Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung ab November 2020 – Was sich für Unternehmen ändert

Ab dem 27. November 2020 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen – dies gilt erst einmal nur für Rechnungen an Bundesbehörden. Viele Unternehmen scheinen für die Umstellung aber gar nicht bereit zu sein. Für wen die digitale Rechnungsstellung Pflicht wird und welche Vorteile sie bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag. 

Der nächste Schritt im Rahmen der Digitalisierung

Bereits im Jahr 2014 wurden die Richtlinien zur digitalen Rechnungsstellung durch das Europäische Parlament beschlossen. Im Gegensatz zu Deutschland sind Länder wie Ungarn, Österreich, Italien und die Schweiz der Umstellung längst nachgegangen. Nun müssen auch deutsche Unternehmen der Forderung nach der digitalen Rechnungsstellung nachkommen. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung hat dabei klare Vorgaben im Hinblick auf das Format und den Inhalt digitaler Rechnungen. Somit sollten sich auch Unternehmen, die Ihre Rechnungen bereits als PDF-Datei an Ihre Kunden schicken, auf die Umstellung vorbereiten. Wer sich mit der digitalen Rechnungsstellung noch nicht befasst hat, sollte dies schleunigst tun, denn die Auswahl, Implementierung und Anbindung einer Software an bestehende Systeme kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 

Die XRechnung

Die einzige Rechnung, die zukünftig zulässig sein wird, ist die sog. XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell). Sie ermöglicht den Austausch eines strukturierten Datensatzes. Alle relevanten Rechnungsdaten werden so automatisch weiterverarbeitet. Außerdem können auch weitere Dokumente angefügt werden. Die XRechnung sorgt dafür, dass bundeseinheitlich elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber versendet werden. Ziel ist ein europaweiter, vollständig technologieneutraler, IT-gestützter Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen.

Die Alternative: ZUGFeRD 2.1

Das bestehende E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.1 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dieses entspricht der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung und kann somit ebenfalls für die elektronische Rechnungserstellung verwendet werden. ZUGFeRD verwendet anstelle des herkömmlichen PDF-Formats das PDF/A-3 – Format, wodurch es möglich ist, die XRechnung in PDF einzufügen. So können die strukturierten Datensätze (X- oder XML-Format) und auch das Rechnungsbild per E-Mail versendet werden. Optisch lässt sich eine XRechnung allerdings nicht von einer normalen PDF-Rechnung unterscheiden.
Neben der XRechnung und ZUGFeRD 2.1 können auch weitere Datenaustauschstandards für die digitale Rechnungsstellung verwendet werden, solange sie der europäischen Norm entsprechen.

Für wen gilt die digitale Rechnungserstellung?

Alle, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, sollten so schnell wie möglich handeln, denn ab dem 27. November 2020 dürfen öffentliche Institutionen keine konventionellen Rechnungen mehr annehmen. Gemeint sind damit beispielsweise Behörden, Verwaltungen, Krankenhäuser und Schulen. Lediglich für Direktaufträge bis zu einem Auftragswert i.H.v. 1000 € besteht eine Ausnahme.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung erfordert allerdings nicht nur einigen Aufwand, sie bringt auch eine Menge Vorteile: 

• Bis zu 80 % Zeitersparnis durch die Verringerung des Zeitaufwands von 27 auf rund 5 Minuten
  
• Kostenersparnis z.B. für Papier und Drucker
• Geringere Umlaufzeit von bis zu zwei Tagen weniger 
• Vermeidung der von Menschen verursachten Fehler 

Trotzdem druckt die Hälfte der KMUs aufgrund festgefahrener Traditionen, fehlenden Kenntnissen, Mangel an Fachpersonal und einer fehlenden Investitionsbereitschaft noch jede Rechnung aus, obwohl durch diese veralteten Prozesse hohe Kosten und Aufwände entstehen.

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