Wofür steht eigentlich GoBD?

1. GoBD – Was ist das?
2. Welche Anforderungen beinhaltet die GoBD?
3. Welche unternehmerischen Bereiche sind von den GoBD betroffen?
4. Was hat sich mit der Neufassung der GoBD geändert?
5. Für wen gelten die GoBD?
6. GoBD-konforme Archivierung
7. Welche Anforderungen erfüllt eine GoBD-konforme Software?
8. Folgen bei Verstößen
9. Mit reybex sorgen Sie für eine GoBD-konforme Archivierung

GoBD – Was ist das?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Diese enthalten Kriterien und Richtlinien, die Unternehmen bei der Verwendung einer elektronischen Buchhaltung einhalten müssen. Die GoBD geben vor allem vor, wie lange und in welchem Umfang Dokumente und Belege in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich sind dies in Deutschland 10 Jahre.

Die GoBD gelten seit dem 01.01.2015 und haben damit die vorher gültigen GDPdU ( „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”) und die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme”) abgelöst.

Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD liegt bei dem Unternehmer.

Welche Anforderungen beinhaltet die GoBD?

Die GoBD orientieren sich an §146 AO. Demnach müssen Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Die GoBD führen diese Vorschriften weiter aus.

Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit

Hierbei gilt: Keine Buchung ohne Beleg! Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall anhand eines Beleges nachvollzogen werden kann. Dies ist vor allem bei einer Betriebsprüfung wichtig, denn durch die lückenlose Verfahrensdokumentation können sachverständige Dritte einen Überblick über die Buchführung erhalten.

Vollständigkeit

Im Hinblick auf die Vollständigkeit muss jeder Geschäftsvorfall einzeln dokumentiert werden. Belege müssen eine eindeutige Belegnummer, ein Belegdatum, einen Betrag und Mengenangaben und den Belegaussteller und -empfänger enthalten. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren eingehalten werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für Handelsbriefe, -E-Mails, -Faxe und Kopien abgesandter Handelsbriefe.

Richtigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß festgehalten werden und Belege müssen die tatsächlichen Verhältnisse widerspiegeln. Hierzu gehört auch die richtige Kontierung.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Die Buchung eines jeden Geschäftsvorfalls muss zeitnah erfolgen. Das bedeutet für bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen nach Zustandekommen des Geschäftsvorfalls. Bare Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden. Dieser Grundsatz gilt, um Manipulationen durch zeitliche Verschiebung von Buchungen zu verhindern.

Ordnung

Es muss eine systematische Erfassung von Buchungen erfolgen, damit diese auch für Dritte wie Steuerberater und Betriebsprüfer, nachvollziehbar sind. Außerdem müssen bare und bargeldlose Buchungen, sowie steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze getrennt dokumentiert werden.

Unveränderbarkeit

Die GoBD-Richtlinien fordern eine durchgängige Protokollkette von Belegen, Grundaufzeichnungen und Buchungen. Das bedeutet, dass der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments zu jeder Zeit der Aufbewahrung erkennbar sein muss. Außerdem müssen alle Änderungen und Löschungen lückenlos dokumentiert werden, um Überschreibungen oder Fälschungen zu verhindern. Die Änderungshistorie darf zudem nicht nachträglich veränderbar sein.

Welche unternehmerischen Bereiche sind von den GoBD betroffen?

Belegwesen:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Sonstige Handelsbriefe
• Eigenbelege

Hauptsysteme:

• Finanzbuchhaltung

Vor- und Nebensysteme:

• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kassensystem
• Fakturierung
• Warenwirtschaftssystem
• Zahlungsverkehrssystem
• Materialwirtschaft
• Dokumentenmanagement- System
• Archivsystem
• Zeiterfassung

Was hat sich mit der Neufassung der GoBD geändert?

Mit dem 01.01. 2020 trat aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung eine Neufassung der GoBD in Kraft. Änderungen, die sich aus der Neufassung ergeben sind:

• digitale Belege können nun auch in der Cloud gespeichert werden und nicht zwangsläufig auf dem eigenen Rechner
• das mobile Scannen mit dem Smartphone ist nun gestattet
• das Scannen von Belegen im Ausland mittels Smartphone ist ebenfalls erlaubt
• eine Aufbewahrung einer Konvertierung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend
• alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar und in historischer Reihenfolge dokumentiert werden

Für wen gelten die GoBD?

Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Unternehmer, auch wenn keine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist. Einzelunternehmen und Freiberufler, die eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, müssen sich ebenfalls an die GoBD halten. Bei Kleinstunternehmen mit Einnahme-Überschussrechnung kann das Finanzamt ggf. eine Ausnahme machen. Dies muss jedoch individuell entschieden werden.

GoBD-konforme Archivierung

Für Unternehmen gilt die GoBD-konforme Archivierung. Das bedeutet, dass eingehende und ausgehende Daten und Unterlagen in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie empfangen wurden. Außerdem müssen sie bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden und dürfen nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre, für empfangene Handelsbriefe, -E-Mails, -Faxe und Kopien von abgesandten Handelsbriefen 6 Jahre. Innerhalb dieser Aufbewahrungsfrist dürfen diese Dokumente nicht verändert werden. Jedes Dokument muss zudem mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen werden, unter dem das Dokument verwaltet wird. Er muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist mit dem Dokument verknüpft sein.

In diesem Zusammenhang sollten Sie sich außerdem über die ab November 2020 geltenden Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung informieren.