Bestellwesen automatisieren: Bestandsmanagement mithilfe smarter ERP-Lösungen

Bestände stellen immer auch Kosten dar. Richtig geplante Bestände können also zu höherer Effizienz verhelfen und den Cashflow erhöhen. Das Bestandsmanagement ist ein integraler Bestandteil des allgemeinen Supply-Chain-Managements und muss mit einem hohen Grad an Sorgfalt verwaltet werden. Welche Probleme im Bestandsmanagement auftreten und wie Sie diese mit einem ERP-System wie reybex lösen können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

1. Wie kommt es zu Bestandsmanagementproblemen?
2. Vorteile von gutem Bestandsmanagement
3. Bestandsmanagement mit ERP-Cloud
4. Wie funktioniert Bestandsmanagement in modernen Unternehmen?
5. Interne und externe Einflussgrößen auf Bestände
6. Unnötige Kostenträger im Bestand mit ERP-Software minimieren
7. Bestandsmanagement ins ERP-System integrieren
8. ERP-Software von reybex mit intelligentem Bestandsmanagement

Wie kommt es zu Bestandsmanagementproblemen?

Die Marktbedingungen sind global, dynamisch und von vielen externen Faktoren beeinflusst. Das macht es Einkaufsabteilungen nahezu unmöglich, Bestellungen auf Basis von groben Schätzungen oder starren Bestandsgrenzen zu tätigen. Dazu kommt die gestiegene Komplexität der Verkaufskanäle und Kundenbedürfnisse.

Unsicherheiten in der Planung der Nachfragemenge basieren in der Regel auf Daten aus der Vergangenheit und werden ergänzt durch ermittelte Wahrscheinlichkeiten. Es kommt dabei zu zahlreichen Schwachstellen im Bestellwesen, nicht selten sind unvorhersehbare Risiken seitens der Lieferanten nicht eingeplant. In vielen Betrieben fehlt es zudem an einem nachhaltigen Management des Lagerbestands. Das Inventory-Management ist ein Teil des Bestandsmanagements und soll die Lieferfähigkeit verbessern und Lagerbestände optimieren.

Die Bedarfsplanung sorgt jederzeit für optimale Bestellmengen. Das Bedarfsmanagement umfasst dabei die wichtigsten Prozessschritte und verhindert Bestandsengpässe sowie Überbestände. Beides sind essenzielle Risiken für jeden Händler. Zum Spannungsfeld von effektiven Lagerbeständen kommen strategische Ziele, Finanzziele und Logistikkapazitäten.

Beim Warenfluss kommt es neben den klassischen Herausforderungen zudem zu fehlerhafter oder nicht vorhandener Chargenverfolgung sowie zur Implementierung von Mindesthaltbarkeiten der Güter.

Vorteile von gutem Bestandsmanagement

• Effektive Disposition und Planung der Bestände
• Weniger Altbestand und verderblicher Bestand
• Angepasst an Markttrends und saisonale Unterschiede
• Höhere Liquidität und Cashflow
• Kostensenkung durch optimierte Lagerflächen
• Bessere Lieferfähigkeit
• Optimierte Kundenzufriedenheit
• Sicherheit bei der Planung
• Erfolgreiche Produkte und Innovationen

Bestandsmanagement mit ERP-Cloud

Durch agile und Cloud-basierte ERP-Systeme ist ein effektives Bestandsmanagement auch für kleine und mittelgroße Händler realisierbar. Dank fortschrittlicher Software können Online-Händler und stationäre Händler, Fertigungsunternehmen sowie Hersteller aller Größenordnung die Vorteile eines effektiven und präzisen Bestandsmanagements nutzen.

Das klassische Bestandsmanagement basiert auf Tabellen, Papier, manueller Eingabe oder autarker Einzelsoftware. All das lässt wenig Spielraum und bewegt sich meist nur von Bestandsausfall bis Bestandsüberschuss. Dabei ist eine Echtzeit-Verwaltung des Bestands die sichere Methode für mehr Effizienz und niedrigere Kosten. Insbesondere der Cashflow leidet unter einem schlechten Bestandsmanagement.

