ERP-System einfach erklärt

4. Die reybex-Module im Überblick

E-Commerce

Mit reybex automatisieren Sie Ihre Verkäufe auf unterschiedlichen Online-Shops und Marktplätzen. Wir bieten Ihnen Schnittstellen zu den Shop-Anbietern Shopware, Shopify, Magento 1&2, WooCommerce, PrestaShop, Gambio, Cosmoshop, OpenCart und cs.Cart. Außerdem verfügen unsere Software über zahlreiche Marktplatz-Schnittstellen, die ständig ergänzt werden. Hierzu zählen Amazon, eBay, idealo Direktkauf und Kaufland.de. So sprechen Sie Ihre Kunden genau dort an, wo sie sich aufhalten. Alle Daten laufen in einem zentralen System zusammen und können von dort aus für alle Kanäle verwaltet werden. Mehr zu unseren E-Commerce-Funktionen erfahren Sie hier.

Auftragsabwicklung

In der Auftragsabwicklung verwalten Sie alle Vertriebsdokumente, wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine. Erstellen Sie ganz einfach aus einem Angebot eine Rechnung oder aus einer Rechnung einen Lieferschein. Die Daten werden automatisch aus dem Vorbeleg übernommen und müssen nicht noch einmal händisch eingegeben werden. Alle erzeugten Dokumente können zentral am Kunden eingesehen werden. Die Fakturierung ist ebenfalls kein Problem. Erstellen Sie im Handumdrehen eine Rechnung und senden Sie diese direkt aus dem System per E-Mail an Ihre Kunden. Das Layout und die Textbausteine passen Sie hierbei individuell an. Nähere Informationen zu unserer Auftragsabwicklung erhalten Sie hier.

Warenwirtschaft

Die integrierte Cloud-Warenwirtschaft steuert alle Prozesse vom Einkauf bis zum Versand. Für die optimale Warenbeschaffung macht Ihnen reybex automatische Bestellvorschläge. Verwalten Sie je Artikel unterschiedliche Lieferanten und Konditionen. Alle Warenbewegungen werden GoBD-konform aufgezeichnet. Verwalten Sie mehrere Lager und Lagerplätze. Auch die komplette Versandabwicklung wird über reybex abgewickelt. Unsere integrierten Logistikpartner sind die Deutsche Post, Post AT und CH, DHL, DHL Express, DHL NL, DPD Deutschland und Österreich, UPS, GLS, DACHSER und DB Schenker. Ihre Versand- und Retourenlabels inkl. Trackingcode erhalten Sie mit reybex automatisch. Alle Funktionen unserer Warenwirtschaft finden Sie hier.

Banking/ Finanzbuchhaltung

Mit der reybex Finanzbuchhaltung haben Sie Ihre Zahlen im Blick. Unser ERP-System verfügt über Schnittstellen zu allen Banken in Deutschland und Österreich, sowie zu Klarna, PayPal, eBay Pay und Amazon Pay. So können alle Zahlungsein- und ausgänge mit Ihren Kundenaufträgen und Ausgangsrechnungen abgeglichen werden. Ein Connector zu ELSTER und DATEV/ DATEVconnect besteht ebenfalls, sodass die Übergabe an das Finanzamt und den Steuerberater zum Kinderspiel wird. Die Umsatzsteuervoranmeldung, das Mahnwesen, sowie die Kostenstellenrechnung übernimmt reybex ebenfalls für Sie. Ausführliche Informationen zu unserer Finanzbuchhaltung haben wir für Sie hier zusammengestellt.

Vertrieb/ CRM

In unserem CRM-Modul steuern Sie Ihren kompletten Vertrieb. Über das Angebotsmanagement erzeugen Sie aus den Adressen Ihrer Interessenten Verkaufschancen und wandeln diese direkt in ein Angebot um. Personalisieren Sie Ihre Angebote durch individuelle Textbausteine und senden Sie diese per E-Mail direkt an Ihre Interessenten. Alle Vertriebsdokumente speichern Sie direkt am Kunden ab. Über das Reporting werten Sie Ihre Daten aus und leiten die nächsten Schritte ein. Lesen Sie hier mehr über unser CRM-Modul.

Projektmanagement

Mit dem Projektmanagement-Modul aus der Cloud steuern und verwalten Sie alle Projekte zentral in einem System. Verwalten Sie Ihre Termine und Aufgaben und tracken Sie Ihre Arbeitszeit. So sorgen Sie für eine genaue Abrechnung und können automatisch eine übersichtliche und nachvollziehbare Rechnung für Ihre Kunden erstellen. Für einen optimalen Kundenservice nutzen Sie das Ticketsystem. So erfahren Ihre Kunden automatisch, wann Ihre Anfrage bearbeitet wird. Ihre Projektfortschritte erkennen Sie auf einen Blick in unserem GANTT-Chart. Mehr zum Projektmanagement mit reybex finden Sie hier.

