Auftragsabwicklung im Onlinehandel mit einer Software-Lösung erleichtern

Wie läuft der Workflow im Onlinehandel? Wie organisieren Sie Ihre Belege und die Versandabwicklung? Wir geben Ihnen hier einige Infos und Tipps, mit denen Sie den Alltag in Ihrem Handelsunternehmen strukturieren und optimieren können.
  1. Was bedeutet Auftragsabwicklung?
  2.  Woraus besteht die Auftragsabwicklung?
    2.1 Bestelleingang oder Angebotsanfrage
    2.2 Überprüfung der Bestände/ Bestände korrekt?
    2.3 Auftragsbestätigung
    2.4 Zahlungseingänge überprüfen
    2.5 Picken & Verpacken
    2.6 Erstellung des Lieferscheins und der Versandpapiere
    2.7 Fakturierung/ Rechnungsstellung
    2.8 Nachträgliche Kundenbetreuung
  3.  Mit einer ERP-Komplettlösung den Prozess der Auftragsabwicklung optimieren
    3.1 Belege automatisieren
    3.2 ERP-Komplettlösung – Das Mittel der Wahl

1. Was bedeutet Auftragsabwicklung?

Die Auftragsabwicklung ist ein Prozess, der aus vielen Einzelschritten besteht, wie z.B. dem Angebotseingang, der Überprüfung der Zahlungseingänge und das Picken und Verpacken der Ware. Sie beinhaltet sämtliche Datenflüsse, wie die Übermittlung der Auftragsdaten, den Versandlabeldruck oder die Übersendung des Lieferscheins und der Rechnung an den Kunden.
Besonders zu beachten ist bei der Auftragsabwicklung, dass die Ware pünktlich beim Kunden ist. Zuverlässigkeit ist vor allem bei B2B-Kunden essentiell, denn wenn die Ware nicht termingerecht beim Kunden eintrifft, kann dies Verluste für andere Unternehmen bedeuten und im schlimmsten Fall zu Strafzahlungen für Sie führen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Qualität der Leistung. Hierfür sollten innerhalb der Auftragsabwicklung mehrere Kontrollschritte eingeführt werden, damit Fehler vermieden werden können.Um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, sollte eine angemessene Nachbetreuung der Kunden erfolgen, beispielsweise in Form eines guten Retourenmanagements oder der Unterbreitung von Angeboten für Komplementärgüter. Des Weiteren sollten Sie die Kosten eines Auftrags im Blick behalten. Für Aufträge mit hohem Warenwert kann mehr Aufwand betrieben werden, als für kleine Aufträge. Durch eine automatisierte Auftragsabwicklung können Sie zusätzlich Zeit und Kosten sparen.

2. Woraus besteht die Auftragsabwicklung?

Die Auftragsabwicklung beinhaltet viele verschiedene Teilprozesse und damit auch einige Belege. Eine Übersicht zu den einzelnen Vertriebsbelegen in reybex und entsprechende Vorlagen finden Sie hier. Eine Übersicht zu den einzelnen Vertriebsbelegen in reybex und entsprechende Vorlagen finden Sie hier.

2.1 Bestelleingang oder Angebotsanfrage

Bei diesem ersten Schritt erhalten Sie eine Angebotsanfrage bzw. die Bestellung Ihres Kunden, welche die Kundendaten, Zahlungsweise und Art und Anzahl der bestellten Produkte enthält. Um lästiges Nachhaken zum Liefertermin oder dem Verbleib der Bestellung zu verhindern, ist ein automatisiertes Auftragsmanagement ideal. Sinnvoll ist eine Software, die aus dem Bestelleingang direkt einen Auftrag erzeugt und diesen zur Weiterverarbeitung bereitstellt. Die Auftragsbestätigung wird automatisiert per E-Mail versendet.
Überprüfung der Bestände / Bestände korrekt?
Im nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die vom Kunden bestellte Ware überhaupt in Ihrem Lager verfügbar ist. Wird die Verfügbarkeit Ihrer Produkte nicht in Ihrem Shop angezeigt, muss der Kunde nachträglich kontaktiert werden – das ist unangenehm und wirkt unprofessionell. Außerdem verlängert sich die Lieferzeit, da Sie selbst erst einmal Ihre Produkte bestellen müssen. Dies kann dazu führen, dass Ihr Kunde unzufrieden ist und nicht wieder bei Ihnen bestellt. Systeme mit integrierter Lagerverwaltung wie reybex können dies umgehen, da eingehende Bestellungen automatisch mit dem Lagerbestand abgeglichen werden.
Außerdem bleiben Ihnen mit softwaregesteuerten Bestellvorschlägen für Ihren Einkauf die gefürchteten Überverkäufe erspart. So können Sie schneller und stressfreier liefern und Ihre Kundenzufriedenheit erhöhen.