Die ERP-Software ist in der Lage, mit verschiedenen analytischen Methoden für ein Gleichgewicht in der Betrachtung zu sorgen. Sie ermittelt die optimalen Mengen zwischen beiden extremen und sorgt für Ausgeglichenheit im Bestand.

Doch die Möglichkeiten gehen darüber hinaus, denn als Teil eines intelligenten Software-Systems können Sie neue Trends am Markt erkennen und saisonale Aspekte in die Bestandsplanung einfließen lassen. Durch die datengetriebenen Analysen erhalten Sie Mittel und Wege für Innovationen, können neue Produkte finden und lukrative Lieferverträge abschließen.

Wie funktioniert Bestandsmanagement in modernen Unternehmen?

Ein wirksames Bestandsmanagementsystem ist als Teil eines Ganzen zu betrachten. Es geht nicht nur um die Bestandsprüfung, sondern um die gekoppelte Betrachtung und Analyse von allgemeinen Lieferketten, Produktionsplänen, Kapitalbindung und Bestandsart. Es stützt sich auf die lückenlose digitale Aufzeichnung sämtlicher Bestandsbewegungen und deren Veränderungen.

Im Ergebnis erhalten Sie ein Planungstool für operative Bestellprozesse und Lagerinfrastruktur an die Hand. Mit diesem können Sie stets zuverlässige Aussagen über Menge, Qualität und Lagerort aller Artikel im Bestand treffen. Das Bestandsmanagement besteht aus der Bestandsüberwachung und der Bestandsoptimierung. Ziel dabei ist ein Lagerbestand, der sich jederzeit effektiv an die Art und Weise der Nachfrage anpassen lässt.

Dafür sind Daten notwendig, die mithilfe von Big Data Analysen im ERP-System aufgearbeitet werden. Diese Daten gewinnen Sie beispielsweise durch intelligente Scanner oder Apps, die Etiketten mit Inventarinformationen erstellen bzw. auslesen können. Fortschrittliche ERP-Software sammelt, bearbeitet und analysiert die gewonnenen Daten und fügt sie mit historischen Bestandsdaten zusammen.

Interne und externe Einflussgrößen auf Bestände

Beim Bestandsmanagement gibt es zahlreiche Einflussfaktoren, die sich in interne und externe Faktoren einteilen lassen. Bei den internen Einflüssen handelt es sich beispielsweise um organisatorisch oder technologisch bedingte Grenzen und Abläufe. Aber auch finanzielle Faktoren wie die Kosten für den Lagerbetrieb fallen hierunter.

Externe Faktoren sind vorwiegend bei Lieferanten zu sehen, das kann die Zuverlässigkeit, die Qualität, die Termintreue oder die Flexibilität sein. Von Bedeutung sind auch die Kundenwünsche, denn angestammte Käufermärkte sind in Zeiten dynamischer Veränderungen wichtiger denn je. Es ist bekannt, dass die Lieferzeit einer der relevanten Kriterien bei der Kaufentscheidung ist. Zu externen Faktoren zählen auch die Marktstellung des Unternehmens, die Markenbekanntheit, die Produktlebenszyklen und die Qualität der verwendeten Analysemethoden.

Die Lagerkosten betragen in vielen Unternehmen 15 bis 20 % des Warenwertes pro Jahr. Ansatzpunkte für Rationalisierungsbemühungen scheitern häufig aufgrund fehlender Software und veralteter Technologie. Eine wichtige Voraussetzung für das Bestandsmanagement ist das Wissen über die Einflussgrößen, die sich auf die Bestände auswirken. Das können bestandsmindernde oder bestandserhöhende Einflüsse sein, die sich nach internen (Produkt und Material) oder externen (Information und Organisation) Kriterien gruppieren lassen.