Kasse/ POS

Für Händler mit stationärem Ladengeschäft eignet sich unsere integrierte Cloud-Kasse perfekt. Durch die direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltung und die Warenwirtschaft sind Ihre Bestände immer auf dem aktuellsten Stand. Ihre Bestände müssen nicht mehr manuell abgeglichen werden. Auch die Verwaltung von mehreren Kassen ist kein Problem. Retouren können ganz einfach abgewickelt und Gutscheine problemlos erstellt werden. Selbstverständlich ist unser Kassensystem ebenfalls mit einer TSE-Schnittstelle ausgestattet und damit KassenSichV-konform. Weitere Informationen zu unserem integrierten Cloud-Kassenmodul erhalten Sie hier.

5. Cloud-ERP vs. On-Premise-Lösung

Bei der Recherche nach ERP-Lösungen können grundsätzlich zwei Konzepte unterschieden werden: Cloud-Software und On-Premise Lösungen. Welche Variante die richtige für Ihr Unternehmen ist, ist abhängig von Ihren Anforderungen und sollte immer individuell entschieden werden.

5.1 Cloud-ERP

Cloud Anwendungen sind dadurch gekennzeichnet, dass Soft- und Hardwareprodukte über die Cloud, und damit über das Internet, bereitgestellt werden. Cloud-ERP-Systeme werden also nicht lokal auf Ihrem Rechner installiert, sondern der Zugriff erfolgt über den Internetbrowser. Das ermöglicht es Usern, standortunabhängig zu arbeiten. Alle benötigten Anwendungen werden in der Regel durch den Anbieter gegen eine monatliche Gebühr in der Cloud bereitgestellt. Wartungen, Reparaturen und Updates werden vom Provider durchgeführt, sodass eine eigene IT-Abteilung in der Regel nicht benötigt wird.  Wenn Sie mehr über Cloud Computing erfahren möchten, finden Sie hier weitere Informationen.

Ein oft bemängelter und heiß diskutierter Aspekt bei Cloud-Produkten ist die Datensicherheit. Häufig wird behauptet, dass Cloud-Software Sicherheitslücken aufweist und somit ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle ist. In den meisten Fällen sind Cloud-Lösungen jedoch sogar sicherer als ein eigener Serverraum. reybex wird auf deutschen Servern gehostet, die hohen Sicherheitsstandards erfüllen müssen. Zudem wird unser Rechenzentrum 24/7 bewacht. Videokameras, Securitypersonal und ein strenger Zutrittsschutz sorgen ebenfalls dafür, dass Ihre Daten bei uns sicher sind.

5.2 On-Premise-Lösung

On-Premise-Lösungen arbeiten serverbasiert, d.h. die ERP-Software wird lokal auf Ihrem Rechner installiert. Hierzu wird ein eigenes bzw. ein extern angemietetes Rechenzentrum benötigt. Der größte Vorteil bei On-Premise-Lösungen ist sicherlich die eigene Kontrolle und damit die Unabhängigkeit vom Provider. Mit der Unabhängigkeit gehen allerdings auch Nachteile einher, denn Nutzer sind selbst für Wartungen, Reparaturen und die Datensicherung verantwortlich, wodurch eine eigene IT-Abteilung unerlässlich ist. Auch der Kostenfaktor ist hierbei entscheidend, denn On-Premise-Systeme bringen hohe Einführungskosten mit sich, die sich langfristig jedoch lohnen können.

6. Tipps für die Einführung eines ERP-Systems

Die Implementierung eines ERP-Systems ist mit viel Planung verbunden und stellt Entscheider vor einige Herausforderungen. Daher geben wir Ihnen zum Schluss noch drei Tipps an die Hand, mit denen Ihnen die Auswahl der richtigen ERP-Software leichter fallen sollte.

1. Führen Sie ein Lasten- und Pflichtenheft. In einem Lastenheft listen Sie all Ihre Anforderungen an ein ERP-System auf. Auf Grundlage dessen kann anschließend ein Pflichtenheft mit dem Anbieter erstellt werden, indem die Lösungen und Anpassungen des Systems festgehalten werden.
2. Testen Sie das System. Durch die vorherige Einführung eines Testsystems kann herausgefunden werden, welche Anpassungen ggf. noch vorgenommen werden müssen. Zudem können sich Ihre Mitarbeiter langsam an die Umstellung gewöhnen.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Oftmals herrscht bei der Einführung eines ERP-System anfangs Überforderung. Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern, um Missverständnisse zu vermeiden. Zudem sollten Sie Dokumentationen anfertigen, die die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert.