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Rechnungen online schreiben, Rechnungsvorlagen

In reybex können Sie innerhalb kürzester Zeit Rechnungen online erstellen und jede Menge Zeit sparen, um sich mit wichtigeren Aufgaben zu beschäftigen. Ist Ihr Kunde schon im Kundenstamm hinterlegt, geht Rechnungen schreiben fast automatisch.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung – Was muss alles auf die Rechnung drauf?

Eine Rechnungsvorlage hilft, alle Pflichtangaben einer Rechnung zu beachten. In Deutschland müssen folgende Angaben auf einer Rechnung angegeben sein. Die Pflichtangeben sind im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt:

  • Ihre vollständige Händler oder Dienstleister Adresse
  • die vollständige Kundenadresse
  • die Rechnungsnummer
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • der Leistungszeitraum
  • das Datum der Rechnung
  • die Produkte oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden
  • die Rechnungssumme netto, der Steuersatz und die Rechnungssumme brutto (wenn Sie kein Kleinunternehmer sind)
  • die Zahlungsart, Bankverbindung
  • die Zahlungsfrist

Wie werden Rechnungen richtig aufbewahrt?

Geschäftsunterlagen und Rechnungen sollten 10 Jahre lang lesbar bleiben. Da Quittungen (meist mit einem Thermodrucker erstellt) schnell verblassen, empfiehlt es sich Fotokopien zu machen oder die Quittungen einzuscannen. Nicht immer kann man selbst entscheiden, ob ein Dokument im Original aufbewahrt werden muss oder auch digitalisiert werden kann. Im § 14b UStG – wird die Aufbewahrung von Rechnungen genau geregelt.

  • Eingangsrechnungen auf Papier können digital und auf Papier archiviert werden.
  • Elektronische Eingangsrechnungen müssen digital archiviert werden, da es laut Bundesfinanzministerium nicht zu einem Medienbruch kommen darf.
  • Ausgangsrechnungen aus einem elektronischem Fakturierungssystem werden elektronisch archiviert.
  • Ausgangsrechnungen aus einer Rechnungsvorlage (wie Word oder Excel) müssen, sobald sie elektronisch verschickt werden, auch digital aufbewahrt werden.
  • Versenden Sie Ihre Rechnungen per Post, können Sie entsprechende Kopien auch im Aktenordner archivieren.

Wie werden Rechnungen richtig verschickt?

Rechnungen per E-Mail können als PDF versendet werden. Zu beachten ist, dass die E-Mail, mit der Sie die Rechnung versandt haben, gesetzeskonform archiviert und nicht gelöscht werden darf.

Rechnungen Kleinunternehmerregelung: Sonderfall

Für Kleinunternehmer gibt es eine gesonderte Regelung der Umsatzsteuer. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, können Rechnungen netto geschrieben werden, also ohne Umsatzsteuer.

Wer sind Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind Freiberufler, Einzelunternehmer oder auch Teams mit einem Umsatz im vergangenen Kalenderjahr von unter 17.500 EUR. Gründer die einen höheren Umsatz als die 17.500 EUR im Jahr erwarten, sollten beim Gründen die höhere Jahresprognose angeben.

Es ist wichtig, auf der Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung zu platzieren. Zum Beispiel: Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin.

Rechnungsvorlagen & Musterrechnungen

Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer:

Rechnungsvorlage Google Sheet
Rechnungsvorlage Google Docs
Rechnungsvorlage Word
Rechnungsvorlage Excel
Rechnungsvorlage PDF
Rechnungsvorlage Pages

Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmen:

Rechnungsvorlage Google Sheet
Rechnungsvorlage Google Docs
Rechnungsvorlage Word
Rechnungsvorlage Excel
Rechnungsvorlage PDF
Rechnungsvorlage Pages

Rechnungen mit der Hilfe von Software automatisch erzeugen und schreiben

Auch wenn das Schreiben von Rechnungen mit der Hilfe einer Vorlage (Word, Excel, etc.) recht schnell geht, so ist es leider auch sehr fehleranfällig. Schnell lohnt sich ein System, welches automatisch mit der Warenwirtschaft verknüpft ist und aus Angeboten oder Aufträgen Rechnungen und Lieferscheine erstellt und als PDF per E-Mail versendet.

Das automatische Erzeugen von Rechnungen kann mit einem Rechnungsprogramm automatisch aus Angeboten und Auftragsbestätigungen generiert werden. Mit Hilfe der im System hinterlegten Daten werden die Rechnungen zum Beispiel als Stapelverarbeitung verarbeitet und generiert.

Die zusammengestellten Informationen zum Thema Rechnungen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Trotzdem kann reybex keine Gewährleistung für die Richtigkeit übernehmen.

Weitere Vertriebsbelege & Vorlagen:

Angebotvorlagen
Auftragsbestätigungsvorlagen
Rechnungsvorlagen
Lieferscheinvorlagen
Versandbestätigungsvorlagen

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