Erfolgreiches Bestandsmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen nach Erhalt der Kundenbestellungen die bestellte Ware auch im Lager vorrätig haben. Diesen Rat befolgen aber längst nicht alle Unternehmer. Es kommt zu Regallücken, auch als Out-of-Stock, kurz OOC, bezeichnet. Sie existieren sowohl beim stationären als auch beim Onlinehandel und führen jeweils zu unzufriedenen Kunden und Umsatzverlusten.

Im Rahmen einer Umfrage von POSpuls aus dem Jahr 2019 gaben rund ¼ der Befragten an, häufig oder sehr häufig Regallücken wahrzunehmen. Leere Regale sind also gar nicht so selten. Daher ist es für Händler wichtig, Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um sie zu verhindern oder wenigstens auf ein Mindestmaß zu begrenzen.

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Was bedeutet Out-of-Stock?

Erhebliche Umsatzeinbußen sind für keinen Händler vertretbar und sollten daher so oft es geht vermieden werden. Falsche Dispositionsmechanismen bei Händlern und Herstellern führen am häufigsten zu leeren Regalen und damit zu unzufriedenen Kunden.

Trotz ausgefeilter Systeme zum Supply-Chain-Management kommt es durch Regallücken Schätzungen zufolge zu bis zu 4 % weniger Umsatz für Handels- und Herstellerunternehmen hierzulande pro Jahr.

In der Konsequenz wandert der Kunde ab und bestellt sein gewünschtes Produkt in einem anderen Shop. Das Unternehmen verliert Einnahmen und schädigt sein Image, denn häufig machen unzufriedene Kunden ihrem Ärger in Bewertungen Luft.

Was ist die Out-of-Stock-Quote?

Umsatzverluste durch nicht befriedigte Nachfrage sind betriebswirtschaftlich negativ zu bewerten. Sie reduzieren den Umsatz, erschweren die Absatzplanung und verteuern Lagerhaltungskosten.

Die Out-of-Stock-Quote drückt den Anteil der nicht verfügbaren Artikel in Prozent an der Gesamtzahl aller geführten Artikel aus.

Beispielrechnung:

12.500 Artikel gesamt

135 Artikel nicht lieferbar

135 geteilt durch 12.500 × 100 = 1,08 % Out-of-Stock-Quote

Experten sagen, dass eine Out-of-Stock-Quote von 5 % als zu hoch gilt und der Händler dringend Maßnahmen ergreifen muss.

Was sind die Ursachen für Out-of-Stock-Situationen?

Ungeplante Regallücken sind häufig mit der mangelnden Erfassung von Bestandsdaten begründet, aber auch unklare Verantwortlichkeiten bei Bestellvorgängen zählen zu den Ursachen für Out-of-Stock-Situationen. Ebenfalls sind bei den vorgelagerten Prozessen, wie Lieferproblemen beim Hersteller oder dem verzögerten Transport, die Ursachen zu finden.

Die weitaus größere Zahl von Ursachen findet sich aber im Betrieb, und zwar meistens bei den Prozessen rund um die Bestellung. Geopolitische Einflüsse wie die Probleme bei den globalen Versorgungsketten kommen allerdings derzeit noch erschwerend hinzu.

Geht es um die Ursachen, die im Unternehmen, also dem Händler oder Hersteller selbst, vorliegen, dann sind das meist diese hier:

  1. Trotz guter Planung lässt sich der Warenkorb von Kunden immer schwerer vorhersagen. Durch Trends, die kurzfristig auf dem Markt auftauchen, kann es in jedem Unternehmen zu Regallücken kommen.
  2. Eine schlechte Bedarfsplanung wird erst recht nicht mit dem unerwarteten Anstieg der Nachfrage für ein bestimmtes Produkt fertig. Die Fehlkalkulationen können auf mangelndes Fachwissen, fehlende Software zur Bestandsplanung oder Nachlässigkeit zurückgeführt werden.
  3. Liegt die letzte Umsatzprognose schon eine Weile zurück, kann der Verlauf der üblichen Nachfrage durchaus aus dem Ruder geraten. Auch die Zeiträume für saisonale Trends und besondere Feiertage müssen stets aktuell gehalten werden. So werden im September nicht nur Weihnachtssachen in Supermärkten angeboten – sie werden auch gekauft. Es gibt also trotz aller Witze über diesen Umstand eine ausreichend hohe Nachfrage, die geplant werden will.
  4. Ist der Lagerbestand in der Excel-Liste auch wirklich aktuell? Sind die bestehenden Prozesse und die Software fehleranfällig? Dann ist es kein Wunder, wenn häufig Bestellungen eingehen, für die gar keine Ware auf Lager ist. Ein Warenwirtschaftssystem, am besten in eine ERP-Cloud wie die von reybex integriert, hält Echtzeitdaten über Lagerbestände bereit und verteilt diese an alle angeschlossenen Marktplätze und Shopsysteme.
  5. Prognosen sind eine gute Methode, um relevante Kennzahlen zu ermitteln und auszuwerten. Der Umsatz ist eine solche Einheit, mit der sich durch entsprechende Planung eine KPI erstellen lässt. Weist die Umsatzplanung aber Mängel auf, weil unter anderem die Datenbasis veraltet oder nicht vollständig ist, dann sind Regallücken die Folge.
  6. Sind Verantwortlichkeiten intern nicht klar benannt, leidet die Datenpflege und das wiederum führt zur inkorrekten Bestandspflege. Diskrepanzen zwischen tatsächlichem Lagerbestand und Bestand in einer Liste sind vorprogrammiert. Sie werden auch Inventurdiskrepanzen genannt.
  7. Natürlich gibt es auch noch externe Ursachen für Regallücken, auf die Händler nicht unmittelbar Einfluss nehmen können. Dazu zählen die Rohstoffknappheit, wie sie derzeit überall zu beobachten ist, allgemeine Lieferschwierigkeiten, die zum Alltag eines Händlers gehören und nicht zuletzt der Ausfall von Systemen oder Software.
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Regallücken – das sind die Folgen für Kunden

Das Problem von OOS aus Händlersicht wurde ausführlich behandelt, doch es geht am Ende um die nicht befriedigten Bedürfnisse des Kunden. Seine Bedürfnisse stehen im Zentrum aller Prozesse und sind wichtiger denn je. Regallücken führen daher häufig zu Kaufabbrüchen, nachträglichen Stornierungen oder Abwanderungen. Ist der Kunde gnädig und wartet, bis sein Produkt wieder vorrätig ist, hat der Händler Glück.

Wechselt der Kunde den Händler, dann sind Umsatzeinbußen die Folge. Der Vertrauensverlust, der durch den fehlenden Lagerbestand ausgelöst wird, kann schwerwiegende und vor allem langwierige Folgen haben. Denn ist der Kunde einmal abgewandert, dauert es, wenn überhaupt, nicht nur sehr lange, sondern es kostet auch viel, ihn wiederzugewinnen.

Dieser subjektive Eindruck des Vertrauensverlustes tritt nicht nur bei den betroffenen Kunden auf, er zieht sich über Bewertungen und Social Media schnell in die Köpfe potenzieller Kunden.

Die Lösung: So wirken Sie leeren Regalen entgegen

Die Out-of-Stock-Quote sollte so niedrig wie möglich sein, denn nur lieferbare Produkte sorgen für umsatzauslösende Bestellungen und glückliche Kunden. Es wird immer Unsicherheiten bei Nachfrageprognosen geben, aber viel schlimmer ist es, wenn Händler keine Prognosen und Planungen vornehmen. Für eine solide Nachfrageprognose ist moderne Software wie ein ERP-System notwendig.

Auftragsspitzen lassen sich dann bereits frühzeitig in der Bedarfsplanung berücksichtigen. Ein Sicherheitsbestand steht für erhöhte Nachfrage bereit und kann die Zeit bis zur Nachlieferung des Produktes überbrücken. Vernetzte und optimierte Prozesse in der Lieferkette erleichtern Händlern die Prognosen. Anschließend können diese für die Erarbeitung wirkungsvoller Strategien genutzt werden, um weitere Maßnahmen zu ergreifen, die Regallücken verhindern können.

Um eine kontinuierliche Bestandsführung kommt kein guter Online-Shop mehr herum, denn die Bestandsdaten müssen in Echtzeit vorliegen und allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Eine Analyse der Historie dient dann wiederum zur Erstellung von noch besseren, also exakteren, Prognosen in der Zukunft. Lagerbestände richtig zu planen, ist mit ERP-Systemen keine hohe Kunst, denn die neuen Technologien automatisieren viele Prozesse und erleichtern damit die Steuerung der Lieferketten.