Warenwirtschaftssysteme einfach erklärt
- Was sind Warenwirtschaftssysteme?
- Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
- Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
- Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
- Tipps für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems
- Optimieren Sie Ihre Warenwirtschaft mit reybex!
Was sind Warenwirtschaftssysteme?
Die Warenwirtschaft befasst sich im Rahmen der Betriebswirtschaft mit der Verwaltung aller materiellen Güter im Unternehmen. Warenwirtschaftssysteme (auch WaWi oder WWS) unterstützen das Unternehmen dabei Warenströme abzubilden, zu analysieren und zu steuern. So profitieren vor allem die Disposition und die Logistik, aber auch die Produktion und der Verkauf von einer solchen Software. Die Hauptaufgaben eines Warenwirtschaftssystems bestehen in der: – Steuerung des Warenflusses – Erfassung und Bereitstellung von Produkt- und Kundendaten – Rechnungslegung – Inventur – Statistik
Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
Um arbeiten zu können benötigt das Warenwirtschaftssystem Daten. Diese werden unterschieden zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind Daten, die sich selten verändern. Beispiele hierfür sind Kundennamen, Artikelbezeichnungen oder Lieferkonditionen. Hierbei ist zu beachten, dass Stammdaten nicht doppelt, fehlerhaft oder veraltet im System hinterlegt sind, da es sonst zu fehlerhaften Prozessen kommen kann. Im Gegensatz zu Stammdaten verändert sich Bewegungsdaten kontinuierlich. Beispiele hierfür sind die Lagerbestände, Aufträge und Rechnungen. 
Die Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems sind:
- Warenbeschaffung (inkl. Wareneingang und Einkauf)
- Lagerverwaltung
- Warenabsatz (inkl. Warenausgang und Verkauf)
Je nach System werden außerdem verschiedene Zusatzfunktionen angeboten, wie z.B.:
- Personal
- Marketing
- Finanzbuchhaltung
- Controlling
- Analysen und Auswertungen
- CRM
Zudem bieten viele Warenwirtschaftssysteme diverse Schnittstellen, zu
- Shopsystemen und Marktplätzen
- Banken & Zahlungsdienstleistern
- Kassensystemen
- Versanddienstleistern & Fulfillment-Anbietern
- Buchführungssoftware & Steuerberatern
Der Übergang zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System ist oft fließend. Allgemein lässt sich sagen, dass ein ERP-System wie reybex einen größeren Funktionsumfang als ein Warenwirtschaftssystem bietet. Der Schwerpunkt eines WaWi-Systems liegt auf den Waren des Unternehmens und deren Lagerhaltung. Im Gegensatz dazu umfasst ein ERP-System alle Ressourcen (Waren, Kapital, Personal) und macht es sich zur Aufgabe, diese effizienter einzusetzen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Je nachdem, wie umfangreich die Zusatzfunktionen ausfallen, kann es sich ggf. nicht mehr um ein Warenwirtschaftssystem, sondern bereits um ein ERP-System handeln.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Unterscheidung nach dem Umfang der Funktionen
Aus Sicht der IT werden drei verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen unterschieden:
- Geschlossene Warenwirtschaftssysteme: Ein System übernimmt alle betrieblichen Aufgaben.
- Offene Warenwirtschaftssysteme: Ein oder mehrere Module werden von Drittsystemen übernommen und ggf. synchronisiert.
- Integrierte Warenwirtschaftssysteme: Es handelt sich um ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem, das feste Drittsysteme eingebunden hat (Marktplätze wie z.B. Amazon, Online-Shops usw.)
Unterscheidung nach dem Grad der Individualisierung
Warenwirtschaftssysteme lassen sich außerdem in Standard, Individual- und Branchensoftware unterteilen. Standardsoftware wird für viele verschiedene Unternehmen und damit für die breite Masse entwickelt und deckt allgemeine Aufgaben ab. Individualsoftware ist eine speziell auf die Unternehmensbedürfnisse angepasste Software. Branchensoftware ist speziell auf bestimmte Bedürfnisse einer Branche abgestimmt.
- niedrige Anschaffungskosten
- schnelle Verfügbarkeit
- individuell auf das Unternehmen zugeschnitten
- Anpassung an bestehende Strukturen
- keine Abhängigkeit vom Hersteller
- Nachträgliche Anpassungen
- auf branchenspezifische Anforderungen abgestimmt
- hoher Aufwand für die Einführung
- Abhängigkeit vom Hersteller
- Integration in bestehende Strukturen ist oft mit Problemen verbunden
- hohe Anschaffungskosten
- Entwicklung nimmt viel Zeit in Anspruch
- relativ teuer
Unterscheidung nach der Art des Hostings
Warenwirtschaftssysteme können außerdem nach der Art des Hostings unterschieden werden. Hierbei gibt es Software als On-Premise- oder Cloud-Lösung.
