Wozu benötigt man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
- Was bedeutet Dokumentenmanagement?
- Was sind die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems?
- Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?
- Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es?
- Für wen eignet sich Dokumentenmanagement?
- Tipps für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement
- Mit reybex automatisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement
Was bedeutet Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Dokumente, die vorher in Papierform existiert haben und nun digitalisiert wurden, betrifft das Dokumentenmanagement ebenso. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verwendet. Das übergeordnete Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Durchlaufzeiten durch eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten zu verkürzen und damit die Arbeitsproduktivität zu steigern.
Was sind die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems?
Die wichtigste Aufgabe der Dokumentenmanagementsysteme ist es, elektronische Dokumente digital und zentral zu archivieren und zu verwalten. Hierbei ist die revisionssichere Archivierung ein wichtiger Faktor, wenn es um die Auswahl eines DMS geht. Mehr zum Thema revisionssichere Archivierung, finden Sie hier. Ein DMS umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems gehören:
- die Erfassung und Erstellung von Dokumenten
- die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten
- die Freigabe
- die Status- und Versionsverwaltung
- die Dokumentenablage (inkl. Metadaten und Schlagwörtern)
- die Suche nach Dokumenten
- die elektronische Archivierung und Löschung von Dokumenten
- Schnittstellen zu vorgelagerten Systemen und Software, wie ein ERP-System
Im weiteren Sinne können zu einem Dokumentenmanagementsystem auch die Bürokommunikation, das Scannen und die Verwaltung von Arbeitsabläufen gezählt werden. Alle Dokumenten-Technologien hängen dabei stark voneinander ab.
Welche Vorteile bieten Dokumentenmanagementsysteme?
1. Schnelle Verfügbarkeit von Daten
Ein DMS schafft Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz, denn Ihre Dokumente stapeln sich nicht mehr auf Ihrem Schreibtisch und in Ordnern, sondern Sie finden sie alle zentral in einem System. Dadurch sparen Sie sich die Kosten für Archivräume und es kommt der Umwelt zu Gute. Außerdem kann es auch verschiedene Insellösungen ersetzen. Sie geben einfach in der Suchmaske einen Suchbegriff ein und das System sucht für sie alle Dokumente heraus, die zu Ihrem Suchbegriff passen. Hierfür müssen Sie allerdings die Daten um Metadaten ergänzt haben. So finden Sie schnell das gesuchte Dokument und sparen viel Zeit.
2. Verbesserter Service
Ihre Servicemitarbeiter können durch die Verwendung von DMS schnell auf die Anfragen von Kunden reagieren. Die benötigten Informationen sind unverzüglich im System abrufbar. So verbessert sich Ihr Service und die Kundenzufriedenheit wird erhöht.
3. Ortsunabhängigkeit
Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, dass Ihre Mitarbeiter von überall auf der Welt auf die Daten und Dokumente des Unternehmens zugreifen können. Das erleichtert den Arbeitsalltag ungemein, vor allem da der Trend in Richtung Homeoffice geht. Auch für Selbstständige, die sich einen Urlaub genehmigen wollen, Ihr Unternehmen aber trotzdem im Auge behalten möchten, sind DMS eine echte Erleichterung.
4. Einhaltung von Gesetzen/ Verordnungen
DSGVO, GoBD und ISO 9001 – wer ein Unternehmen führt, muss sich an gesetzliche Verordnungen halten. Ein gutes DMS stellt eine revisionssichere Archivierung und einen korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten sicher. Außerdem kennt es alle Fristen und sorgt für eine chronologische Bereitstellung Ihrer Daten. Mehr zum Thema GoBD, finden Sie hier.