2.2 Überprüfung der Bestände / Bestände korrekt?

Im nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die vom Kunden bestellte Ware überhaupt in Ihrem Lager verfügbar ist. Wird die Verfügbarkeit Ihrer Produkte nicht in Ihrem Shop angezeigt, muss der Kunde nachträglich kontaktiert werden – das ist unangenehm und wirkt unprofessionell. Außerdem verlängert sich die Lieferzeit, da Sie selbst erst einmal Ihre Produkte bestellen müssen. Dies kann dazu führen, dass Ihr Kunde unzufrieden ist und nicht wieder bei Ihnen bestellt. Systeme mit integrierter Lagerverwaltung wie reybex können dies umgehen, da eingehende Bestellungen automatisch mit dem Lagerbestand abgeglichen werden.
Außerdem bleiben Ihnen mit softwaregesteuerten Bestellvorschlägen für Ihren Einkauf die gefürchteten Überverkäufe erspart. So können Sie schneller und stressfreier liefern und Ihre Kundenzufriedenheit erhöhen.

2.3 Auftragsbestätigung

Mit der Auftragsbestätigung erhält der Kunde Informationen über Art und Anzahl der bestellten Artikel, sowie Preise, Kosten für den Versand und die Liefer- und Zahlungsbedingungen. Zudem wird der Kunde darauf hingewiesen, falls bestimmte Artikel nicht geliefert werden können. Wie eine Auftragsbestätigung aussehen kann, lesen Sie hier.

2.4 Zahlungseingänge überprüfen

Die meisten Online-Shops bieten viele verschiedene Bezahlmethoden an, z.B. Lastschriftverfahren und Kauf auf Rechnung. Bei dem Lastschriftverfahren erhält das Unternehmen von dem Kunden eine Einzugsermächtigung und das Rechnungswesen zieht den entsprechenden Betrag von dem Konto des Kunden ein. Bei dem Kauf auf Rechnung muss der Zahlungseingang überprüft werden. Diese Prüfung kann durch ein zentrales Buchungssystem, wie dem Zahlungsabgleich Online von reybex, automatisiert werden. Eingehende Zahlung werden so über Schnittstellen zu den Zahlungsdienstleistern automatisch den erstellten Rechnungen zugewiesen. reybex verfügt über Schnittstellen zu allen deutschen und österreichischen Bank, sowie Amazon Pay, PayPal und Klarna. So läuft der Zahlungsabgleich ganz automatisch.

2.5 Picken & Verpacken

In der Versandabwicklung kann Ihnen eine Software helfen, um Sie oder Ihre Mitarbeiter auf optimiertem Wege zum Picken durch Ihr Lager zu leiten. Praktisch sind in diesem Zusammenhang Anwendungen, wie die mobile Lager-App von reybex, die Ihnen die Pickliste direkt auf Ihrem Mobilgerät anzeigt. Anschließend müssen Sie die gepickten Artikel nur noch einscannen und in den Picking-Wagen legen. Ist die Kommissionierung abgeschlossen, gehen Sie zu Ihrem Packtisch und scannen die Artikel aus dem Picking-Wagen noch einmal ein. Mit einer Software wie reybex wird Ihnen im folgenden Schritt angezeigt, in welche Box Sie die Artikel legen müssen.

2.6 Erstellung des Lieferscheins und der Versandpapiere

Nachdem die letzte Position in die Pickbox gelegt wird, druckt das System einen Lieferschein, ggf. Zollpapiere (Auslandssendungen) sowie das Versandetikett des Versanddienstleisters Ihres Vertrauens aus und das Paket kann versendet werden. Der Lieferschein listet auf, welche und wie viele Artikel die Lieferung umfasst und dient dem Empfänger als Kontrolle. Wie ein Lieferschein aussehen kann lesen Sie hier.

