Was bedeutet Fakturierung?

  1. Fakturierung – Was ist das? 
  2. Was bedeutet Faktura?
  3. Arten der Fakturierung
  4. Pflichtangaben der Faktura
  5. Pflicht zur Rechnungsstellung
  6. Welche Fristen sind bei der Fakturierung einzuhalten?
  7. Folgen bei falscher Fakturierung
  8. Mit reybex die Fakturierung vereinfachen 

Fakturierung – Was ist das?

Mit dem Begriff Fakturierung meint man im Rechnungswesen den Vorgang der Rechnungsstellung. Sie beinhaltet den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung für den Kunden bis zur Buchung des Geschäftsvorfalls.

Was bedeutet Faktura?

Oftmals wird das Wort Faktura synonym für eine Rechnung verwendet. Dies ist jedoch nicht ganz richtig. Eine Rechnung ist zwar eine Faktura, aber eine Faktura muss nicht unbedingt eine Rechnung sein. Die Faktura ist nämlich ein Oberbegriff für Dokumente, die eine Abrechnung darstellen. Das können beispielsweise Quittungen, Lastschriften, Eigenbelege oder eben Rechnungen sein.

Arten der Fakturierung

Vorfakturierung

Bei der Vorfakturierung erhält der Kunde die Rechnung vor der Lieferung seiner bestellten Ware. Vorteilhaft hierbei ist, dass eine schnelle Abwicklung der Lieferung ermöglicht wird. Die Faktura enthält Anweisungen über die Bezahlung durch den Kunden, dient aber auch den Verpackern als Checkliste. Außerdem sparen der Kunde und Sie als Unternehmer Zeit und Aufwand, da der Kunde erst überweist, sobald er sich sicher ist, ob er die Ware behalten möchte. Das erleichtert die Abwicklung von Retouren.

Nachfakturierung

Bei der Nachfakturierung erhält der Kunde die Rechnung erst nach oder mit der Sendung der Ware. Hierbei kann sich der Zahlungsprozess im Gegensatz zu der Vorfakturierung jedoch verzögern. Die Nachfakturierung findet vor allem bei umfangreichen Projekten, wie etwa in der Baubranche Anwendung, da die benötigten Materialien und Arbeitsleistungen im Vorfeld nicht bekannt sind.

Pflichtangaben der Faktura

Die Faktura sollte mindestens die folgenden, vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers – und empfängers
  • Steuer – oder Umsatzsteuernummer des Leistenden
  • Angabe, dass es sich um eine Rechnung handelt
  • eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • ein Rechnungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Artikel
  • den Lieferzeitpunkt
  • die Zahlungsfrist
  • den Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer, den Steuersatz und der sich daraus ergebende Bruttobetrag
  • statt dem Steuersatz ein Hinweis auf Befreiung

Für Kleinunternehmer gelten grundsätzlich dieselben Pflichtangaben. Sie dürfen allerdings keine Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen. Als Kleinunternehmer sind Sie nicht dazu verpflichtet, dies dem Kunden mitzuteilen, es ist jedoch ratsam.

Pflicht zur Rechnungsstellung

Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtete nach Ausführung einer Leistung, die einem anderen Unternehmer gegenüber erbracht wurde, eine Rechnung auszustellen. Dies muss innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung erfolgen. Sofern der abgerechnete Umsatz steuerfrei ist, muss keine Rechnung erstellt werden.

Bei B2C-Geschäften besteht diese Pflicht nicht. Ein Unternehmer muss einem privaten Kunden also keine Rechnung ausstellen. Wenn der Kunde diese wünscht, kann der Unternehmer jedoch eine Rechnung schreiben. Privatkunden haben lediglich einen Anspruch auf eine Quittung über den gezahlten Betrag.

Welche Fristen sind bei der Fakturierung einzuhalten?

Kunden

Jede Rechnung enthält normalerweise eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsdatum. Dieses muss der Kunde einhalten. Tut er dies nicht, gerät er in Zahlungsverzug. Enthält die Rechnung keine Zahlungsfrist, tritt der Verzug nach 30 Tagen nachdem der Kunde die Rechnung erhalten ein.
Rechnungen über Handwerkerleistungen am Haus oder Grundstück sind zwei Jahre aufzubewahren.

Rechnungssteller

Unternehmen sind dazu verpflichtet innerhalb von sechs Monaten nach Übergabe der Ware oder Fertigstellung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Dies gilt jedoch nur gegenüber anderen Unternehmen, nicht gegenüber Privatkunden.
Unternehmen sind dazu verpflichtet, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren.
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Folgen bei falscher Fakturierung

Wenn einem Unternehmen Fehler bei der Fakturierung unterlaufen, kann dies negative Folgen mit sich bringen:

  1. Bei fehlenden Pflichtangaben ist kein Vorsteuerabzug möglich.
  2. Eine zu hoch berechnete Umsatzsteuer, muss an das Finanzamt gezahlt werden. Es ist jedoch eine Berichtigung des Umsatzsteuerausweises durch das Unternehmen möglich.
  3. Sofern Sie die Umsatzsteuer unberechtigt berechnen (z.B. als Kleinunternehmer), muss die Umsatzsteuer vorerst ebenfalls an das Finanzamt gezahlt werden.

Mit reybex die Fakturierung vereinfachen

Wenn Sie eine Software wie reybex zur Fakturierung verwenden, erfüllen Sie automatisch alle Pflichtangaben. Außerdem sparen Sie Zeit, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens aufwenden können. Sie vermeiden zudem Fehler bei der Fakturierung, die nachteilig für Ihr Unternehmen sein können. Mit reybex können Sie z.B. wiederkehrende Rechnung automatisieren, Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen und automatisiert Mahnungen versenden. Weitere Informationen zur Fakturierung mit reybex erhalten Sie hier.