5. Automatisierung von Prozessen
Es ist ratsam wiederkehrende Prozesse mit einer Dokumentenmanagementsystem zu automatisieren. So werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Fristen, wie Zahlungsziele, Skontofristen und Fälligkeitsdaten können von dem DMS überwacht werden. Außerdem werden menschliche Fehler durch die Nutzung eines DMS vermieden. Die Kommunikation im Team wird zudem durch ein DMS vereinfacht. Viele DMS verfügen über Mitteilungen und Notiz- und Kommentarfunktionen.
Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es?
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems können drei Arten unterschieden werden:
Art des DMS
Beschreibung
Open-Source-Lösungen
Es fallen keine Lizenzgebühren an, die Kosten sind gering und das System ist flexibel anpassbar. Es wird jedoch IT-Know-how im Unternehmen benötigt oder dieses muss extern eingekauft werden.
On-Premise-Systeme
Es müssen Lizenzen gekauft werden und die Hardware muss sich im Unternehmen befinden. Der Anbieter stellt Ihnen Support zur Verfügung.
Cloud-Systeme
Gegen eine monatliche Gebühr werden die Daten beim Anbieter gehostet. Es werden keine eigenen Server im Unternehmen benötigt. Wartungen und Updates werden durch den Anbieter durchgeführt. Die Mitarbeiter können zeit- und ortsunabhängig auf die Daten zugreifen.
Für wen eignen sich Dokumentenmanagementsysteme?
Grundsätzlich vereinfacht ein gutes Dokumentenmanagement die Prozesse im gesamten Unternehmen. Die Abteilungen, die jedoch am meisten von einem DMS profitieren und in denen es am häufigsten eingesetzt wird, sind Marketing/ Vertrieb, Personalwesen, Rechnungswesen und Support.
Ein DMS ermöglicht es Vertrieblern beispielsweise, wichtige Marketing- und Vertriebsmaterialien digital zu archivieren und jederzeit wieder auf diese Daten zuzugreifen. Außerdem können Leads über Webformulare erfasst und an das Vertriebsteam weitergeleitet werden.
Im Personalwesen vereinfacht ein DMS beispielsweise die Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter, da Bewerbungsunterlagen an einem zentralen Ort gespeichert und abgerufen werden können. Diese können dann von allen Teammitgliedern eingesehen werden.
Das Rechnungswesen profitiert z.B. durch eine schnellere Erfassung von Rechnungen und einem automatischen Abgleich von Rechnungen und Bestellungen von einem DMS.
Der Kundendienst hat außerdem durch ein Dokumentenmanagementsystem die Möglichkeit, schnell auf Kundenfragen zu reagieren, da die Daten zentral im System abgerufen werden können. Schnelle Reaktionszeiten steigern die Kundenzufriedenheit und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Insgesamt steigert ein Dokumentenmanagementsystem die Produktivität im Unternehmen und vereinfacht die Arbeitsabläufe.
Tipps für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist oftmals mit hohen Kosten verbunden, daher haben wir Ihnen hier Tipps zusammengestellt, worauf Sie bei der Einführung achten sollten.
- Wählen Sie ein DMS, das zu Ihnen passt. Definieren Sie Ihre Anforderungen an ein DMS und vergleichen Sie die Angebot auf dem Markt. Ein professioneller Anbieter sollte Ihnen Möglichkeiten mit dem DMS aufzeigen können, durch die Ihre Probleme im Unternehmen gelöst werden können. Außerdem erfüllt ein gutes DMS alle gesetzlichen Anforderungen (DSGVO, GoBD, ISO 9001).
- Achten Sie darauf, dass die Software mit anderen, eventuell bereits bestehenden, Systemen kombiniert werden kann und, ob Datensicherheit gegeben ist. Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden sollten durch Datentrennung und Verschlüsselung geschützt werden.
- Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und finden Sie heraus, was sie sich von einem Dokumentenmanagementsystem erhoffen. Achten Sie auf eine einfach Anwendung und erkundigen Sie sich nach Schulungen und dem Serviceangebot der Anbieter. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten können, vereinfacht es Ihre Prozesse.