2.7 Fakturierung / Rechnungsstellung

Die Fakturierung besteht einerseits aus der Rechnungstellung für erbrachte Leistungen und andererseits aus der Buchung des Geschäftsvorfalls. Sie kann entweder vor (Vorfakturierung) oder nach (Nachfakturierung) der Kommissionierung stattfinden. Die Mindestangaben für eine Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG vorzufinden. Dazu gehören u.a. Name und Anschrift des Händlers und des Kunden und der Leistungszeitraum. Nach Auftragsabschluss übergeben Sie die Rechnung an die Finanzbuchhaltung, wo sie unveränderlich abgelegt wird. Ausführliche Informationen zur Rechnungserstellung finden Sie hier.

2.8 Nachträgliche Kundenbetreuung

Zur nachträglichen Kundenbetreuung gehören alle Aktivitäten, die sich auf einen konkreten Auftrag beziehen, wie z.B. Retouren. In reybex haben Sie die Möglichkeit, direkt beim Versandetiketten-Druck ein Retourenlabel mitzudrucken. So kann der Kunde die Ware ganz einfach zurücksenden, ohne den Kundendienst kontaktieren zu müssen. Sollten Retouren eingehen, erstellen Sie aus der Rechnung einfach eine Ausgangsgutschrift und können alle Schritte lückenlos bei der Finanzbehörde belegen. Weitere Aktionen können außerdem Gespräche über die Produktqualität und Zufriedenheit der Kunden sein, welche meist von der Vertriebsabteilung durchgeführt werden.

3. Mit einer ERP-Komplettlösung den Prozess der Auftragsabwicklung optimieren

Beim Blick auf die vielen Einzelschritte eines Auftrags kommen Zweifel auf, ob Sie mit Insellösungen für das Rechnungswesen, der Warenwirtschaft und der Versandabwicklung eine nahtlose Auftragsabwicklung umsetzen können? Zudem würden Sie gerne effizienter arbeiten und Zeit sparen? Dann sollten Sie über eine ERP-Komplettlösung wie reybex nachdenken.

3.1 Belege automatisieren

Eine Komplettlösung überbrückt die Brüche zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und bietet integrierte Workflows. Sämtliche Prozesse greifen in reybex ineinander. Sie pflegen Ihre Artikeldaten und Bestände in der Software und synchronisieren sie mit Ihren Online-Shops und Online-Marktplätzen. Belege erstellen Sie direkt aus dem System. Der Workflow in reybex sieht beispielsweise vor, dass beim automatisierten Bestelleingang die Daten aus der Bestellung in einen neuen Auftrag übernommen werden und ein Kontakt im CRM-System erstellt wird. Die Auftragsbestätigung versenden Sie dann automatisiert per E-Mail.
Ihre Belege bestückt reybex übrigens selbständig mit sämtlichen Pflichtangaben. Diese werden in reybex automatisiert aus Ihren Unternehmensangaben, dem Artikelstamm und dem CMS-System in die Rechnung übernommen. reybex ermittelt außerdem automatisiert Bestellvorschläge für den Einkauf, damit Sie Überverkäufe von Produkten, die sie nicht auf Lager haben, vermeiden. Sämtliche Warenbewegungen werden erfasst und dokumentiert, sodass Sie jederzeit den aktuellen Warenbestand kennen. Ihre Rechnungsbelege übergeben Sie in die Finanzbuchhaltung, in der sämtliche Unternehmenszahlen zusammenlaufen. Außerdem ermöglicht sie Ihnen die USt-Voranmeldung. Sogar mit nur geringen buchhalterischen Kenntnissen können Sie Ihre Finanzen regeln, denn reybex übernimmt die komplexen Aufgaben für Sie. Per DATEV-Export übergeben Sie Ihre Unternehmenszahlen einfach an Ihren Steuerberater.

3.2 ERP-Komplettlösung – Das Mittel der Wahl

Unterm Strich entlastet Sie eine Komplettlösung in sämtlichen unternehmerischen Bereichen Ihres Onlinehandels. Sie schonen Ihre Nerven, sparen Zeit und es eröffnen sich neue Potenziale für Ihr Unternehmenswachstum. Testen Sie reybex 30 Tage kostenlos und unverbindlich.