On Premise-Lösung
On-Premise-Lösungen sind die traditionelle Variante. Sie werden gegen erworbene Lizenzen auf den unternehmensinternen Rechnern installiert. On-Premise-Lösungen setzen somit Firmen-Rechner, auf denen die Software installiert werden kann und ein eigenes bzw. externes Rechenzentrum voraus. Vorteile einer On-Premise-Lösung: ✔ eigene Verantwortung und Kontrolle ✔ geringer Aufwand ✔ einmaliger Erwerb und Eigentum an der Software Nachteile einer On-Premise-Lösung: ✘ hohe Anfangskosten ✘ alleinige Verantwortung für Wartung, Reparatur und Updates ✘ eigene Haftung bei Problemen
Cloud-Lösung
Ein WaWi-System aus der Cloud ist die Lösung der Zukunft! Es muss nicht lokal installiert werden und setzt lediglich eine stabile Internetverbindung und einen funktionierenden Web-Browser voraus. Der Nutzer kann ganz standortflexibel auf die fertige Cloud-Lösung zugreifen. Durch den Anbieter werden in der Regel alle Hardware-Komponenten, die benötigt werden gegen eine monatliche Gebühr bereitgestellt. Der Provider kümmert sich außerdem um Wartungsarbeiten, Reparaturen und Updates. Vorteile einer Cloud-Lösung: ✔ geringer Aufwand ✔ keine eigene IT-Abteilung nötig ✔ Kosten für WaWi-System sind genau kalkulierbar Nachteile einer Cloud-Lösung: ✘ Zugriff auf Daten nur über eine stabile Internetverbindung möglich ✘ hohe Browserauslastung ✘ Langfristig hohe Lizenzkosten
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Für Händler, die ein Warenwirtschaftssystem verwenden, ergeben sich zahlreiche Vorteile für viele relevanten Workflows:
- enorme Zeitersparnis und Fehlerminimierung
- erleichtert die Datenpflege
- Daten liegen zentral in einem System bereit
- optimierte Lagerverwaltung
- hohe Transparenz aufgrund von Echtzeit-Auswertungen
- Sortimentsoptimierung durch Statistiken zu den Artikeln
- ermöglicht Omni-Channel-Vertrieb durch Schnittstellen zu Marktplätzen/ Shops
- beschleunigt die Inventur
- verbesserte Kenntnis über Kunden/ Interessenten
Tipps für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems
Um Ihnen die Auswahl eines geeigneten Warenwirtschaftssystems zu erleichtern, haben wir ihnen hier einige Tipps zusammengestellt:
- Machen Sie sich im Vorhinein Gedanken darüber, welche Anforderungen Sie an ein WaWi-System haben. Welche Funktionen benötigen Sie? Wie teuer darf die Software sein? Was wollen Sie mit der Einführung erreichen?
- Führen Sie ein Pflichtenheft, indem Sie genau definieren, welche Anforderungen Sie an ein WaWi-System haben.
- Vergleichen Sie die relevanten Anbieter. Handelt es sich um Individualsoftware oder Standardsoftware? Werden alle benötigten Funktionen angeboten? Wie umfangreich ist der Support? Gibt es Schulungen?
- Legen Sie Deadlines und Verantwortlichkeiten fest. Wie viele Personen müssen geschult werden? Wer übernimmt die Verantwortung für das Projekt? Bis wann müssen die Daten importiert werden?
- Testen Sie die Software ausgiebig. Bei Problemen oder fehlenden Funktionalitäten kann die Software durch den Anbieter ergänzt werden.
Optimieren Sie Ihre Warenwirtschaft mit reybex!
reybex bietet Ihnen eine ERP-Komplettlösung mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem. Pflegen Sie Ihre Artikeldaten und Bestände zentral in einem System. Auch die Verwaltung Ihrer Lager, der Einkauf und der EDI Import-/Export sind mit reybex kein Problem. Neben alle Hauptfunktionen eines WaWi-Systems bietet reybex Ihnen Schnittstellen zu vielen Shopsystemen und Marktplätzen, sowie zu zahlreichen Versanddienstleistern, Banken und Zahlungsdienstleister. Für Händler, die auch ein stationäres Ladengeschäft betreiben, bieten wir außerdem ein Kassenmodul an. Auch eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle sind integriert. So gelingt auch die Finanzbuchhaltung im Handumdrehen.
