der Verpackung, die Transportmenge oder ggf. Transportschäden festgestellt.
Als letztes bestätigt der Empfänger die Annahme durch eine Unterschrift. Dabei sollten Datum und Uhrzeit ebenfalls festgehalten werden.

2.Wareneingangskontrolle

Grundsätzlich dient die Wareneingangskontrolle der Überprüfung der Menge und Qualität der Ware. Dabei werden die Angaben des Lieferscheins mit der gelieferten Ware verglichen. Je nach Ware können auch Stichproben entnommen werden. Bei Lebensmitteln kann auch eine Überprüfung der Temperatur erfolgen. Achten Sie unbedingt darauf, Abweichungen mit Informationen zu Prüfer, Datum und Uhrzeit zu dokumentieren.

3.Sperrlagerung und Freigabe

Gibt es ein separates Qualitätssicherungsverfahren des Unternehmens oder ist eine Freigabe durch den Zoll nötig, kann die Ware in ein Zollsperrlager eingelagert werden. Sofern die Ware alle Anforderungen erfüllt, gibt die Qualitätssicherung oder der Zoll die Ware frei.

4.Erfassung des Warenbestandes

Im nächsten Schritt erfolgt die Erfassung der Ware mithilfe des Lieferscheins im Materialbuchungssystem des Lagers. In der Lagerbuchhaltung wird der Bestand erhöht. Außerdem findet die Dokumentation der Buchung mit einem Beleg über den Lieferschein oder mit einem separaten Wareneingangsschein statt. Sofern es Abweichungen zwischen der tatsächlichen Menge und den Angaben auf dem Lieferschein gibt, muss die Menge korrigiert werden.

5.Einlagerung

Im letzten Schritt wird die Ware eingelagert und an dem entsprechenden Lagerort platziert. So steht die Ware für den Warenausgang zur Verfügung. Wichtig ist, dass die Einlagerung möglichst schnell erfolgt, das Lagerprinzip eingehalten wird und der Lagerort und die Einlagerungsmenge überprüft werden. Pufferplätze und -mengen sollten festgehalten werden.
Außerdem ist es ratsam als erstes die auftragsbezogene Ware für den Warenausgang zur Verfügung zu stellen und erst danach den Lagernachschub einzulagern.

Tipps zur Optimierung Ihres Wareneingangs

Um Ihre Durchlaufzeiten und den Personalaufwand zu reduzieren haben wir Ihnen hier einige Tipps zusammengestellt.

  1. Fehleranfällige Waren oder Waren, die für das Unternehmen besonders wichtig sind, sollten umfangreich überprüft werden. Alle anderen Produkte können in kleinerem Maße kontrolliert werden.
  2. Ihre Waren sollten möglichst schon in einer lagerfähigen Verpackung angeliefert werden. Gebindegröße und Verpackungsart sollten Sie unbedingt in den Kaufvertrag mit aufnehmen.
  3. Nutzen Sie eine Lagersoftware wie reybex. Damit behalten Sie einen Überblick über Ihre Bestände und sparen wertvolle Zeit. Mit der systemischen Lagerhaltung und -logistik können Sie Lagerorte, Plätze, Gänge und Reihen führen. Auch eine chaotische Lagerhaltung wird unterstützt. Die Planung und Kontrolle des gebundenen Kapitals erfolgt ebenfalls über reybex. Kritische Artikel können mit Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdatum versehen werden.
  4. Nutzen Sie die mobile Lagerapp von rebex in Kombination mit einem Bluetooth-Scanner, um Ihren Wareneingang zu optimieren. Wenn Sie einen Artikel scannen, wird dieser auf den richtigen Wareneingangsplatz gebucht und einer Bestellung zugewiesen. Lagern Sie Artikel einfach per Scan um, erstellen Sie Picklisten mit optimierten Wegen und drucken Sie die Versandetiketten aus. Wie sie mit der mobielen Lagerapp einen Wareneingang buchen, können Sie hier lesen.
  5. Finden Sie Ihre optimalen Liefermengen und -zeitpunkte heraus, damit die Produkte der Produktion bzw. dem Verkauf schnellstmöglich zur Verfügung stehen. Am besten ist es, die Anlieferungen gleichmäßig über den gesamten Tag zu verteilen. Suchen Sie daher das Gespräch mit Ihren Lieferanten.

Hier finden Sie hilfreiche Tipps für Ihre nächste Inventur.