ERP-Wechsel: Woran Sie erkennen, dass Ihr bestehendes ERP System nicht ausreicht

Die Liste mit 16 Warnzeichen

ERP-System veraltet – die Auswirkungen
Wenn im Vertrieb nichts mehr läuft
Wann ist ein ERP-Wechsel sinnvoll?
Wettbewerbsfähigkeit leidet unter veraltetem ERP-System
Fehlerhafte Daten führen zu fehlerhaften Entscheidungen
Prozess-Automation wichtiger denn je – mit modernen ERP-Systemen
Was das neue ERP-System können muss

ERP Wechsel

Desto größer das Unternehmen, umso mehr Bedeutung hat das ERP-System. Ist dem tatsächlich so? Die Nutzung von ERP-Systemen in deutschen, mittelständischen Unternehmen wurde im Rahmen einer empirischen Untersuchung an der Technischen Hochschule Mittelhessen näher untersucht.

Auch die Unternehmensgröße spielte dabei eine Rolle, denn vor allem bei den Betrieben mit 1 bis 10 Mitarbeitern gab es eine hohe Anzahl Befragter, die noch nie etwas von ERP gehört hatten.

 Bei Unternehmen, die schon mit ERP-Systemen gearbeitet haben, waren die meisten positiven Antworten in den Unternehmen mit 51 bis 250 Mitarbeiter zu finden. 35 % der befragten Unternehmen haben bereits ein ERP-System im Einsatz, und zwar vorwiegend die Zahl der Unternehmen mit 51 bis 250 Mitarbeitern.

 Die Gründe für die Einführung von ERP lagen primär bei organisatorischen Problemen und der Integration von Lieferanten, gefolgt von Verwaltungsproblemen und kommunikativen Problemen.

 Hat ein Unternehmen bereits ein ERP vor einigen Jahren angeschafft, dann stellt sich eines Tages die Frage, ob dieses überhaupt noch den modernen Anforderungen gerecht wird. Oder es ist bereits veraltet und bringt die ehemaligen Beweggründe für die Erstanschaffung wieder auf den Tisch. Hier stellt sich nun also in vielen Unternehmen die Frage, ob ein ERP-Wechsel notwendig ist. 

ERP-System veraltet – die Auswirkungen

Der Vertrieb und die Logistik sind die beiden häufigsten Bereiche, in denen ERP-Systeme zum Einsatz kommen. Das hat die empirische Befragung auch gezeigt. Die kostenintensiven Dispositionsprozesse und ein komplexes Bestandsmanagement benötigen eine moderne, leistungsstarke ERP-Software wie die von reybex. Die Auswirkungen in der Logistik zeigen sich hauptsächlich bei der mangelnden Visualisierung von Daten.

Wichtige Kennzahlen müssen über eine Benutzeroberfläche so anschaulich gestaltet sein, dass die Bedienung leicht fällt und die Aufmerksamkeit vom ersten Moment an auf die wichtigsten KPI lenken. Signalfarben, Diagramme, Icons, individuelle Add-ons und vieles mehr hilft dabei, die dringenden Arbeiten sofort zu identifizieren.

Die mobile Einsetzbarkeit bei den ERP-Modulen für die Materialwirtschaft sind das A und O für effiziente Prozesse und mobile Geräte daher nicht mehr wegzudenken. Das fängt in der Kommissionierung an, geht über die Verladung bis hin zum Wareneingang. Wenn Ihr ERP aber bei Abläufen im Außenwirtschaftsbereich aussteigt und unter anderem die Zollabwicklung nicht managen kann, dann zeigt das alte ERP-System seine Grenzen auf.

Bemerken Sie Schwierigkeiten bei der Transportoptimierung und dem Transportmanagement, oder sind diese Module gar nicht im bestehenden ERP-System vorhanden, dann ist es ebenfalls Zeit für einen ERP-Wechsel auf eine moderne Cloud-basierte ERP-Lösung.

Bei modernen Systemen können Sie den Zugriff auf die Daten individuell anpassen und steuern. Es geht um eine umfassende Plattform für alle logistischen Prozesse in Ihrem Unternehmen, von Warehouse-Management über das Transportmanagement bis zur Supply-Chain-Lösung. Sind Bruchstücke dieser Wertschöpfungskette in der Logistik nicht durch das bestehende ERP abbildbar, ist es Zeit für einen ERP-Wechsel.

Wenn im Vertrieb nichts mehr läuft

Vertriebsprozesse sind meist von hoher Komplexität und der Zugriff aller Beteiligten auf die Daten in Echtzeit notwendig für eine durchgängige Kundenzufriedenheit. Die durchgängige Warenverfügbarkeit ist nicht nur im E-Commerce von hoher Bedeutung. Auch im stationären Handel unterliegen Produkte dem Saisongeschäft und Kunden hassen nichts mehr, als Ware zu bestellen, die dann nicht oder nur verspätet lieferbar ist.

Gibt Ihr altes ERP-System die branchenspezifischen, entscheidungsrelevanten Daten für Disposition und Einkauf auf Knopfdruck an Sie? Wenn nein, dann ist der Zeitpunkt ideal, um über ein neues ERP nachzudenken.

Die Erreichung langfristiger Unternehmensziele hat wesentlichen Einfluss auf die Struktur Ihres Vertriebes. Prognoseverfahren allein reichen hier nicht aus, denn die Bestelloptimierung unterliegt mehreren Abteilungen, Bereichen oder Entscheidungsträgern. Die sorgfältige Evaluation ist ebenfalls ein Kriterium, dass ein gutes ERP bieten muss.

Dabei kann es um Produkte gehen, die die Haltbarkeit überschritten haben oder schnell verderblich sind. Das kann das ERP aber nur leisten, wenn uneingeschränkt auf Daten evaluiert wird. Sind diese nicht vorhanden oder das ERP nicht in der Lage, diese entsprechend zu bewerten, ist ein  ERP-Wechsel notwendig.

reybex_Das echt Cloud ERP System

Wann ist ein ERP-Wechsel sinnvoll?

Das sind die Warnzeichen für veraltete ERP-Software

  • Sinkende Produktivität
  • Mehr Reklamationen
  • Sinkende Kundenzufriedenheit
  • Steigende Retourenzahlen
  • Fehlende Flexibilität
  • Negatives Mitarbeiterfeedback
  • Langwierige manuelle Prozesse und Abläufe
  • Unzureichende Bestände
  • Lange Lieferzeiten
  • Keine abteilungsübergreifende Nutzung
  • Mangelhafte Transparenz
  • Fehlende Benutzerverwaltung
  • Verwendung von Excel
  • Langsame Erledigung von Aufgaben
  • Keine visuelle Darstellung von Datenanalysen
  • Fehlende Schnittstellen

Wettbewerbsfähigkeit leidet unter veraltetem ERP-System

Ein großer Prognosehorizont verändert Ihre Sicht auf die Dinge, besser gesagt auf die Ergebnisse. Dafür werden Daten in hoher Qualität und Menge benötigt, denn Datenqualitätsmanagement sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit, und damit die Zukunft Ihres Unternehmens.

Mit unternehmensinternen Schnittstellen werden menschliche sowie maschinelle Daten und Informationen gesammelt und ausgetauscht. Analysen erfolgen in verschiedenen Unternehmensbereichen, beispielsweise hinsichtlich der Anzahl verkaufter Artikel, den angebundenen Vertriebskanälen oder dem durchschnittlichen Lagerbestand, und daraus leiten Sie im besten Fall Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und deren Relevanz ab. Um die durchzuführenden Verbesserungsmaßnahmen zu realisieren, werden Kontrollen entlang der Prozessketten benötigt.

Auch hier kommen alte ERP-Systeme häufig an ihre Grenzen und können nicht präventiv verhindern, dass fehlerhafte oder falsche Daten ins System gelangen und so am Ende auch in die Maßnahmenentscheidungen einfließen.

Wenn sich die Datenqualität verändert, müssen Maßnahmen eingeleitet und gesteuert werden. Dafür definieren Sie im Vorfeld die zulässigen Grenzen und die individuellen Abweichungen. Unternehmen können aber nur mit validen Daten Prozesse optimieren und die Kundenzufriedenheit steigern, womit wir bei der Wettbewerbsfähigkeit sind.

Fehlerhafte Daten führen zu fehlerhaften Entscheidungen

Zu viele Retouren, zu hohe Versandkosten oder lange Lieferzeiten sind nur drei von vielen Beispielen, bei denen sich die fehlerhafte Datenqualität sofort auf den unternehmerischen Erfolg auswirkt.

Datenvalidierung ist aber eine dauerhafte Aufgabe und Herausforderung zugleich, die nur ein modernes ERP-System, im besten Fall mit Künstlicher Intelligenz, meistern kann. Wackelige Daten hingegen bilden die Basis für Unternehmensrisiken und falsche Entscheidungen.

Außerdem vermitteln fehlerhafte Daten oder eine zu geringe Datenmenge die scheinbare Kompetenz, auf die sich Unternehmen dann stützen. Und zwar ohne zu wissen, dass die betrachtete Situation anders aussieht als dargestellt. Objektivität kann der Mensch allein nur bedingt liefern, ein ERP-System aber schon. Unterschiede können gemessen werden, Wiederholungen stellen sicher, dass keine Abweichungen auftreten und Messergebnisse sind valide reproduzierbar.

Prozess-Automation wichtiger denn je – mit modernen ERP-Systemen

Ältere ERP-Systeme bremsen den Fortschritt aus und verhindern die Umwandlung von Daten in Mehrwerte. Es ist jetzt der richtige Moment gekommen, um der Wahrheit ins Auge zu blicken. Denn trotz Unsicherheit oder Zweifel gegenüber einem Cloud-basierten ERP-System werden Sie nicht verhindern können, dass dynamische Märkte und neue Kundenanforderungen den ERP-Wechsel notwendig machen.

Die Prozess-Automatisierung ist einer der wesentlichen Vorteile von ERP-Software, denn sie entlastet Mitarbeiter und schafft so freie Ressourcen. Benötigen Berichte für die Geschäftsleitung mehrere Stunden oder gar Tage, dann geschieht dies, weil Ihr altes ERP ausgedient hat. Kommen Mitarbeiter vor lauter Anfragen aus anderen Abteilungen oder Kunden nicht mehr zu ihrer eigentlichen Arbeit, kann nur ein neues ERP-System helfen.

Früher wurden ERP-Lösungen über viele Jahre und oft genug auch über Jahrzehnte genutzt, doch genauso schnell wie sich die Marktbedingungen heutzutage ändern, genauso schnell ist auch neue Software entwickelt. Ein Systemwechsel bringt nicht gleich das Unternehmen zum Stillstand oder zwingt ganze Abteilungen in die Knie, denn durch agile Methoden, intuitive Bedienoberflächen und moderne Technologien gelingt die Integration heute deutlich leichter, meist sogar problemlos.

Automatisierungsfunktionen in dem neuen ERP müssen Wert auf Usability legen. Die Hilfe zur Selbsthilfe unterstützt Anwender und die Abbildung von Prozessen End-to-End sind Effizienzverstärker, die dringend benötigt werden.

Was das neue ERP-System können muss

  1. Modularer Aufbau
  2. Skalierbarkeit
  3. Genaue Vorsagen auf Basis einer zentralisierten Datenbank
  4. Berichtstools mit Filter und Analysen
  5. Mobiler Zugriff
  6. Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
  7. Einhaltung von Branchenvorschriften, Prozessstandards und Compliance
  8. Benutzerberechtigungsregeln
  9. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams
  10. Daten in Echtzeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette